Viestinnän tärkeys ketterässä kehittämisessä
Olin aikanaan eräässä projektissa projektipäällikkönä, jota toteutettiin ketterän kehittämisen Scrum:n periaatteiden mukaisesti. Projektitiimiläiset sijaitsivat eri paikkakunnilla, joten luontevasti ajattelin, että koko projekti toteutetaan nykyaikaisin tiimiviestinnän välinein: verkkokokouksilla, sähköpostilla ja pikaviestimillä. Kuten yleistä tämän kaltaisessa tekemisessä, päivittäiset läpikäynnit ja viestit olivat nopeatempoisia, suoraan asiaan ja tavoitteisiin meneviä, ”turhia” ei juteltu. Projekti eteni sujuvasti ja suunnitellusti kunnes yksi tiimin jäsenistä jäi sairaslomalle työuupumuksen vuoksi. Mitä ihmettä tapahtui?
Projektien johtaminen ja ennen kaikkea projektipäällikön työnkuva ja rooli on muuttunut merkittävästi viimeisen vuosien aikana. Aiemmin projektipäällikön rooli oli pääsääntöisesti hyvin hallinnollinen; laskettiin aikatauluja, kustannuksia ja resursseja erilaisten kaavojen avulla, dokumentoitiin ja raportoitiin paljon, hallittiin asioita ja projektin etenemistä. Projektin henkilöiden työtä johdettiin hyvin pitkälle käskyttämällä. Ihmissuhde- tai viestintätaitoja mitattiin lähinnä sillä, kuinka projektisuunnitelmaan tehty viestintäsuunnitelma on toteutunut.
Uudet projektimenetelmät ovat muuttaneet projektien luonnetta ja osin siitä syystä mutta myös yleisesti projektipäällikön rooli on muuttunut. Projektipäällikkö ei ole enää vain projektin hallinnoija ja työnjohtaja (manager) vaan ihmisten johtaja, valmentaja ja sparraaja (leader). Uusimpien projektihallintamenetelmien lähtökohta on, että tiimin jäsenet osallistetaan projektiin ja päätöksiin entistä tiiviimmin. Projektipäällikön tulee motivoida ja sitouttaa tiimiläiset yhteiseen tavoitteseen. Projektipäällikkö on fasilitaattori, joka antaa tiimiläisten loistaa, kerää ja kannustaa antamaa ideoita, on tasapuolinen ja kunnioittava. Samalla projektien tehtävät tulee jakaa jokaisen tiimin jäsenen osaamisen ja vahvuuksien mukaisesti.
Ihmisten johtamisessa sekä projektin sidosryhmätyössä projektipäällikön viestinnällinen osaaminen on yksi merkittävimpiä tekijöitä projektien onnistumisessa. Viestintä ulottuu kick-off:sta loppuraporttiin mutta tärkeintä on tietysti projektin aikainen jokapäiväiseen työhön liittyvä viestintä. Erilaisia viestintävälineitä ja tapoja on tarjolla runsaasti ja jo pelkästään sopiminen mitä niistä käytetään missäkin tarkoitusessa, on yksi iso tekijä projektityön sujuvuuden kannalta. Mietittävä on myös, miten (hiljaista) tietoa jaetaan tiimiläisten välillä niin, että tekijät saavat hyvän yhteishengen. Se taas mitä tietty toimintatapa viestii, on myös tärkeää. Jos esimerkiksi projektikokouksia jatkuvasti siirretään eikö se kerro, että joko kokous, muut osallistujat, jotka laittavat aikaansa kokoukseen tai itse projekti ole vähemmän tärkeää kuin jokin muu?
Palatakseni esimerkkiprojektiini, missä siis mentiin pieleen?
Kahdessa asiassa:
1. Luottamussuhdetta ei ollut syntynyt
Yksittäisten tiimin jäsenten ja projektipäällikön välille pitää rakentaa luottamussuhde.
Luottamussuhde ei synny verkkokokouksilla tai sähköpostilla. Sitä täytyy rakentaa tiimin kanssa, kahdenkeskisissä tapaamisissa ja ennen kaikkea kasvokkain, jossa kaikki viestinnän eri tasot ovat nähtävillä, kuten kehonkieli. Tiimin jäsenen tulee voida luottaa siihen, että hän voi ilman pelkoa arvostelusta kertoa projektipäällikölle, että hän ei ymmärrä tai ei muuten kykene toteuttamaan tehtävää. Kun luottamussuhde on olemassa, voidaan siirtyä käyttämään sähköisiä viestimiä. Kyseisessä casessä tiimin jäsen ei kertonut haasteistaan, menetti yöunensa ja lopulta paloi loppuun.
2. Tiimiä ja sen erilaisia persoonia ei tunnettu ja viestinnän tyyli ei toiminut
Se, mikä toimii yhdellä tiimillä viestinnän tyylinä ei välttämättä toimi toisella. Tyyli on tärkeä osa viestintää. Jollekin tiimille voi olla ok, että päivittäiset läpikäynnit ovat nopeita ja intensiiviä, enemmän ”käskyttävämpiä” – toisille ei. Kyseisessä casessä tiukasti tavoiteohjatut palaverit eivät toimineet vaan ne koettiin käskyttävänä, mikä ei mitenkään ollut tarkoitus. Luonnollisesti ihmiset ovat erilaisia ja kokevat saman viestin eri tavalla joten tiimin sisälläkin eroja on.
Mutta osaavatko asiakkaat, sisäiset tai ulkoiset, vaatia viestinnällisiä ja ihmissuhdetaitoja projektipäälliköiltä? Hyvä kysymys.
Molemmat ovat haastavia alueita, ei pelkästään projekteissa vaan kaikilla työelämän alueilla. Niitä on hankala mitata sertifikaateilla tai edes haastattelemalla, kirjoja lukemallakaan näitä ei oikein opi. Kokemus on paras opettaja. Mutta kun haastattelet seuraavaa projektipäällikköäsi, ainakin kysy hänen hyviä ja huonoja kokemuksiaan viestinnästä ja ihmisten johtamisesta.
Sami Karjalainen
Sami on kokenut projektipäällikkö ja liiketoimintamuotoilija, joka on parhaimmillaan päästessään yhdessä asiakkaan kanssa ratkaisemaan digitalisaation mahdollisuuksia.
Sami on kokenut projektipäällikkö ja liiketoimintamuotoilija, joka on parhaimmillaan päästessään yhdessä asiakkaan kanssa ratkaisemaan digitalisaation mahdollisuuksia.
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Projektinhallinta | |
Viestintä |
Erikoisosaaminen
Ketterät menetelmät |
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi |
Omat tagit
Agile
tiimihenki
tiimityöskentely
Nextcon Finland - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Premium-profiilia ei ole aktivoitu. Aktivoi premium-profiili näyttääksesi tässä lisäämäsi 3 asiantuntijaa.
Nextcon Finland - Muita referenssejä
Nextcon Finland - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Development Manager, Project and Portfolio Management
- Laura - Java-kehittäjä
- Laura - Systems Specialist, ajoneuvot
- IsoSkills Oy - Open application: Data Engineer, Finland
- Nordea - Sr IT Analyst - Adobe/SAS Marketing Automation
- Nordea - Senior IT / Business Analyst with technical background - Finland, Nordea Payments
- Nordea - Senior IT Analyst, Finnish language required
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Hion Digital Oy - Kokonaisvaltainen digikumppanuus auttaa keskittymään olennaiseen
- Advania Finland Oy - Retta Isännöinti hyödyntää Genesys Cloudia asiakaspalvelunsa kehittämiseen
- Advania Finland Oy - VAKEn intranetista entistä raikkaampi ja monipuolisempi Freshin avulla
- Advania Finland Oy - Vaasan Sähkö otti Fresh Intranetin edistämään sisäistä viestintää ja sen vaikuttavuutta
- Advania Finland Oy - Turun kaupunki valjastaa digitaaliset ratkaisut palvelemaan strategiaansa
- Sulava Oy - Fondia vahvistaa tekoälyn hyödyntämistä Microsoft Copilotilla
- Druid Oy - International House Turku: Ajanvarauspalvelu
Tapahtumat & webinaarit
- 06.11.2024 - Webinaari: Future-Proof Your Data Infrastructure with Azure
- 13.11.2024 - Rakettiwebinaari: ohjelmistotestaus ja sen tulevaisuus
- 13.11.2024 - Miten palvelumuotoilu poistaa epävarmuutta digi-investoinneista?
- 14.11.2024 - RoimaDay 2024
- 14.11.2024 - Verkkolaskufoorumin syysseminaari 2024
- 19.11.2024 - The Future of Software - Embracing Collaboration in an AI-Powered World
- 19.11.2024 - Tehokkuutta ja säästöjä low-code-ratkaisuilla
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Identio Oy - Web Applications: How We Build Minimum Lovable Products in 2025 – Gaining a Solid Understanding
- Identio Oy - Systeemiajattelu ohjelmistokehityksessä – näin hallitset monimutkaisia järjestelmiä
- Hion Digital Oy - Vihreä koodi tekoälyn aikakaudella: Voiko tekoälyn luoma koodi olla energiatehokasta?
- Innofactor Oyj - Tunnista ja digitalisoi hiomattomat prosessit Power Platformin avulla
- SD Worx - Oletko etuoikeutettu työskentelemään jonkin asian parissa, jolla on todellinen tarkoitus ja merkitys?
- SD Worx - HR ja tekoäly – usein kysytyt kysymykset
- Timeless Technology - Verkon luotettavuuden varmistaminen: Ota käyttöön Perle Systemsin teollisuustason 4G ja 5G reitittimet!
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |