Microsoftin pilvi-ERP, Dynamics 365, päivittyy useita kertoja vuodessa ja tarjoaa jokaisessa versiopäivityksessä kasapäin uusia parannuksia. Mitä löytyykään kääreistä tällä kertaa, kun Efiman Dynamics 365 -tuotevastaavat, Eija, Taina, Erno, Elli, Heidi, Maria ja Annukka, käyvät läpi maaliskuisen versiopäivityksen sisältöä?

Jatkuva muutos on ainoa pysyvä asia pilvessä. Tässä blogisarjassa autamme jatkuvasti kehittyvän liiketoiminta-alustan, Microsoft Dynamics 365:n, asiakkaita pysymään ajan tasalla versiopäivitysten sisällöistä. Selitämme auki versiopäivitysten tärkeimmät muutokset ja mahdollisuudet, yksi versiopäivitys kerrallaan.

Tällä kertaa käsissämme on maaliskuussa julkaistu versiopäivitys 10.0.32, jonka sisältöä käymme läpi sekä koko alustaa koskevien muutosten että neljän laajasti käytössä olevan Dynamics 365 -sovelluksen osalta:

• Koko Dynamics 365 -alusta – hyppää suoraan versiopäivityksen sisältöön!
• Dynamics 365 Finance – hyppää suoraan versiopäivityksen sisältöön!
• Dynamics 365 Supply Chain Management – hyppää suoraan versiopäivityksen sisältöön!
• Dynamics 365 Project Operations – hyppää suoraan versiopäivityksen sisältöön!
• Dynamics 365 Commerce – hyppää suoraan versiopäivityksen sisältöön!

Dynamics 365 -alustaan julkaistaan tänä vuonna seitsemän versiopäivitystä, joista kaksi on niin sanottuja pääversiopäivityksiä. Pääversioissa julkaistaan paitsi täysin uusia ominaisuuksia myös muutoksia aiemmin julkaistujen ominaisuuksien statuksiin eli tiloihin. Versiopäivitys 10.0.32 on pääversiopäivitys, joten ennen uusiin ominaisuuksiin tutustumista haluammekin muistuttaa kaikkia lukijoita perehtymään aiemmin julkaistujen ominaisuuksien statuspäivityksiin:

Aiemmin julkaistujen ominaisuuksien statukset päivittyivät – joko olet tutustunut tilapäivityksiin?

Kuten jo todennäköisesti tiedät, Microsoft julkaisee Dynamics 365 -alustaan täysin uusia ominaisuuksia ja toimintoja jokaisessa uudessa versiopäivityksessä. Täysin uusien toiminnallisuuksien lisäksi Microsoft julkaisee versiopäivitysten yhteydessä myös muutoksia aiemmin julkaistujen ominaisuuksien tiloihin kahdesti vuodessa, pääversiopäivitysten yhteydessä. Tänä vuonna aiemmin julkaistujen ominaisuuksien tilat päivittyivät maaliskuisen versiopäivityksen 10.0.32 myötä.

Jokaiselle ominaisuudella on aina oma tilansa, joka etenee seuraavassa järjestyksessä:

• Esiversio (preview): uuden ominaisuuden ensimmäinen versio
• Julkaistu (released): julkaistu ominaisuus, joka ei ole oletusarvoisesti käytössä, mutta se voidaan ottaa käyttöön vapaavalintaisesti
• Käytössä oletusarvoisesti (on by default): ominaisuus, joka on oletusarvoisesti käytössä, mutta se voidaan tarvittaessa poistaa käytöstä
• Pakollinen (mandatory): ominaisuus, joka on otettu käyttöön, eikä sitä voi poistaa käytöstä muutoin kuin ottamalla yhteyttä Microsoftiin

Kaikista esiversio-tilassa olevista ominaisuuksista tulee siis julkaistuja, sen jälkeen oletusarvoisesti käytössä olevia ja lopulta pakollisia.

Sen lisäksi, että Dynamics 365 -asiakkaan on tärkeää pysyä perillä uusista ominaisuuksista, on yhtä lailla tärkeää olla selvillä aikaisemmin julkaistujen ominaisuuksien tilamuutoksista. Versiopäivityksen yhteydessä oletusarvoisesti käyttöönotetut ja lopulta pakolliseksi muuttuvat ominaisuudet vaikuttavat yrityksen prosesseihin, joten tilamuutoksia on syytä pitää silmällä. Jos et vielä ole tutustunut versiopäivityksen 10.0.32 tilamuutoksiin omassa järjestelmässäsi, ota se agendallesi.

Kunkin ominaisuuden tilaa on mahdollista tarkastella Toimintojen hallinta -työtilassa. Työtilan kautta voit tarkastella kussakin versiopäivityksessä julkaistujen ominaisuuksien luetteloa ja ominaisuuksien tilaa, tutustua ominaisuuksien ohjeisiin sekä ottaa ominaisuuksia käyttöön tai poistaa käytöstä, mikäli ominaisuus ei ole vielä muuttunut pakolliseksi.

Uutta koko Dynamics 365 -alustassa

Uudistuksia alustan käyttöliittymässä

Versiopäivityksen 10.0.32 myötä alustan käyttöliittymässä voi havaita pieniä muutoksia. Käyttöliittymäuudistuksen tavoitteena on ollut yhdenmukaistaa käyttökokemusta muiden Dynamics 365 -tuotteiden ja Microsoft Power Platform -sovellusten kanssa. Samankaltaisia pieniä viilauksia käyttöliittymään on luvassa myös tulevissa versiopäivityksissä.

Vanha käyttöliittymä ja keskeisimmät muutokset numeroituna

Uusi käyttöliittymä ja keskeisimmät muutokset numeroituna

Keskeisimmät käyttöliittymäuudistukset:

1.Sivun sulkeminen

Moni uuden käyttöliittymän nähnyt on etsinyt kuumeisesti sivun oikeassa yläkulmassa aiemmin sijainnutta ”sulkemisruksia”, jonka avulla olemme tottuneet sulkemaan sivun. Painike on poistunut, ja jatkossa sivun sulkeminen tapahtuu vasemman yläkulman vasemmalle osoittavasta nuolesta. Sivun voi sulkea myös Esc-näppäimellä kuten aiemminkin.

2. Näytä luettelo

Listausnäkymän painike on siirtynyt vasemmasta laidasta toimintopaneelin yläpuolelle.

3. Suodattimet

Suodatin-painike löytyy jatkossa oikeasta laidasta:

4. Aiheeseen liittyviä tietoja

Tietueeseen liittyviä tietoja saa edelleen näkyviin sivun oikeaan laitaan, mutta painike on muuttunut ympyröidyksi i-kirjaimeksi.

5. Pyöristetyt kulmat

Painike, jolla voi avata laajennuksen, on saanut reunukset.

6. Ruudukko

Uusi versio tuo parannuksia myös ruudukon (grid) käytettävyyteen.

Uutta Dynamics 365 Finance -järjestelmässä

Versio 10.0.32 ei tuonut mukanaan montakaan uutta tai ainakaan suomalaisittain mainitsemisen arvoista varsinaista uutta toiminnallisuutta taloushallinnon osa-alueella, mutta toiminnallisuuden parannusten listalta löytyy pari sitäkin hyödyllisempää uudistusta. Etenkin taloushallinnon tunnisteiden lanseeraus talouden dimensioiden oheen on odotettu parannus raportointia ja seurantaa ajatellen. Tämän vuoksi blogin Dynamics 365 Finance -osiossa keskitymme tällä kertaa erityisesti tähän uudistukseen.

Taloushallinnon tunnisteet

Talouden dimensiot ovat Dynamics 365 Finance -projekteissa ja -talousjärjestelmän käytössä keskeisessä roolissa. Niiden perusteella voidaan esimerkiksi allokoida kustannuksia, tehdä työnkulkuja ja raportoida sekä hakea tietoa. Dimensioiden määrää ei ole rajoitettu, mutta suuri määrä arvoja tapahtumilla voi vaikuttaa järjestelmän suorituskykyyn etenkin tilinpäätösajoissa. Järjestelmän käyttöönotossa asiakkaamme pohtivatkin usein prosessikonsulttimme avustamana, tuoko yksittäinen dimensio päivittäisillä tapahtumilla lisäarvoa. Kun tietoa hyödynnetään useimmiten vain kuukausitason raportoinnissa, on usein kannattavaa pohtia vaihtoehtoista ratkaisua.

Microsoft on nyt tuonut dimensioiden rinnalle taloushallinnon tunnisteet. Toiminto mahdollistaa jopa 20 eri käyttäjän määrittämän tunnisteen valitsemisen kirjanpitotapahtumille. Tunniste voi olla esimerkiksi myyntitilausnumero, asiakkaan nimi, maksuviite tai laskun numero. Tämä poistaa tarpeen käyttää tositenumeroita, kuvauksia tai taloushallinnon dimensioita alikirjanpidon tietojen seuraamiseen pääkirjanpidossa. Tunniste tallennetaan kirjanpidon kirjauksiin, ja analytiikan lisäksi tietoa voidaan käyttää eri prosesseihin, kuten tapahtumien selvitykseen. Käsillä oleva versio 10.0.32 tukee kenttien käyttöä kirjanpidon kirjauskansioissa. Tulevissa versioissa tunnisteiden käyttöä kuitenkin lisätään muihin kirjauskansioihin, dokumentteihin ja prosesseihin.

Raportoinnissa ja tietojen analysoinnissa taloushallinnon tunnisteet löytyvät versiopäivityksen 10.0.32 myötä Tositetapahtumat- ja pääkirjan Tilitapahtumat-näkymistä. Eri tunnisteet löytyvät näkymistä eri kolumneista, joten tiedon tulkinta on helppoa. Tunnisteita voi myös muokata kirjaamisen jälkeen samantyyppisesti versiopäivityksessä 10.0.29 julkaistun toiminnallisuuden, tositteiden kuvauksen muokkauksen, avulla.

Mitkä sitten ovat talouden dimensioiden ja uusien tunnisteiden keskeisimmät yhtäläisyydet ja erot?

Talouden dimension käyttöönotto etenkin tuotantoonmenon jälkeen voi olla jäykkää. Uusi talouden dimensio on aktivoitava järjestelmän huoltotilassa järjestelmänvalvojan toimesta, ja dimensiota ei voi deaktivoida. Dimensioarvo liitetään aina tiettyyn dimensioon, ja dimension tulee löytyä aktiivisesta tilirakenteesta, jotta sen arvoja voidaan käyttää tapahtumilla. Dimensioarvoja ei voida muuttaa kirjatuilta tapahtumilta peruuttamatta alkuperäistä tositetta.

Sen sijaan taloushallinnon tunnisteilla ei ole validointia, niillä on hyvin rajoitettu periytyminen ja ne voidaan asettaa pois käytöstä. Tunnistearvoja voidaan muuttaa myös kirjauksen jälkeen, kirjausketjun (audit trail) kuitenkin pysyessä ehjänä.

Talouden dimensioita ja taloushallinnon tunnisteita voi molempia käyttää raportoinnissa ja tietyissä prosesseissa, kuten tapahtumien selvityksessä. Tapahtumien selvityksessä tietoa voi hyödyntää esimerkiksi taseen avoimien saldojen kohdistuksessa. Kumpaakaan ei voida deletoida (lukuun ottamatta dimensiota, jonka arvoja ei ole vielä käytetty tapahtumilla).

Taloushallinnon tunnisteiden tuloa pidetään yhtä suurena muutoksena kuin AX2009/AX2012-versioiden dimensiomuutosta tilirakenteen muodossa. Tunnisteiden käytön mahdollisuudet ovat vasta alussa – jatkoa seuraa varmasti jo lähitulevaisuuden versioissa!

Tapahtumien selvityksen automatisointi

Kuten viime blogikirjoituksessa kerroimme, tapahtumien selvitys on nykyään mahdollista automatisoida osittain. Ensimmäisessä vaiheessa tapahtumat oli mahdollista kohdistaa vain tili-dimensio-kombinaation ja debet-kredit-summien täsmätessä. Tässä versiopäivityksessä toimintoon on lisätty ominaisuus, joka mahdollistaa tapahtumien selvityksen perustuen päivämäärätoleransseihin. Päivämäärätoleranssia käytetään, jos debet- ja kreditsummien täsmäytyksessä käytetään kriteerinä päivämääriä. Päivämäärätoleranssiin syötetään sallittu päivämäärien vaihteluväli. Tällöin vaihtelu lasketaan päivien lukumääränä etsimällä debet- ja kreditsummia ennen ja jälkeen valitun tapahtumapäivän. Ominaisuus auttaa parantamaan automaattisen tapahtumien selvityksen onnistumisprosenttia, koska usein voi olla tilanteita, joissa tapahtumat eivät tule täsmälleen samalle päivämäärälle (esimerkkinä luottokorttimaksut ja niiden tilitykset).

Muita parannuksia tapahtumien selvitykseen ovat maksuviitteen näkyminen tapahtumien selvityksen näkymässä ja kysely, jolla on mahdollista tunnistaa, poistaa kohdistus ja kohdistaa uudelleen tapahtumia, jotka oli kohdistettu alun perin eri tilikausilta. Toiminnallisuus julkaistiin tässä versiopäivityksessä, mutta se on jälkikäteen lisätty hyödynnettäväksi jo versiosta 10.0.29 alkaen. Kaiken kaikkiaan tapahtumien selvityksen automatisointi on otettu asiakkaillamme innostuneena vastaan, ja se helpottaa taseen täsmäytystä etenkin isommilla massoilla huomattavasti.

Uutta Dynamics 365 Supply Chain Management -järjestelmässä

Lähetysten pakkaaminen varastonhallinnan käsipäätteellä toiminto saa lisää ominaisuuksia

Microsoft kehittää jatkuvasti varastonhallinnan käsipäätteellä tehtäviä toimintoja ja tuo uusia ominaisuuksia jo julkaistuihin toimintoihin. Edellisessä versiossa (10.0.31) tuli mahdolliseksi lähetysten pakkaaminen käsipäätteellä.

Tämä versio laajentaa käsipäätteen pakkausprosesseja tuomalla automaatiota työvaiheiden kirjaamiseen, kuten pakkauksen automaattisen sulun ja uuden pakkauksen automaattisen luomisen.

Ryhmäkohtaiset varaston asetukset 

Laajennetun varastonhallinnan varastojen käyttöönotto kaikkine tarvittavine asetuksineen on työlästä. Varsinkin, jos yrityksellä on samoilla asetuksilla toimivia varastoja. Uuden ominaisuuden myötä varastoja on mahdollista ryhmitellä yhdeksi asetuskokonaisuudeksi, jolloin samoja asetuksia ei tarvitse kopioida varastosta toiseen. Luodut asetukset voivat edelleenkin olla varastokohtaisia tai ne voidaan määritellä tiettyä varastoryhmää tai kaikkia varastoja koskeviksi.

Asetukset, joita ominaisuus koskee ovat:

• Sijaintidirektiivit
• Kontin pakkauskäytännöt
• Paikoitusmalli
• Aaltomalli
• Lähtevien lajittelumalli
• Cross-docking-malli 

Varaston ryhmittely koskee vain laajennetun varastonhallinnan piirissä olevia varastoja.

Siirtymä Suunnittelun optimointi -moduuliin – missä mennään?

Suunnittelun optimointi korvaa vanhan Pääsuunnittelu-moduulin

Kuten olemme aiemmin kertoneet, Dynamics 365 Supply Chain Managementin sisäinen Pääsuunnittelu-moduuli korvataan Suunnittelun optimointi -apuohjelmalla (Planning Optimization). Kun muutos astuu voimaan, Dynamics 365 Supply Chain Managementin sisäistä Pääsuunnittelu-moduulia ei enää tueta. Vaikka Pääsuunnittelu-moduulin tuki ja kehittäminen päättyvät, ei moduulia toistaiseksi olla poistamassa käytöstä.

Uusi Suunnittelun optimointi -moduuli on kuin kaikkien uusien pilvikäyttöönottojen oletusarvoinen pääsuunnittelumoduuli ja sitä on yleisesti ottaen käytettävä kaikissa uusissa käyttöönotoissa, joissa ei luoda suunniteltuja tuotantotilauksia pääsuunnittelun aikana. Jos uusi käyttöönotto on riippuvainen toiminnosta, jota Suunnittelun optimointi ei tällä hetkellä tue, voidaan pyytää poikkeusta vanhentuneen Pääsuunnittelu -moduulin käytön jatkamiseksi.

Suunnittelun optimointi -moduuliin siirtyminen tähän asti

Suunnittelun optimointi -moduuli on tullut käyttöön pääsuunnittelun laskennoissa jo 1.4.2021 alkaen yrityksille, joilla on tällä hetkellä käytössä Pääsuunnittelu-moduuli jakeluskenaarioiden osalta (osto, myynti, varasto). Jos jostain syystä näissä yrityksissä ei vielä ole otettu Suunnittelun optimointi -moduulia käyttöön, tulevat yritykset saamaan tästä poikkeusprosessia koskevan sähköpostiviestin. Hallittu siirtyminen Suunnittelun optimointiin kannattaa suunnitella yhteistyössä oman Dynamics 365 -kumppanin kanssa.

Suunnittelun optimoinnin käyttöönotto on mahdollista nyt myös yrityksille, joissa Pääsuunnittelulla luodaan lisäksi suunnitellut tuotantotilaukset.

Siirtymävaiheen edessä olevien yritysten on tärkeä ymmärtää, että uusi Suunnittelun optimointi -moduuli ei vielä kata kaikkia vanhentuvan Pääsuunnittelu-moduulin ominaisuuksia. Siksi on mahdollista, että yrityksen liiketoimintaprosessit ovat yhä suuressa määrin riippuvaisia vanhan Pääsuunnittelu-moduulin käytöstä.

Jos Suunnittelun optimointi ei vielä tällä hetkellä tue yritykselle kriittistä ominaisuutta tai tuki tulee voimaan versiosta 10.0.32 alkaen, asiakas voi pyytää poikkeusta vanhentuneen Pääsuunnittelu-moduulin käyttämiseksi. Poikkeusluvan avulla Pääsuunnittelun käyttöä on mahdollista jatkaa määräaikaisesti. Microsoft lähettää näiden ympäristöjen järjestelmävalvojille sähköpostiviestin, joka sisältää tietoa siirtymää edeltävistä toimenpiteistä sekä poikkeusluvan pyytämisestä.

Poikkeusprosessi ja automatisoitu siirtymä

Versiosta 10.0.32 lähtien Suunnittelun optimointi -moduuliin siirtyminen on täysin automatisoitu: järjestelmä analysoi asetukset ja tuottaa automaattisesti oikeat toimintaohjeet kuhunkin tilanteeseen ja kullekin yritykselle (yrityksen oikeushenkilölle).

Jos järjestelmä havaitsee, että Suunnittelun optimointi tukee kaikkia yrityksen käyttämiä oleellisia ominaisuuksia, mutta käytössä on edelleen vanhentunut suunnittelumoottori, järjestelmä näyttää viestin, jossa pyydetään vaihtamaan Pääsuunnittelu-moduuli Suunnittelun optimointi -moduuliin. Jos pääsuunnittelumoottoria ei ole mukautettu, on yrityksen siirryttävä Suunnittelun optimointiin. Jos yritys tarvitsee lisää aikaa testaamiseen ja siirtymään, voi yritys valita tarvitsemansa lisäajan (maksimissaan 6kk). Järjestelmä huomioi silloin automaattisesti poikkeusluvan valitulle ajalle.

Jos järjestelmä havaitsee, että yritys käyttää ominaisuuksia, joita Suunnittelun optimointi ei vielä tue ja käytössä on edelleen vanhentunut suunnittelumoottori, järjestelmä näyttää viestin, jossa ilmoitetaan, että valmistelut Suunnittelun optimointiin siirtymiseksi tulee aloittaa heti, kun se tukee käytettyjä ominaisuuksia. Tällöin kaikki vanhentuneeseen suunnittelumoottoriin tehdyt mukautukset tulee arvioida sekä suunnitella niiden siirtäminen olemassa olevaan laajennettavuuspisteeseen (katso Suunnitteluoptimoinnin laajennettavuus) ja ryhtyä muihin toimiin siirtymiseen valmistautumiseksi.

Jos ympäristöön on jo saatu poikkeuslupa vanhentuneen Pääsuunnittelu-moduulin käyttöön, se pysyy voimassa, kunnes Suunnittelun optimointi tukee yrityksen tarvitsemia ominaisuuksia. Kun tarvittavat toiminnot ovat käytettävissä, Microsoft antaa lisäaikaa poikkeuksen päättymiseen saakka. Ympäristön järjestelmänvalvojalla ilmoitetaan, kun tarvittavat toiminnot ovat käytettävissä ja lisäaika on alkanut.

Lisätietoja siitä, mitä ominaisuuksia Suunnittelun optimointi jo tukee ja milloin muut ominaisuudet tulevat saataville, voit lukea täältä.

Yrityskohtainen käyttöönotto mahdollistuu

Versiosta 10.0.32 lähtien Suunnittelun optimointi on mahdollista ottaa käyttöön vaiheittain järjestelmän eri yrityksissä. Tällöin Suunnittelun optimoinnin parametreistä voidaan valita yrityskohtaisesti, missä yrityksissä Suunnittelun optimointia käytetään.

Uutta Dynamics 365 Project Operations -järjestelmässä

Versiopäivityksessä 10.0.32 ei julkaistu merkittäviä, Dynamics 365 Project Operations -järjestelmää koskevia uusia toiminnallisuuksia.

Uutta Dynamics 365 Commerce -järjestelmässä

Versiopäivityksessä 10.0.32 ei julkaistu merkittäviä, Dynamics 365 Commerce -järjestelmää koskevia uusia toiminnallisuuksia.

Dynamics 365 -osaajamme apunasi

Osaavan Dynamics 365 -kumppanin tuella et jää yksin versiopäivitysten ja uusiin ominaisuuksien tutustumis- ja testaustyön kanssa. Kumppanina tehtävämme on olla asiakkaidemme tuki ja turva pilvipalvelun versiopäivityksissä. Kerromme, mitä kääreistä paljastuneet uudet toiminnallisuudet käytännössä tarkoittavat ja mitkä niistä voisivat tukea juuri teidän liiketoimintaanne. Ja kun uudet ominaisuudet ovat seulottu läpi, suunnittelemme yhdessä, minkälaisella prosessilla versiopäivitys otetaan käyttöön.

Jos siis pohdit, miten uudet ominaisuudet vaikuttavat teidän arkeenne tai voisivat tehostaa juuri teidän tekemistänne, osaamisemme ja apumme ovat yhteydenoton päässä!

Ota yhteyttä

Tutustu aiempiin blogisarjamme osiin täältä.

Kirjoittaja

Efiman Dynamics 365 -tuotetavastaavat

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.