Vahvaa kasvua tavoitteleva Sähköpare Oy: ”Halusimme järjestelmän, joka on tehty tämän päivän tarpeisiin”
"Voi sanoa, että Adminet muutti kaiken. Kaikki on helpottunut ja muuttunut paljon parempaan suuntaan, kun olemme päässeet Adminetillä paperittomaan toimistoon ja reaaliaikaiseen toimintatapaan." - Jari Ellonen
-----
Helsinkiläinen Oy Valiosähkö Ab ja espoolainen TTN Sähköpalvelu Oy yhdistivät voimansa marraskuussa 2017. Näin syntyi yhteensä 40 sähköalan ammattilaista työllistävä Sähköpare Oy, jonka liikevaihto kohoaa yli viiden miljoonan. Yhdistymisen taustalla vaikutti kummassakin yrityksessä saavutettu kokoluokka, jonka kasvattaminen olisi vaatinut yrittäjiltä vahvaa liiketoimintaosaamista ja kohtuuttomia riskejä.
Reaaliaikainen ja toimintavarma ratkaisu konsernille
Konsernia perustettaessa yrityksillä oli tarve yhtenäistää käytäntöjään ja toimintatapojaan. Konsernin toiminnanohjausjärjestelmäksi valikoitui Valiosähköstä tuttu Adminet.
– Meillä oli niin hyvät kokemukset Adminetistä, ja toisaalta TTN Sähköpalvelulla oli muutenkin uudistustarve useiden päällekkäisten ohjelmistojen vuoksi, joten Adminet oli luonteva valinta. Sillä saimme kaikki toiminnot yhteen ohjelmaan ja kun huomioitiin muut sen tuomat lisäedut, ei asiaa tarvinnut juuri perustella, Valiosähkön ohjaksista Sähköpare Oy:n toimitusjohtajaksi siirtynyt Jari Ellonen kertoo.
Valiosähkö ehti käyttää Adminettiä 1,5 vuotta ennen konsernin perustamista. Hyvin sujuneen käyttöönoton ansiosta Adminet oli jo saatu sujuvaksi osaksi yrityksen päivittäistä tekemistä.
– Adminetin käyttöönotto oli tehokas prosessi, johon oikeasti sisältyi koulutusta eikä meitä jätetty missään vaiheessa oman onnemme nojaan. Sen ansiosta saimme kaikki ominaisuudet tehokkaasti käyttöön. Myös uuden mobiilituntikortin käyttöönotto asentajille meni ihan sormia napsauttamalla, vaikka etukäteen hieman mietitytti, kuinka he sisäistävät uuden mobiilin toimintatavan.
Alun perin Valiosähkölle iso tekijä Adminetin valinnassa oli sen mahdollistama reaaliaikainen seuranta ja konsernin myötä seurannan merkitys korostuu entisestään.
– Adminetissä kiehtoi se, että saimme kirjanpidon reaaliaikaan. Kyllä yrittäjän täytyy tietää yrityksen taloudellinen tilanne joka hetki, joten reaaliaikaisuuden merkitys on todella suuri. Jos tieto saadaan kolmen kuukauden viiveellä, on korjausliikkeitä vaikea tehdä. Varsinkin nyt kun toimimme konsernina, on tärkeää, että saamme oikeaa ja reaaliaikaista informaatiota, Jari kertoo.
– Vaikka konsernin yritykset toimivat omissa Adminet-ympäristöissään, käytössämme on yksi yhteen samat tiedot, joten kahden yrityksen tilannetta on helppo seurata ja vertailla, Sähköparen taloushallinnosta vastaava Virpi Ellonen jatkaa.
Valiosähkölle myös järjestelmän toimintavarmuus oli Adminettiä valittaessa tärkeä kriteeri.
– Vanhassa järjestelmässämme oli aika paljon toimintakatkoja ja yhteysongelmia. Sen takia halusimme toimintavarman järjestelmän, joka on tehty tämän päivän tarpeisiin. Esimerkiksi laskutuksen kanssa oli ennen ongelmia viikoittain. Adminetillä laskuja on lähtenyt maailmalle jo monta tuhatta ilman ongelmia. Voi sanoa, että Adminetistä todellakin saimme toimintavarman järjestelmän ja paperittoman toimistoympäristön.
Paperittomuus oli suuri helpotus
Suurimman muutoksen Adminet on tuonut yrityksen arkeen mahdollistamalla toimintojen hallinnan sähköisesti, sillä työmääräimet, tuntikortit, tarjoukset, laskut ja koko kirjanpito hoituvat nykyään ilman papereita.
– Ennen asentajat tekivät työmääräimet käsin. Niistä koostettiin aika mittava määrä laskuja viikoittain ja papereiden vatvominen oli työlästä. Nyt meillä on kaikki asiat sähköisessä muodossa kirjanpitoa ja tilintarkastusta myöten. Enää ei käsitellä mitään paperia ja se on helpottanut meidän työtä hirveästi. Kaapitkin tyhjenevät tasaista tahtia, kun saamme tuhota vanhaa kirjanpitoa 15-20 mapin vuosivauhtia, Jari kertoo.
Paperittomuus on tuonut helpotusta erityisesti taloushallinnosta vastaavan Virpin työhön, vaikka se aluksi totuttelua vaatikin:
– Kyllä minä pari kuukautta mappeja väsäsin vielä Adminetinkin aikaan varmistaakseni, että kaikki menee oikein. Sitten aloin tottua uuteen toimintatapaan ja tajusin, ettei minun tosiaan tarvitse mapittaa papereita enää koskaan. Se oli suuri helpotus.
– Kyllä minä pari kuukautta mappeja väsäsin vielä Adminetinkin aikaan varmistaakseni, että kaikki menee oikein. Sitten aloin tottua uuteen toimintatapaan ja tajusin, ettei minun tosiaan tarvitse mapittaa papereita enää koskaan. Se oli suuri helpotus.
Virpi vastaa nykyään koko konsernin taloushallinnosta ja hoitaa niin laskutuksen kuin palkanlaskennankin:
– Adminetin myötä on tapahtunut iso muutos, kun minun ei tarvitse näpytellä asentajien kertaalleen kirjaamia tietoja erikseen järjestelmään. Nyt tiedot tulevat tuntikortilta sähköisesti sekä palkanlaskennan että laskutuksen tietoihin. Siitä on ollut iso apu ja aikaa on säästynyt todella paljon. Paperiaikaan myös laskuttamattomien töiden tarkkaa määrää oli mahdotonta tietää, nyt se on kätevä tarkistaa Adminetistä.
Talouden hallintaan on saatu tukea Admicomilta, sillä konsernin kirjanpidon hoitaa Admicomin tilitoimisto, jonka kanssa yhteistyö on sujunut mallikkaasti.
– Meidän kirjanpitäjämme on loistava tyyppi ja todellinen talousosaaja. Olemme olleet todella tyytyväisiä häneltä saamaamme palveluun. Olemme saaneet enemmän kuin pelkän kirjanpidon, koska sieltä tulee hyvää dataa, neuvoja ja kommentteja myös muihin talousasioihin, Jari toteaa.
Paperittomaan toimintatapaan siirtyminen on helpottuneiden rutiinien lisäksi mahdollistanut aiempaa paremman tietojen jäljitettävyyden.
– Jos pitää palata vaikka jonkin vanhan työtilauksen hankintoihin, me vain haemme tilauksen Adminetistä ja sieltä löytyy kaikki tiedot käyttöönottotarkastuspöytäkirjoineen, ostolaskuineen, toimittajatietoineen ja muine dokumentteineen. Historiaan on tosi helppo palata ja tarvittaessa hyödyntää sitä myöhemminkin, Jari kertoo.
– Adminetin myötä on tapahtunut iso muutos, kun minun ei tarvitse näpytellä asentajien kertaalleen kirjaamia tietoja erikseen järjestelmään. Nyt tiedot tulevat tuntikortilta sähköisesti sekä palkanlaskennan että laskutuksen tietoihin. Siitä on ollut iso apu ja aikaa on säästynyt todella paljon. Paperiaikaan myös laskuttamattomien töiden tarkkaa määrää oli mahdotonta tietää, nyt se on kätevä tarkistaa Adminetistä.
Talouden hallintaan on saatu tukea Admicomilta, sillä konsernin kirjanpidon hoitaa Admicomin tilitoimisto, jonka kanssa yhteistyö on sujunut mallikkaasti.
– Meidän kirjanpitäjämme on loistava tyyppi ja todellinen talousosaaja. Olemme olleet todella tyytyväisiä häneltä saamaamme palveluun. Olemme saaneet enemmän kuin pelkän kirjanpidon, koska sieltä tulee hyvää dataa, neuvoja ja kommentteja myös muihin talousasioihin, Jari toteaa.
Paperittomaan toimintatapaan siirtyminen on helpottuneiden rutiinien lisäksi mahdollistanut aiempaa paremman tietojen jäljitettävyyden.
– Jos pitää palata vaikka jonkin vanhan työtilauksen hankintoihin, me vain haemme tilauksen Adminetistä ja sieltä löytyy kaikki tiedot käyttöönottotarkastuspöytäkirjoineen, ostolaskuineen, toimittajatietoineen ja muine dokumentteineen. Historiaan on tosi helppo palata ja tarvittaessa hyödyntää sitä myöhemminkin, Jari kertoo.
Adminet muutti kaiken
Jarin mukaan Adminetin mukanaan tuoma muutos yrityksen toimintaan on ollut merkittävä:
– Voi sanoa, että Adminet muutti kaiken. Se on ollut meille todella suuri muutos ja oikeastaan kaikki on helpottunut ja muuttunut paljon parempaan suuntaan, kun olemme päässeet Adminetillä paperittomaan toimistoon ja reaaliaikaiseen toimintatapaan.
Adminet on tuonut konkreettisia helpotuksia useisiin arjen toimintoihin, joiden hoitaminen oli aiemmin huomattavasti työläämpää. Esimerkeiksi Jari nostaa maksuerälaskutuksen ja verottajan ilmoitusvelvollisuusraportoinnin:
– Esimerkiksi maksuerätaulukoita ei tarvitse tehdä erikseen ja niiden laskuttaminen on todella yksinkertaista. Tai jos olemme päätoteuttajana työmaalla, niin kulunvalvontalaitteiden tiedot tulevat automaattisesti järjestelmään ja lähtevät sieltä verottajalle. Adminetissä on niin paljon meidän arkea helpottavia automaattisia toimintoja, että sen ansiosta pystymme mahdollisimman pienellä organisaatiolla hoitamaan helposti kaikki velvollisuudet.
– Esimerkiksi maksuerätaulukoita ei tarvitse tehdä erikseen ja niiden laskuttaminen on todella yksinkertaista. Tai jos olemme päätoteuttajana työmaalla, niin kulunvalvontalaitteiden tiedot tulevat automaattisesti järjestelmään ja lähtevät sieltä verottajalle. Adminetissä on niin paljon meidän arkea helpottavia automaattisia toimintoja, että sen ansiosta pystymme mahdollisimman pienellä organisaatiolla hoitamaan helposti kaikki velvollisuudet.
Sähköiseen ja automatisoituun järjestelmään siirtymisellä saavutettu ajansäästö toimistorutiineista on mahdollistanut järkevämmän ajankäytön myös toimiston päässä. Virpi on pystynyt ottamaan hoitaakseen myös sellaisia työtehtäviä, jotka aiemmin olivat Jarin vastuulla.
– Adminet on tuonut tehokkuutta toimistolle, joten työnkuvaani on pystytty laajentamaan. Nyt esimerkiksi avaan uusia tilauksia ja hoidan kohteisiin liittyvää yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa, Virpi kertoo.
– Ei Virpi varmaan vanhalla systeemillä olisi pystynyt kahden yrityksen asioita hoitamaan. Vaikka hänelle tuli konsernin myötä toisenkin yrityksen taloushallinto hoidettavaksi, sen pystyy tekemään, kun on tuttu ja tehokas järjestelmä, Jari lisää.
– Adminet on tuonut tehokkuutta toimistolle, joten työnkuvaani on pystytty laajentamaan. Nyt esimerkiksi avaan uusia tilauksia ja hoidan kohteisiin liittyvää yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa, Virpi kertoo.
– Ei Virpi varmaan vanhalla systeemillä olisi pystynyt kahden yrityksen asioita hoitamaan. Vaikka hänelle tuli konsernin myötä toisenkin yrityksen taloushallinto hoidettavaksi, sen pystyy tekemään, kun on tuttu ja tehokas järjestelmä, Jari lisää.
Suosittelija:
Jari ja Virpi Ellonen
Referenssin infoboxi
Tiedot
Tilaaja: | Sähköpare Oy |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
BI ja raportointi | |
Projektinhallinta | |
Taloushallinto | |
Toiminnanohjaus ERP |
Erikoisosaaminen
Mobiilikehitys | |
Ohjelmistokehitys | |
Pilvipalvelut / SaaS |
Toimialakokemus
Rakentaminen |
Tarjonnan tyyppi
Tuki- ja ylläpitotyö | |
Valmisohjelmisto |
Omat tagit
Adminet
Talotekniikka
LVIS
Urakointi
urakointi-erp
reaaliaikainen kirjanpito
sähköinen kirjanpito
Laskutusohjelma
palkanlaskentajärjestelmä
prosessien automatisoiminen
taloushallinnon prosessien automatisointi
Kulunvalvonta
työmaakäyttö
työmaan raportointi
maksuerälaskutus
Admicom - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Premium-profiilia ei ole aktivoitu. Aktivoi premium-profiili näyttääksesi tässä lisäämäsi 1 asiantuntijaa.
Admicom - Muita referenssejä
Admicom - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
- Laura - Senior Cyber Security Specialist
- Red & Blue Oy - Projektipäällikkö verkkopalvelu- ja verkkokauppaprojekteihin
- M-Files Oy - Accountant - Purchase to Pay (Finland)
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Sähköyhtiö sai kirkkaan brändistrategian ja selkeät verkkosivut laajentaessaan palveluitaan
- Ampersand Design Oy - Yrityskatalogin sisältö ja ulkoasu viestivät palveluista selkeästi
- Ampersand Design Oy - Varausjärjestelmä verkossa nostaa tienvarsimainoksen käyttöastetta
- Ampersand Design Oy - Hygieniatukulle toteutettiin kätevä tuotekatalogi verkkokauppapohjaan
- Ampersand Design Oy - Uusi kesäfestari sai sähäkän ilmeen
- Ampersand Design Oy - Kirkastettu palvelubrändi houkuttelee sijoittajia
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- BCS Itera Oy - Kansanvälisten ERP-projektien haasteet
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |