”Kun yritys lähestyy historiassaan kunniakasta 50 vuoden rajapyykkiä, pitää pysyä kehityksen tiellä”, toteaa puu-, alumiini- ja muoviteollisuuden ratkaisutoimittaja Penopen tarvike- ja varaosamyynnin tiiminvetäjä Juuso Niinimäki. Niinimäki itse on ollut viisi vuotta mukana tuomassa Penopen prosesseja digiaikaan. Yhtiön tavoitteena on olla teollisuuden ja suomalaisen yrittäjyyden suunnannäyttäjä, joka tarjoaa asiakkailleen entistäkin parempaa palvelua digitaalisten ratkaisujen avulla. Ketterästi vähäkoodisilla eli low-code-työkaluilla toteutettu, automaattinen ja reaaliaikainen keräilylistasovellus mahdollistaa asiakkaiden Penopelle tekemien tilausten viiveettömän ja virheettömän käsittelyn.

Vuonna 2020 teollisuuden ratkaisu- ja palvelutoimittaja Penope uudisti toiminnanohjausjärjestelmänsä toimintaansa digitalisoidakseen. Tavoitteena oli tuoda jo vuodesta 1973 pyörineen liiketoiminnan digitaalinen selkäranka nykypäivään. Aiemman järjestelmäviidakon tilalle tuli Microsoftin Dynamics 365 Business Central -toiminnanohjaus- eli ERP-ratkaisu (Enterprise Resource Planning).

Uuden ERP-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä oli tehty tietoinen päätös jättää toteutuksesta pois Business Centralin varastonhallintapaketti, jonka koettiin olevan Penopen tarpeisiin turhan raskas ja monimuotoinen. Tämä kuitenkin tarkoitti sitä, että toiminnallisuuksista jäi puuttumaan automaattinen keräilylista-ajo. Tällaisen reaaliaikaisen keräilylistanäkymän perusteella lähettämö tietäisi, mitkä tilaukset ovat keräiltävissä ja voisi kuitata valmiit lähetykset keräillyksi.

”ERP:n uusinnan jälkeen tuli lähettämöstä palautetta, että heillä on siellä hirveästi manuaalista tekemistä”, Juuso Niinimäki kuvailee. Lähettämölle oli tehty myyntitilauksista ERP:iin oma näkymä. Siitä saatiin ajettua lista myyntitilauksista, mutta koska näkyvyyttä varastotilanteeseen ei ollut, piti jokainen tilaus käydä käsipelillä, rivi riviltä läpi varastosaldojen tarkistamiseksi. ”Meiltä puuttuivat myös yhteiset pelisäännöt ja kaikki toimivat vähän omalla tavallaan”, Niinimäki toteaa. ”Paljon asioita jäi henkilöstön muistin varaan. Jos esimerkiksi poimintaohje unohtui tulostaa, saattoi tilauksia jäädä kokonaan lähettämättä.”

Valmisratkaisujen puuttuessa kriittinen toiminnallisuus syntyi ketterästi ilman koodia

”Jos asiakkaamme tuotannossa joku komponentti pettää, voi olla, että siellä koko tuotanto seisoo”, Niinimäki kuvailee ja jatkaa: ”Tällöin on kriittistä, että me pystymme toimittamaan tavaraa niin pikaisesti kuin mahdollista. On myös todella tärkeää, että lähettämömme osaa käsitellä tilanteet, joissa asiakas on esimerkiksi sallinut osatoimitukset.” Osatoimitustapauksissa koko tilauksen ei kuulu jäädä odottamaan viimeisten tilausrivien tuotteiden saapumista varastolle, vaan osa tuotteista voidaan toimittaa jälkitoimituksina.

Digia oli toimittanut Penopelle ERP-järjestelmän ja sitoutunut sen yhteydessä ratkaisemaan myös keräilylista-ajojen automatisointihaasteen. ”Valmisratkaisuja tämäntyyppiseen tekemiseen ei ole olemassa, joten Digia ehdotti meille Microsoft Power Platformin työkaluja”, Niinimäki kertoo. Microsoft Power Platform on vähäkoodinen eli low-code-alusta, jonka työkaluilla esimerkiksi toiminnanohjausratkaisusta puuttuvat tai asiakkaan käyttöön soveltumattomat ominaisuudet pystytään ketterästi rakentamaan graafisilla työkaluilla, ilman varsinaista koodaamista.

