Yhteinen asianhallintaratkaisu toi Norjan yliopistoille huimat kustannussäästöt
“Yhteinen asianhallintaratkaisu on tehostanut resurssien ja kustannusten hallintaa sekä lisännyt yhteistyötä niin yliopistojen sisällä kuin välillä. Kustannussäästöt ovat todella huimat, sillä sen sijaan, että maksaisimme 35 erillisestä käyttöönotosta ja ratkaisun elinkaaren hallinnasta, maksamme nyt vain yhdestä”, sanoo André Neergaard, tietohallintayksikön johtaja Norjan ja Akerhusin yliopistosta (HiOA).
Norjan Opetusministeriön alaisista korkeakouluista ja tutkimusorganisaatioista 35 siirtyi vuoden aikana käyttämään yhteistä asianhallintaratkaisua hankintaorganisaatio UNINETTin ohjaamana. Aikaisemmin käytössä ollut ratkaisu perustui lähinnä tiedon arkistointiin. Nyt instituutiot halusivat asianhallintajärjestelmän toimivan keskeisempänä osana työprosesseja. Lisäksi uuden ratkaisun vaatimuksena oli Norjan lainsäädännön vaatimusten ja kansallisten standardien noudattaminen (NOARK5).
Uusi asianhallintaratkaisu perustuu Public 360°-tuotteeseen, joka on standardoitu julkishallinnon asian-, asiakirjan- ja arkistonhallintajärjestelmä. Se on rakennettu modulaariseksi, jotta erikokoiset organisaatiot pystyvät hyödyntämään samaa järjestelmää ja valitsemaan siitä itselleen tarvittavat toiminnallisuudet.
Nopean käyttöönoton taustalla hyvin valmisteltu kokonaisuus
Sjøflotin mielestä oli tärkeää pitää kiinni vuodelle suunnitellusta, tehokkaasta aikataulusta. Kaikille mukana olleille organisaatioille tehtiin yhteinen suunnitelma.
Käyttöönotossa viestinnällä oli suuri rooli. Muutoksesta keskusteltiin mahdollisimman paljon ja aina käyttäjän hyötyjen näkökulmasta. Uuden järjestelmän ei odotettu mukautuvan vanhoihin käytänteisiin, vaan järjestelmämuutos toteutettiin yhdessä ison toiminnallisen muutoksen kanssa. Sjøflotin mukaan uuden järjestelmän käyttöönotto on usein hyvä mahdollisuus tarkastella käytössä olevia toimintatapoja uusin silmin ja muokata niitä.
Yhteinen hankinta hyödyttää 15 000 loppukäyttäjää
Asianhallintaratkaisu on yhtenäistänyt korkeakoulujen ja tutkimusinstituutioiden toimintatapoja sekä tehostanut työntekoa niin hallinnossa, tutkimuksessa kuin opiskelijapalveluissa. Automatisoitu tiedonsiirto yhdistää esimerkiksi opiskelijarekisterin, jolloin palvelu on nopeampaa, kun tiedot löytyvät helposti ja turvallisesti. Lisäksi mobiilikäyttö ja virtuaalityötilat ovat tehostaneet asioiden käsittelyä.
UNINETT
UNINETT kehittää ja operoi Norjan kansallisten tutkimus- ja koulutusinstituutioiden verkkoyhteyksiä, infrastruktuuria ja tarjoaa järjestelmiä yhdistäen noin 200 organisaatiota ja yli 300 000 käyttäjää. https://www.uninett.no/en
Haaste
Norjan Opetusministeriön alaiset korkeakoulut ja tutkimusinstituutiot halusivat uuden, yhteisen asianhallintaratkaisun. Ratkaisun haluttiin toimivan keskeisenä työprosessien osana niin, että tiedon arkistoinnista siirryttäisiin tiedon hyödyntämiseen. Lisäksi ratkaisun tuli olla kansallisten standardien mukainen, käyttäjäystävällinen ja integroitavissa muihin käytössä oleviin järjestelmiin.
Ratkaisu
Tieto vastasi tarpeeseen Public 360°-tuotteella, joka on standardoitu julkishallinnon asian-, asiakirjan- ja arkistonhallintajärjestelmä. Se on rakennettu modulaariseksi, jotta erikokoiset organisaatiot pystyvät hyödyntämään samaa järjestelmää ja valitsemaan siitä itselleen tarvittavat toiminnallisuudet. 35 organisaatiota otti ensimmäisen vuoden aikana käyttöön uuden, yhteisen asianhallintaratkaisun.
Hyöty
Instituutiot ovat saavuttaneet merkittäviä kustannussäästöjä: jaetut kehitys- ja ylläpitokustannukset, elinkaarenhallinta, infrastruktuuri ja testausympäristö. Uusi asianhallintaratkaisu on yhtenäistänyt instituutioiden toimintatapoja, lisännyt yhteistyötä sekä tehostanut työntekoa niin hallinnossa, tutkimuksessa kuin opiskelijapalveluissa. Nopea tiedonsiirto ja hyödyntäminen sekä mobiilikäyttö ja virtuaalityötilat ovat nopeuttaneet asioiden käsittelyä.
Tiedot
Tilaaja: | Norjan opetusministeriö |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Petri Laine |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Tietohallinto | |
Toiminnanohjaus ERP |
Erikoisosaaminen
Dokumenttien hallinta | |
Sisällönhallinta |
Toimialakokemus
Julkishallinto | |
Koulutusala |
Tarjonnan tyyppi
Valmisohjelmisto |
Tietoevry - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Tietoevry - Muita referenssejä
Tietoevry - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Development Manager, Project and Portfolio Management
- Laura - Java-kehittäjä
- Laura - Systems Specialist, ajoneuvot
- IsoSkills Oy - Open application: Data Engineer, Finland
- Nordea - Sr IT Analyst - Adobe/SAS Marketing Automation
- Nordea - Senior IT / Business Analyst with technical background - Finland, Nordea Payments
- Nordea - Senior IT Analyst, Finnish language required
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Hion Digital Oy - Kokonaisvaltainen digikumppanuus auttaa keskittymään olennaiseen
- Advania Finland Oy - Retta Isännöinti hyödyntää Genesys Cloudia asiakaspalvelunsa kehittämiseen
- Advania Finland Oy - VAKEn intranetista entistä raikkaampi ja monipuolisempi Freshin avulla
- Advania Finland Oy - Vaasan Sähkö otti Fresh Intranetin edistämään sisäistä viestintää ja sen vaikuttavuutta
- Advania Finland Oy - Turun kaupunki valjastaa digitaaliset ratkaisut palvelemaan strategiaansa
- Sulava Oy - Fondia vahvistaa tekoälyn hyödyntämistä Microsoft Copilotilla
- Druid Oy - International House Turku: Ajanvarauspalvelu
Tapahtumat & webinaarit
- 06.11.2024 - Webinaari: Future-Proof Your Data Infrastructure with Azure
- 13.11.2024 - Rakettiwebinaari: ohjelmistotestaus ja sen tulevaisuus
- 13.11.2024 - Miten palvelumuotoilu poistaa epävarmuutta digi-investoinneista?
- 14.11.2024 - RoimaDay 2024
- 14.11.2024 - Verkkolaskufoorumin syysseminaari 2024
- 19.11.2024 - The Future of Software - Embracing Collaboration in an AI-Powered World
- 19.11.2024 - Tehokkuutta ja säästöjä low-code-ratkaisuilla
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Identio Oy - Web Applications: How We Build Minimum Lovable Products in 2025 – Gaining a Solid Understanding
- Identio Oy - Systeemiajattelu ohjelmistokehityksessä – näin hallitset monimutkaisia järjestelmiä
- Hion Digital Oy - Vihreä koodi tekoälyn aikakaudella: Voiko tekoälyn luoma koodi olla energiatehokasta?
- Innofactor Oyj - Tunnista ja digitalisoi hiomattomat prosessit Power Platformin avulla
- SD Worx - Oletko etuoikeutettu työskentelemään jonkin asian parissa, jolla on todellinen tarkoitus ja merkitys?
- SD Worx - HR ja tekoäly – usein kysytyt kysymykset
- Timeless Technology - Verkon luotettavuuden varmistaminen: Ota käyttöön Perle Systemsin teollisuustason 4G ja 5G reitittimet!
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |