Facilor auttoi Jyväskylän ammattikorkeakoulua laajassa talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmähankkeessa yhdessä Gofore Oyj:n kanssa, jonka alihankkijana Facilor hankkeessa toimi.
JAMKilla oli tarve uusia talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä. Lisäksi haluttiin ottaa käyttöön järjestelmä hankinnasta maksuun -prosessin tueksi, jonka avulla erilaiset hankinnat hyväksytään pääsääntöisesti jo hankintavaiheessa eikä vasta ostolaskun saapuessa.
Hankinta aloitettiin keväällä 2017 vaatimuskartoituksella, jonka jälkeen tehtiin kattava markkinaselvitys ja markkinavuoropuhelu potentiaalisten tarjoajien kanssa. Tarjouskilpailu järjestettiin keväällä 2018 ja hankinta saatiin päätökseen alkusyksystä 2018.
Facilorin Matti Vepsäläinen toimi hankkeessa päävastuullisena projektipäällikkönä ja vei hanketta läpi yhdessä Goforen toisen konsultin ja asiakkaan projektiryhmän kanssa.
Facilorin avulla asiakas pystyi viemään läpi hankkeen ja samalla keskittymään päivittäistyöhönsä. Facilorin kokemus vastaavista hankinnoista varmisti hankinnalle oikean suunnan ja markkinatuntemuksen avulla kaikki potentiaaliset tarjoajat saatiin selville.
Kattavan vaatimusmäärittelyn ja selkeiden tarjouslomakkeiden ansiosta tarjousten vertailu oli helppoa, eikä markkinaoikeuskäsittelylle altistavia virheitä tullut hankintaprosessissa vastaan.
Tarvitsimme apua talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien uusimiseen, jotta sekä suunnittelu että itse prosessi sujuisivat kerralla mahdollisimman hyvin. Halusimme hankintaprojektiin mukaan ulkopuolisen asiantuntijan, joka osaisi tarkastella eri vaihtoehtoja ja tukea prosessien kehittämistä objektiivisesti.
Matti toi projektiin myös hyödyllistä markkinanäkemystä siitä, miten markkinoilla toimitaan ja asioita hoidetaan. Sanoisin, että yhtäkään kiveä ei jätetty kääntämättä. Hän vastasi projektin ylläpidosta ja toi siihen ulkopuolisena toimijana omanlaistaan ryhtiä.
Matin kanssa työskentelystä jäi kokonaisuutena hyvä fiilis.
Mikko R. Salminen, hallintojohtaja