Vartissa pakattu ja lähetysvalmis

Digia toteutti Penopelle Dynamics ERP:n kylkeen Power Platformin Power Apps -sovelluskehitystyökalulla keräilylistasovelluksen, joka mahdollistaa tilauksen siirtymisen tilauskäsittelijältä automaattisesti lähettämöön. Lähettämöön tuotiin infonäytöt, joista nähdään reaaliaikaisesti, mitkä tilaukset ovat keräiltävissä ja kuitataan valmis tilaus keräillyksi. ”Nykyään asiakkaalta saatu tilaus on parhaimmillaan vartissa pakattu ja lähetysvalmis – ja ilman minkäänlaista ylimääräistä viestinvaihtoa myyjän, tilauskäsittelijän ja lähettämön työntekijöiden välillä”, Niinimäki kehaisee. Samalta näytöltä lähettämö näkee myös tilausten toimitusohjeet ja esimerkiksi sen, mihin tilauksiin on sallittu osatoimituksia. Taustalla sovellus osaa hallita myös osatoimituksista jääviä jälkitoimituksia niin, etteivät ne enää jää kenenkään muistin varaan.

Kun Penopen tilaukset aikaisemmin ajettiin järjestelmästä aina aamuisin kerran päivässä, on tilausten käsittely nyt huomattavasti nopeampaa ja yhtenäisempää. ”Aiemmin päivän aikana tulleet tilaukset pääsivät vasta seuraavan päivän ajoon,” Juuso Niinimäki toteaa. ”Kun asiakas nyt jättää tilauksen aamupäivällä, saamme sen useimmiten lähetettyä saman päivän aikana, jolloin tilaus on jo seuraavana päivänä perillä.”

Lue myös blogi: Asiakkaat kiittävät ja tavara liikkuu, kun varastoprosessit otetaan ketterästi haltuun 

Jatkokehityskohteina automaattiviestit, mobiliteetti ja kohdennetut näkymät

Palaute uudelle järjestelmälle Penopen tilauskäsittelijöiltä ja varaston henkilökunnalta on ollut erittäin positiivista. Niinimäki uskoo tämän ainakin osittain johtuvan siitä, että työntekijät pääsivät projektin aikana itse vaikuttamaan kehitettävään ratkaisuun, sen ulkoasuun ja toimintaan. Myös asiakkaat ovat kiitelleet uutta, entistä nopeampaa toimitusmallia.

Mahdollisia Power Platformin sovellus- ja automaatiotoiminnoilla toteutettavia jatkokehityskohteita Niinimäki tunnistaa ainakin prosessiin liittyvän viestinnän automatisoinnissa. ”Olisi varmasti hyvä, että voisimme ilman manuaalisia työvaiheita tiedottaa asiakasta esimerkiksi, kun tavara on siirtynyt lähettämöstämme kuljetuskumppanille.” Tämäntyyppiset toiminnallisuudet toisivat Penopen asiakaskokemuksen vielä lähemmäs sitä, mihin yhtiön teollisuusasiakkaiden edustajat ovat jo kuluttajina kaupan palveluissa tottuneet.

Myyjille ja tilausten käsittelijöille voitaisiin myös tarjota sovellukseen oma näkymä, josta tilauksista saisi nopeasti suodatettua näkyville itselleen olennaisimmat. Sovellus ylipäätään voisi siirtyä toimimaan mobiilissa niin, ettei esimerkiksi lähettämössä oltaisi enää sidottuja kiinteisiin näyttöihin. Niinimäki näkee jatkokehityspotentiaalia myös Penopen huolto- ja asennuspalveluiden digitalisoinnissa: ketterästi ja tarpeiden mukaan toteutettu sovellus voisi lähettää automaattisia statustietoja palveluiden etenemisestä ja ennustetusta valmistumisesta. Alustana Power Platform tarjoaakin lähes rajattomat mahdollisuudet kehittää automaatioita, sovelluksia ja toiminnallisuuksia Penopen liiketoiminnan prosessitarpeisiin. Viisikymppisen kun on tärkeää pysyä vireänä ja kehityksen tiellä.