Oomi on kymmenen suomalaisen energiayhtiön yhteisyritys, joka palvelee noin 400 000 asiakasta. Oomille rakennettiin laadukas taloushallinnon liiketoiminta-alusta, joka auttaa yritystä kasvamaan esimerkiksi uusiutuvassa energiassa. Hanke onnistui erinomaisesti, ja budjetti jopa alitettiin, kiittää talousjohtaja Piia Passila.

Vuonna 2020 kymmenen merkittävää suomalaista sähköyhtiötä – esimerkiksi Vantaan Energia, Oulun Energia ja Lahti Energia – perustivat uuden yhteisyrityksen Oomin. Näin syntyi yksi Suomen suurimmista sähkönmyyntiyhtiöistä.

Tavoitteet ovat vielä korkeammalla. Oomi kasvaa ja kehittää uutta liiketoimintaa. Tarkoitus on kehittää esimerkiksi merkittäviä uusia palveluita uusiutuvan energian ja energiatehokkuuden alueilta.

Talousjohtaja Piia Passila kertoo, että Oomi aloitti toimintansa nopeasti, ja käyttöön otettiin aluksi kevyempi taloushallinnon ratkaisu. Sen rajoitteet alkoivat pian kuitenkin tulla vastaan. Liiketoiminnalle haluttiin hankkia tehokkaampi ja parempi alusta.

Uusi liiketoiminta-alusta tukee Oomin kasvua

”Meille oli selvää, että emme halua tehdä vain pientä taloushallinto-ohjelmiston päivitystä seuraavalle tasolle, vaan yritykselle piti varmistaa kyky kasvaa. Halusimme järjestelmältä skaalautuvuutta, joustavuutta ja muovautuvuutta liiketoimintamme tarpeisiin”, Passila kertoo.

Uuden järjestelmän tulee muovautua tarvittaessa esimerkiksi yritysostoihin tai kansainvälistymiseen. Oomi painotti uuden ratkaisun valinnassa myös kolmea käytännön seikkaa.

Ensinnäkin taloushallinnon toimintaa haluttiin tehostaa automatisoimalla rutiinitehtäviä. Alkuvaiheessa haluttiin automatisoida esimerkiksi ostolaskujen kierto.

Myös talouden prosessien kontrolleja haluttiin parantaa mahdollisten väärinkäytösten ja ennen kaikkea inhimillisten virheiden estämiseksi. ”Niinkin yksinkertainen asia kuin hyväksyntäraja varmistaa, ettei laskuja mene hyväksyttäväksi henkilöille, joilla ei ole siihen valtuutta”, toteaa Passila.

Kolmas hankinnan painopistealue oli helppokäyttöisyys ja käyttäjäystävällisyys. Tämä on tärkeää, sillä esimerkiksi laskujen käsittelyyn voi osallistua merkittävä osa organisaatiosta, Passila muistuttaa.

Kompleksiseen hankkeeseen tarvittiin kokenut kumppani

Oomi päätyi valitsemaan uudeksi ratkaisuksi Microsoft Dynamics 365 Finance -ohjelmiston. Se tarjoaa tarvittavat taloushallinnon työkalut ja toimii samalla laajempana liiketoiminta-alustana, jota voidaan laajentaa joustavasti Oomin tarpeiden mukaan.

Tarjouspyyntö esitettiin neljälle it-alan toimittajalle. ”Digia nousi aika nopeasti esille. Yhtiöllä oli hyvät referenssit ja paljon kokemusta tällaisista järjestelmistä. Digia on myös Microsoftin tärkeä kumppani”, kertoo Passila.

Lisähaasteen hankkeeseen toi tavallista monimutkaisempi projektiorganisaatio, jossa oli mukana jopa viisi yritystä. Oomi on ulkoistanut taloushallintonsa ulkoiselle kumppanille, joka oli tiiviisti mukana hankkeessa. Mukana olivat myös erilliset kumppanit, jotka ovat huolehtineet Oomin integraatioista sekä raportoinnista ja teknisestä ylläpidosta.

”Tämänkin vuoksi oli tärkeää, että saimme hankkeeseen kokeneen it-kumppanin. Projektin käynnistyessä keskusteltiin projektiorganisaation laajuudesta, mutta hyvällä projektijohtamisella ja viestinnällä homma eteni suunnitellusti ja kaikki sujui todella hyvin”, kiittää Passila Digian toimintaa.

Kaksi tekijää edisti hankkeen onnistumista – budjetti jopa alittui

Hankkeen toteutus aloitettiin syksyllä 2022. Passila kertoo, että projektin onnistumista pyrittiin edistämään kahdella tavalla. Taloushallintoa haluttiin ensinnäkin kehittää vaiheittain, hallittavan kokoisissa paloissa. Projektissa keskityttiin ensin taloushallinnon ydintoimintoihin, kuten maksuliikenteeseen, kirjanpitoon ja raportointiin, ja muita ominaisuuksia lisätään mukaan myöhemmin.

”Mitä laajempaa kokonaisuutta kehitetään kerralla, sitä kompleksisempi hankkeesta tulee, ja vastaan tulee väistämättä asioita, joita ei voi ennakoida. Vaarana on myös, että liiketoiminnan tarpeisiin ja vaatimuksiin tulee muutoksia projektin aikana”, Passila muistuttaa.

Oomi halusi myös pitää toteutuksen mahdollisimman standardina, millä pyrittiin helpottamaan myös järjestelmän ylläpitoa ja myöhempää jatkokehitystä. Taloushallinnon prosesseja säädettiin tarvittaessa hieman uuden järjestelmän mukaisiksi.

Järjestelmän toteutustyö onnistuikin erinomaisesti. ”Hankkeen eteneminen oli koko ajan hyvin hallinnassa. Isompia haasteita tai ongelmia ei ollut missään vaiheessa projektia”, Passila kertoo.

Hanke saatiin valmiiksi syksyllä 2023 noin vuoden työn jälkeen. ”Pysyimme hyvin aikataulussa, ja lisäksi työmäärät ja budjetti jopa alittuivat hieman”, Passila kiittää.

Oomissa koetaan, että taloushallinnon perusta on nyt kunnossa. Passila kertoo, että asetetut tavoitteet esimerkiksi järjestelmän skaalautuvuudesta, mukautuvuudesta, kontrollien lisäämisestä ja helppokäyttöisyydestä ovat toteutuneet. Uusi järjestelmä auttaa myös tehostamaan taloushallinnon prosesseja ja vähentämään manuaalista työtä.

Oomilla jatketaankin järjestelmän ja taloushallinnon prosessien kehittämistä ja tehostamista. Digian kanssa ollaan lähdössä ottamaan käyttöön esimerkiksi Microsoft Dynamics 365 -ohjelmiston laskutusmoduulia uusia palveluja varten.

”Voimme suositella Digiaa toimittajaksi. Yhteistyö sujui todella hyvin, ja projekti meni koko ajan hyvin eteenpäin”, Passila kiittää. ”En tiedä, voiko muuta odottaakaan. Digiahan on tosi kokenut tekijä ja varma valinta.”