Nopeus, tehokkuus, tarkkuus, jäljitettävyys… ja lukuisia muita vaatimuksia alkaa ilmestyä myös pienille- ja keskisuurille varastoille. Näiden kehityshaasteiden parissa kamppailee tänä päivänä moni varastonhallinnan ammattilainen. Laajoihin ja kalliisiin projekteihin ei haluttaisi ryhtyä mutta onko vaihtoehtoja? Miten varastonhallintaa kehitetään kustannustehokkaasti, nopeasti ja pitkiä projekteja vältellen, henkilöstöä unohtamatta? Miten vältetään, että varastotoiminnot eivät olisi liiketoiminnan pullonkaula?

Varastotoiminnot ajan vaatimusten mukaisiksi

Kehittämiseen ajavat sisäiset- ja ulkoiset tekijät. Omien varastoratkaisujen päivitystarve voi syntyä lyhyessäkin ajassa. Tyypillinen esimerkki on, kun yritys perustaa tai kehittää verkkokauppatoimintojaan ja varaston toiminnat on mukautettava siihen. Myös olemassa olevien asiakkaiden vaatimukset nopeista ja tarkoista toimituksista sekä toimitusten nopeasta jäljitettävyydestä lisäävät varastoissa tehtävää työtä.

Yritysten sisäiset tehokkuus- ja laatuvaatimukset asettavat varastoille omia kehityspaineita:

• läpinäkyvyys ja mitattavuus varastotoimintoihin ja -prosesseihin
• tehokkuuden parantaminen muiden toimintojen tasolle
• reaaliaikaisuus ja läpinäkyvyys
• saldotarkkuuden parantaminen ilman visuaalista tai manuaalista tarkistamista (reaaliaikaisuus)
• siirtyminen pois paperisista työohjeista

Miten varastonhallintaa kehitetään?

Vaihtoehtoja varaston kehittämiselle on useita. Varaston ulkoistaminen strategisena liiketoimintaratkaisuna voi olla hidas, eikä se aina tuo haluttuja hyötyjä. Pelkkä ongelmien siirtäminen yrityksen ulkopuolelle ei ole paras ratkaisu kehittämiselle. Haasteiden juurisyistä riippuen, voi ulkoistamisessa käydä juuri päinvastoin.

Automatisointi taas on varsin kallista ja edellyttää suurta tuotemäärää sekä toimintojen toistettavuutta. Aikataulullisesti nopeimman ratkaisun voi tuoda oma, hyvin rajattu ohjelmistoinvestointi. Oikein toteutettuna ja mitoitettuna ne auttavat myös ratkaisemaan haasteiden juurisyyt ja hoitavat vaaditun kehitystarpeen.

Ratkaisuja on periaatteessa kahdenlaisia:

1.    Uusi ERP-ratkaisu, joka sisältää tehokkaan varastonhallintaratkaisun tai

2.    Uusi varastonhallinnan (WMS) ratkaisu

Varastohallintaan (WMS) löytyy kahdenlaisia ratkaisuja:

1.    Perinteiset varaston hallintaratkaisut ja

2.    Ketterät varaston hallintaratkaisut

Perinteiset WMS ratkaisut voivat olla ERP-järjestelmän tyyppisiä, laajoja ja kalliita hankintoja. Ne vievät paljon resursseja ja ovat usein liian aikaa vieviä pienille ja keskisuurille varastoille. Nopealle takaisinmaksuajalle voi olla vaikeaa saada perusteita.

Markkinoilla on tarjolla myös ketteriä varastonhallinnan ratkaisuja. Ne lähtevät varastojen lattiatason käytännöistä, ratkaisten töiden suorittamisen ja muodostamisen sekä -hallinnan, työnjohdon ja optimoinnin.

Ratkaisut hyödyntävät asiakkaan nykyisen ERP:in omia varastonhallinnan ominaisuuksia. Se on taloudellinen ja nopeasti käyttöönotettava ratkaisu, jonka liiketoimintariski on pieni.

Tehokkuuden ja tarkkuuden parantaminen hyödyntäen puettavaa teknologiaa ja puheentunnistusta

Kerääminen on tyypillisesti eniten aikaa vievä varaston työvaihe. Sen osuus on noin 40-50 % käytetystä kokonaistyöajasta. Keräystyön tehostaminen tuokin nopeaa ja mitattavaa hyötyä.

Ketterä varastohallinta käyttää parhaita työmenetelmiä tehokkuuden ja tarkkuuden parantamiseen. Puettava teknologia ja puheentunnistus vapauttavat molemmat kädet ja katseen itse työhön. Puettavassa teknologiassa työntekijä pukee älylaitteen käsivarteensa ja viivakoodinlukijan sormeen tai kämmenselkään. Etuna on, että työntekijän kädet ovat vapaana älylaitteiden kantamisesta.

Puheentunnistusta on käytetty varastotyössä jo vuosikymmeniä ja hintatason laskettua se on taloudellinen vaihtoehto kaiken tyyppisissä varastoissa.

Ketterät ratkaisut ovat myös laitteistoriippumattomia. Se antaa vapauden valita tehokkain ja kustannuksiltaan mielekkäimmän laitteiston.

Multimodaalisella käyttötavalla tehokkuutta kaikkiin työvaiheisiin

Tehokkain tapa varaston toimintojen kehittämisessä on yhdistää useita eri käyttötapoja (multimodaalisuus). Tällöin työntekijä voi itse päättää, mitä käytössään olevia työtapoja hän haluaa käyttää: puheentunnistusta, viivakoodinlukijaa tai älylaitteen kosketusnäytön näppäilyä. Esim. Zebra Technologies Ltd. tekemän tutkimuksen mukaan multimodaalinen keräystapa on jopa 10 % nopeampi kuin toiseksi tehokkaimmaksi tullut puhekeräys.

Valittavan varastonhallinnan ratkaisun on pystyttävä hoitamaan kaikki varastotoiminnot; vastaanotot, hyllytykset, varastopaikkojen siirrot, keräykset ja inventoinnit. Mikäli jokin näistä hoidetaan manuaalisesti, on inhimillisten virheiden mahdollisuus suurempi, ja yleensä se kertautuu eri toimintoihin.

Multimodaalisuuden avulla samalla ratkaisulla voidaan suorittaa kaikki työvaiheet ketterästi. Esimerkiksi vastaanotossa viivakoodinluku voi olla tehokkain, mutta keräyksessä puheentunnistus taas on paras ratkaisu. Menetelmän valintamahdollisuus parantaa myös työtyytyväisyyttä.

Helppokäyttöisiä ja monipuolisia toimintoja

Valittavan ratkaisun tulee olla helppokäyttöinen ja nopeasti opittava, mikä auttaa varaston kapasiteettitarpeen muutoksissa. Ratkaisun visuaalisuus (esim. tuotekuvat) varmistaa toimintojen oikeellisuutta ja sitä kautta voidaan antaa lisäinformaatiota varastotyöntekijälle.

Johda, hallinnoi ja optimoi varastotöitä

Töiden yhdistäminen, keräysreittien optimointi, ABC-analyysi sekä saldovirheiden- ja poikkeamien rekisteröinti ovat perustoiminnallisuuksia, joita kannattaa ketteristä varastonhallintaratkaisuista hakea. Näiden avulla toimintoja varastossa voidaan tehostaa jatkuvasti.

Toimintojen seuranta ja raportointi reaaliaikaisesti sekä historiatiedot antavat näkymän eri varastotoimintojen osa-alueista. Piirteitä voidaan käyttää esim. analysointiin sekä liiketoiminnan kehittämiseen.

Mitattavia hyötyjä nopeasti

Ketterä varastonhallintaratkaisu on parhaimmillaan tuonut 40 % lisätehoa varastotöihin. Virheiden määrä on samalla pudonnut jopa 80 %.

Ratkaisulla on saatu useita muitakin hyötyjä:

• toiminnat reaaliaikaistuneet
• prosessit suoristuneet
• työtyytyväisyys parantunut
• toiminta ylipäätään jämäköitynyt.
• 
  

Yhtenä lisäkeinona työtyytyväisyyden lisäämiseen on motivoida työntekijät yhdistämällä tekijän ja yrityksen intressit. Yksi hyvä elementti tähän on pelillistäminen, mikä samalla luo työviihtyvyyttä.

Kehitysprojektien hallinta

Ketterä varastohallinta projekti ja sen läpivienti sisältää muutamia perusasioita, jotka auttavat projektin sujumisessa:

• Käyttöönotto kannattaa vaiheistaa siten, että aluksi otetaan käyttöön vain yksi toiminto, esimerkiksi keräys. Sen jälkeen muut toiminnot vaiheittain. Tästä on se etu, että työntekijät saavat omaksua yhden asian kerrallaan.
• Projektin läpivienti vaatii perusmäärittelyjen lisäksi yleensä vain vähäisiä tarkistuksia tai muutoksia varastossa. Esimerkkeinä varastopaikkojen merkintöjen ja tietoliikenne yhteyksien tarkistaminen.
• Olisi tärkeää, että jo alussa työntekijät ovat mukana projektissa, esimerkiksi testaamassa ratkaisua, sen ominaisuuksia ja valitsemassa tulevia laitteita. Sitouttaminen on tärkeää ja sillä voidaan välttää mahdollista muutosvastarintaa.

Massiiviset investoinnit historiaan

Yhteenvetona voidaan todeta, että varaston kehittäminen ei nykyisin vaadi massiivisia investointeja. Varasto voidaan modernisoida ketterällä ja kustannustehokkaalla varastonhallintaratkaisulla, joka liitetään nykyiseen järjestelmään hyödyntäen sen valmiita ominaisuuksia.

Tämän päivän ketterät ratkaisut ovat laitteistoriippumattomia, ne toimivat yleisimmillä ja edullisilla älypuhelimilla.

Ratkaisut ovat myös tietoliikenneriippumattomia, valittavana on oma sisäverkko (Wifi) tai langattoman puhelinverkon yhteys.

Varastonhallinta kuntoon! Mitä seuraavaksi?

Katso video ja ota kiinnostuttuasi yhteyttä! Keskustellaan ratkaisun sopivuudesta yrityksellenne. 

Jätä yhteydenottopyyntö