Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Asiakkuudenhallinta CRM BI ja raportointi HR Tuotekehitys ja suunnittelu Toiminnanohjaus ERP Taloushallinto Markkinointi Webkehitys Mobiilikehitys Käyttöliittymäsuunnittelu Tietoturva Verkkokaupparatkaisut Ohjelmistokehitys Integraatiot Pilvipalvelut / SaaS Tekoäly (AI) ja koneoppiminen Lisätty todellisuus ja VR Paikkatieto GIS IoT Microsoft SAP IBM Salesforce Amazon Web Services Javascript React PHP WordPress Drupal
Efima » Bloggaus

Vierasblogi: Leuka rintaan ja kumppanin pakeille – Tärkein oppini Realian taloushallinnon muutosmatkalla

BloggausJuuri nyt monien talouspäättäjien työpöydällä on talousfunktion roolin muutos rutiinien pyörittäjästä liiketoiminnan kumppaniksi. Realian taloushallinnon muutosmatkaa luotsannut Taru Manner jakaa omia kokemuksiaan vertaisilleen ja muistuttaa, että muutosmatkaa ei tarvitse – eikä kannatakaan – taivaltaa yksin.

Tänä päivänä taloushallinnolta odotetaan paljon enemmän kuin aikaisemmin – niin myös meillä Realialla. Rutiinien pyörittämisen ja numeroiden raportoimisen sijaan meidän talousammattilaisten odotetaan kehittävän taloushallintoprosesseja ja -palveluita, tukevan liiketoimintaa ja tuottavan valmiiksi pureskeltua taloustietoa päätöksenteon tueksi. Vajaa kolme vuotta sitten olimme tilanteessa, jossa näihin odotuksiin vastaaminen oli yhä kaukainen haave, ja todellisuudessa taloustiimimme aika kului yhä perusprosessien, kuten osto- ja matkalaskujen, pyörittämiseen.

Olimme kasvaneet konsernina lukuisin yrityskaupoin jo viidentoista vuoden ajan, ja jokainen yritysosto oli tuonut mukanaan uusia perinteitä ja erilaisia tekemisen tapoja. Lopputuloksena oli tehottomat prosessit, joista paistoi läpi epäjohdonmukaisuus – niin meille talousihmisille kuin kaikille realialaisillekin. Taloushallinnossa teimme silloin kaiken itse, ja sen sijaan, että olisimme ehtineet kehittää prosesseja, aikamme valui arkisiin askareisiin. Kuukausittain käsiteltävänämme oli noin 3500 ostolaskua, joihin liittyvä työ tehtiin kaikki sisäisesti aina paperisten ostolaskujen skannaamisesta lähtien.

Tänä päivänä tilanne on onneksi toisin, mutta se on vaatinut myös uskallusta tehdä asiat toisin.

Mikä muuttui?

Meillä oli kyllä tahtoa kehittää ja automatisoida tekemistä, ja modernit järjestelmätkin löytyivät – aikaa ja kompetenssia kehittämistyöhön ei niinkään. Sen sijaan meiltä löytyi jotain vieläkin arvokkaampaa. Nimittäin rohkeutta myöntää, että emme osaa kaikkea itse, ja uskallusta kysyä apua joltain, joka tietää paremmin: ja me päädyimme kysymään Efimalta.

Keväällä 2019, yhdessä Efiman kanssa, tunnistimme yhteensä 50 konkreettista kehityskohdetta, joihin olisi tarpeen tarttua ostolaskuprosessimme sujuvoittamiseksi. Konsultoinnin jälkeen kokeilimme ensin kehittämistyötä omatoimisesti ja helpot voitot korjattiinkin kotiin omin avuin. Haastavampien kohteiden kohdalla vauhti alkoi kuitenkin hiipua ja vanhat ongelmat – ajan ja osaamisen puute – nostaa päätään.

Kehitystyö on yhä vaatinut meiltä omaakin panosta, mutta kumppanin kanssa asioita on saatu aikaiseksi ja asiat on tehty oikein ja oikeassa järjestyksessä.

Jälleen oli tullut aika pyytää apua. Perusteellisten pohdintojen ja hyvien aiempien kokemusten myötä kilautimme jälleen kumppanille – samalle kuin edeltävälläkin kerralla. Ja niin käynnistyi entistäkin tiiviimpi yhteistyö ja kehitystaival, jonka alussa Efima ensitöikseen otti haltuun osto- ja matkalaskuprosessimme. Pelkkä haltuunottoprojektin purkittaminen kuuteen viikkoon kertoi meille, että nyt tehtiin töitä tekijöiden kanssa, joilla oli homma ja tietynlainen systematiikka hallussa. Ja juuri sitä tarvitsimme. Tilannetta auttoi myös se, että kumppanilla oli käyttämämme ostolaskujärjestelmä, Basware P2P, hanskassa, eikä sen kanssa mennyt sormi suuhun.

Kumppanuus kannatti – yhteistyömme satoa

Tiiviimpää yhteistyötä on takana nyt noin vuosi ja yhteisen tekemisen tuotoksista voi olla ylpeä. Vuoden aikana ollaan ruksittu kehityskohteita listalta, karsittu turhaa tekemistä, huolehdittu vastuut oikeisiin paikkoihin, lisätty hurja määrä automaatiota ostolaskuprosessiin ja luotu validi mittaristo prosessin ja kehitystyön seurantaan. Kehitystyö on yhä vaatinut meiltä omaakin panosta, mutta kumppanin kanssa asioita on saatu aikaiseksi ja asiat on tehty oikein ja oikeassa järjestyksessä.

Ostolaskuprosessimme automaatioaste on lähtenyt huimaan nousuun. Lähtötilanteessa 95 prosenttia ostolaskuistamme käsiteltiin manuaalisesti, ja nyt numero on jo lähellä 40 prosentin tavoitettamme. Verkkolaskutusta on lisätty, ostolaskujärjestelmäämme sisäänrakennettua automaatiota on osattu hyödyntää täysimääräisesti (kiitos järjestelmämme tuntevan kumppanin), ja viime kesänä ostolaskujen käsittelyyn lisättiin tekoälyä, jonka tiliöintitarkkuus oli jo muutamassa kuukaudessa 95 prosenttia.

Kaikki tämä on johtanut siihen, että laskujen läpimenoaika on nyt huomattavasti lyhyempi, maksumuistutuksia ja viivästyskorkoja on nyt maksettavana vähemmän ja ennen kaikkea – oma ja taloustiimimme huoli ja taakka ostolaskurumbasta on helpottanut. Työaikaamme on käytettävissä nyt siihen, mihin kuuluukin eli liiketoiminnan tukemiseen ja sisäisten asiakkaidemme palvelemiseen, mikä on toivottavasti heijastunut kaikille realialaisille positiivisesti. Tiedämme, että yksi meidän avainprosesseistamme on nyt osaavissa käsissä ja tukenamme on kumppani, jolta uskaltaa kysyä ja jonka kanssa on turvallista kehittää ja kokeilla uutta.

Vinkkini sinulle, taloushallinnon kehittäjä

Halusin jakaa omat kokemukseni taloushallinnon muutosmatkaltamme muillekin luettavaksi – en siksi, että haluaisin kerskua sen tuloksilla, vaikka niistä ylpeä olenkin. Vaan siksi, että voisin jakaa matkamme tärkeimmän opetuksen: taloushallintoon kohdistuvien kehityspaineiden kanssa ei tarvitse – eikä kannata jäädä yksin. Helppoja kehityskohteita on mukava ruksia listalta itsekin, mutta kinkkisempiä ongelmia on tehokkaampaa ratkoa yhdessä. Siksi kaikkea ei kannata tehdä itse.

Kirjoittaja

Taru Manner

Group Financial Controller, Realia Group

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.

Pinterest
Efima Oyj logo

Lisätietoja

Yritysprofiili Efima kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

Taloushallinto

Erikoisosaaminen

Tekoäly (AI) ja koneoppiminen

Toimialakokemus

Kiinteistöala

Tarjonnan tyyppi

Konsultointi
Toteutustyö

Omat tagit

ostolaskuautomaatio
ostoreskontra

Siirry yrityksen profiiliin Efima kotisivut Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Efima - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.

Efima - Muita referenssejä

Efima - Muita bloggauksia

Löydä sopivimmat it- ja ohjelmistoyritykset liiketoiminnan kehityskumppaneiksi

ite wikin yrityshaku »

It- ja ohjelmistoalan työpaikat

Kaikki it-alan työpaikat »

Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit

ite wikin referenssihaku »

Tapahtumat & webinaarit

Kaikki it-alan tapahtumat »

Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset

ite wikin julkaisuhaku »

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä
Marras 20
Suomalaisten it- ja ohjelmistoyritysten uusimmat referenssit ja asiakassuositukset
Asiakaskokemukset ohjaavat it-hankkijat osaavien it-toimittajien suuntaan
Marras 7
It-kilpailutusprosessin ja it-hankinnan vaiheet, tarjouspyynnön teko ja it-toimittajan valinta
Näiden vaiheiden avulla yritys voi varmistaa, että it-kilpailutus etenee suunnitellusti
Loka 30
Suomalainen innovaatiotoimisto on kansainvälisesti palkittu ja kehittää digitaalisia palveluita maailman suurimmille firmoille - Näin Hellonin palvelumuotoiluprosessi eroaa it-toimittajien mallista
Hellon on kerännyt useita kansainvälisiä digitaalisen designin palkintoja
Siirry blogiin

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia