HEI Schools on vienyt kehittämäänsä ja tuotteistamaansa suomalaisen päiväkodin konseptia jo yli 50 maahan. Yhteistyössä Helsingin yliopiston kanssa vuonna 2015 perustettu HEI Schools on laajentunut vauhdilla ja noussut varhaiskasvatuksen kehittämisen maailmanlaajuiseksi edelläkävijäksi. HEI Schools valitsi ContractZenin ohjelmistoratkaisun hallintonsa digitalisointiin ja optimointiin. 

HEI Schoolsin lähtötilanne

HEI Schools palvelee asiakkaita yli 50 maassa ja erilaisten hallinnollisten asiakirjojen ja allekirjoitettavien sopimusten määrä on suuri. Lisäksi yhtiön hallituksen kokousmateriaalit ja muut liiketoiminnalle kriittiset aineistot haluttiin saada paremmin organisoitua ja keskitettyä yhteen järjestelmään. 

Uudistuksella haluttiin varmistaa laadukas ja korkea palvelutaso kumppaneihin ja asiakkaiden suuntaan. Palvelutason parantaminen edellytti, että keskeiset sopimukset ja asiakirjat olivat järjestyksessä ja helposti saatavilla päätelaitteesta riippumatta.

Ratkaisu ja valintakriteerit

HEI Schools valitsi ContractZenin helppokäyttöisen pilvipalvelun hallinnollisten asiakirjojensa säilyttämiseen ja hallintaan. Valinnassa vaikuttivat erityisesti helppokäyttöisyys, nopea käyttöönotto ja kustannustehokkuus. Integroitu sähköinen allekirjoitus tehostaa osaltaan sopimusten allekirjoittamisprosessia eri maissa olevien asiakkaiden kanssa ja näin sujuvoittaa liiketoimintaa.

Sopimusten- ja kokousten hallinnan lisäksi HEI Schools kaipasi tukea rahoituskierrosten ja erilaisten tarkastusten vaatimien due diligence -prosessien läpivientiin. Tässä HEI Schools hyödyntää ContractZenin virtuaalista datahuonetta (VDR). Se tarjoaa keskitetyn säilytyspaikan ja tietoturvallisen jakamismahdollisuuden kaikille tarkastuksissa tarvittaville asiakirjoille ja parantaa näin koko prosessin tehokkuutta sekä HEI Schoolsin että prosessiin osallistuvien ulkoisten sidosryhmien kannalta. 

Hyötyinä sujuvampi hallintoprosessi ja tehoa arjen toimintaan 

ContractZenin yrityshallinnon ohjelmistot ovat tehostaneet HEI Schoolsin hallinnointi- ja sopimusprosesseja ja tuoneet merkittäviä aika- ja kustannussäästöjä. Aiempaa tehokkaammat prosessit ovat antaneet lisää aikaa HEI Schoolsin ammattilaisten ensisijaiseen tehtävään — tarjoamaan ainutlaatuista varhaiskasvatusta lapsille ympäri maailmaa.

"ContractZenin avulla suuri määrä asiakirjoja pysyy hyvässä järjestyksessä, tarvitsemani tieto löytyy sekunneissa. Se, että kaikki sopimuksemme ja muut tärkeät asiakirjat ovat turvallisesti yhdessä paikassa, tuo selkeästi tehoa toimintaamme. Ohjelmistosta on ollut valtavasti hyötyä sekä liiketoiminnan arjessa että rahoituskierrosten aikana, jolloin VDR:n rooli oli tärkeä. Kun hallitustyöskentelyäkin tuetaan ja hallitusaineistot ovat samassa paikassa, on paketti erinomainen tuki hallinnollemme. ContractZen on sopinut meille loistavasti!", sanoo Inkeri Aimonen, HEI Schoolsin toimitusjohtaja.

"Nyt kun hallintoprosessit ovat paikoillaan, niin voimme keskittyä siihen, mikä on meille tärkeää: tukemaan perheitä ja varhaiskasvatuksen ammattilaisia tekemään työnsä paremmin ja vieläpä nauttimaan siitä enemmän”, jatkaa Aimonen.

"On ollut ilo tukea HEI Schoolsin tärkeää toimintaa korkealaatuisen koulutuksen tarjoamisessa lapsille ja perheille ympäri maailmaa. Koko tiimimme on ylpeä yhteistyöstä HEI Schoolsin kanssa”, toteaa Markus Mikola, ContractZenin toimitusjohtaja.

Hyödyt HEI Schoolsille:  

• Säästää aikaa ja rahaa monin eri tavoin
• Vähentää sopimusriskejä ja muita oikeudellisia riskejä
• Mahdollistaa sujuvan due diligence -prosessin tarkastuksille ja rahoituskierroksille
• Antaa johdolle mielenrauhaa varmistamalla, että organisaation tärkeimmät sopimukset ja muut asiakirjat ovat hyvässä järjestyksessä — turvallisesti ja helposti saatavilla.

—-

HEI Schools (Helsinki International Schools) on tutkimuslähtöisen varhaiskasvatuksen tarjoamiseen erikoistunut yritys. Se on perustettu yhteistyössä Helsingin yliopiston kanssa ja HEI Schools -päiväkotikonseptia on lisensioitu ympäri maailman. Yritys tarjoaa myös suomalaiseen varhaiskasvatusmalliin perustuvaa opetussuunnitelmaa ja pedagogisia työkaluja ja koulutusta päiväkotien ja opettajien käyttöön globaalisti. Paikallisten päiväkotioperaattoreiden pyörittämiä HEI Schools -päiväkoteja on jo usealla mantereella: Australiassa, Kiinassa, Kaakkois-Aasiassa, Etelä-Amerikassa ja Lähi-idässä. Yrityksen tavoitteena on edelleen laajentaa toimintaa ja tarjota laadukasta varhaiskasvatusta mahdollisimman monelle lapselle maailmassa.

ContractZen on vuonna 2014 perustettu suomalainen ohjelmistoyhtiö. Saas-pilvipalvelumme kattaa metadatapohjaisen sopimusten hallinnan, digitaalisen hallitusportaalin, virtuaalisen datahuoneratkaisun (VDR) ja sähköiset allekirjoituspalvelut. Tietoturvallista palvelua on helppo käyttää kaikilla päätelaitteilla. Palvelu tukee hyvää hallintotapaa ja tehostaa liiketoimintaa vähentämällä kustannuksia, nopeuttamalla prosesseja sekä minimoimalla riskejä. Yhtiöllä on asiakkaita yli 30 maassa ja sen omistajina on johtavia suomalaisia asianajajia ja muita yksityissijoittajia. Myös Innovaatiorahoituskeskus Business Finland tukee yrityksen toimintaa. Yhtiöllä on toimipisteet Helsingissä ja Palo Altossa.