Järjestelmien yhteiskäyttö on kasvava trendi. Nimenomaan suunniteltuna niin, että asiakas pystyy valitsemaan saman toimittajan järjestelmistä haluamansa kokonaisuudet joko ihan alkuvaiheessa tai vasta myöhemmin, kun hän on tullut tutuksi perusjärjestelmän kanssa.

Mietitäänpä vaikka hetki Railia. Raili on töissä kirjanpitäjänä tilitoimistossa. Eräänä päivänä käy niin, että Raili sairastuu ja on kaksi viikkoa poissa töistä. Glup, mites nyt asiakkaalle tehtävät työt hoituu? Onko tämä sinullekin joskus eteen tullut tuttu tilanne tai mietitkö miten toimisit, jos näin kävisi. Mitä tapahtuu Railin sähköposteissa makaaville töille ja asiakkaiden Railille toimittamille kuiteille yms.?

Kohossa tällaista ongelmaa ei tule mikäli käytössä on koko paletti. Yhteiskäyttö sujuu kätevästi Kohon toiminnanohjauksen sekä portaali- ja tiketöintituotteiden kanssa. Saat kaiken datan kirjanpitäjän työlistaan eikä aineistoja tarvitse etsiä kenenkään henkilökohtaisesta sähköpostista, saatika whatssappista. Työntekijän sairastuessa hoidat järjestelmän kautta tuurauksen, jolloin tehtävät ja aineistot siirtyvät automaattisesti uudelle osoitetulle työntekijälle. Sähköisen toimintatavan tavoitteena on automatisoida ja tehostaa eri työvaiheita.

Ylläoleva esimerkki koski tilitoimistoa, mutta yhtälailla tämä asia koskee muita asiantuntijayrityksiä, kuten mainostoimistoja, insinööritoimistoja, isännöitsijöitä.

Luo yhteiskäyttöjärjestelmä kollaboraatioportaalin ja tiketöinnin avulla

Käyttämällä Kohoa saat kokonaisvaltaista töiden hallintaa aina työaikamerkinnöistä täydellisiin laskutusaineistoihin ja raportointiin. Mitä useammat toiminnot hoidetaan samalla järjestelmällä, sitä tehokkaampi ja helpommin hahmotettava kokonaisuus on.

Kohon tahtotila on helpottaa ja tehostaa asiantuntijayritysten arkea ja luoda sellainen toimintaympäristö, että yritys pystyy palvelemaan asiakkaitaan entistä paremmin. Kohon erityispiirre on mahdollisuus lisätä järjestelmään portaali- ja tiketöintiominaisuudet, joiden avulla syntyy kokonainen yhteiskäyttöjärjestelmä, jonka osat toimivat saumattomasti yhteen ja tehtävät siirtyvät automaattisesti työlistalle.

Portaalilla vastaanotat tiedostot ja keskustelet

Portaalissa siirrät tiedostot ja keskustelet asiakkaan kanssa. Yhdistämällä kollaboraatioportaalin Kohoon säästät aikaa ja henkilöriski pienenee. Toiminta on varmempaa ja löydät kaiken yhdestä helposta käyttöliittymästä sen sijaan, että selaat sähköpostistasi saapuneita viestejä. Kohdistat jo heti aineistot oikealle kuukaudelle. Portaalin avulla tiedot arkistoituvat varmaan talteen ja niiden käsittely on tietoturvallista.

Ehdoton etu myös on, että töiden seuranta on helppoa: Portaali on saumaton osa Kohon toiminnan ohjausta eli tiedostot näkyvät työmääräyksissä Kohon toiminnanohjauksen puolella ja sisäinen haku mahdollistaa tiedostojen haun vuosienkin takaa. Pystyt myös helposti rajaamaan ketkä pääsevät näkemään mitäkin tietoja. Esimerkiksi näin voit käyttää Kollaboraatioportaalia:

• Asiakas lähettää taloushallinnon aineistoa tilitoimistolle ja tilitoimisto takaisin asiakkaalle tietoturvallisesti
• Aineiston kohdistus kaudelle ja työmääräykselle
• Asiakkaan ja tilitoimiston keskinäinen viestittely, joka myös tallentuu ja johon voi palata
• Asiakas tunnistautuu sekä täyttää itsestään rahanpesulakiin tarvittavat tiedot
• Luot ja hallinnoit tikettejä

Tiketöinnillä parannat asiakaspalvelua

Tiketöinti taas toimii parhaiten asiakkaiden kanssa kommunikointiin. Vähänkään isommassa toimistossa asiakaspalvelu kannattaa keskittää. Asiakkaat myös olettavat, että viestiin vastaaja on perillä siitä mistä puhutaan. Tiketöinnin avulla tarkastat nopeasti asiakkaan aikaisemmin lähettämät tiketit aiheesta. Erityisesti tilanteessa, jossa tuuraat henkilöä, joka on aiemmin palvellut asiakasta.

Tikettejä voi myös jakaa muille, jos joku työntekijä ei ehdi käsitellä sitä tai on pois töistä. Asiakkaiden viestit eivät jää poissaolevien työntekijöiden sähköpostilaatikkoon odottelemaan, vaan muut pääsevät auttamaan asiakasta nopeasti. Näin tuotat parempaa ja johdonmukaisempaa palvelua asiakkaille.

Tiketöinnin avulla et myöskään missaa viestejä, kuten chatissa helposti käy. Tiketöinnillä asiakasviestintä siirretään eri henkilöiden whatsappista/s-postista/tms yhteen keskitettyyn paikkaan, mistä kaikki tiimin jäsenet tai muutoin määritellyt henkilöt näkevät samat viestit. Tiketöintiä käyttämällä poistuu samalla sähköpostien ongelmallinen GDPR:n mukaisuuden haaste.

Tiketöinti helpottaa tärkeiden tehtävien priorisoimista. Pelkän sähköpostin kanssa helposti vastataan ja ratkaistaan asioita siinä järjestyksessä, missä ne tulevat ja viestit saattavat upota ja unohtua vastaamatta. Raportoinnin avulla pystyt seuraamaan, kuinka hyvin työntekijät pysyvät aikatauluissa, kuinka paljon aikaa yksittäisen tiketin käsittelyyn menee aikaa ja milloin tiketit ovat myöhässä. Lisäksi saat kellotettua ja laskutettua tikettiin käytetyn ajan.

Koholla saat siis kokonaisvaltaista töiden hallintaa aina työaikamerkinnöistä täydellisiin laskutusaineistoihin ja raportointiin. Toiminnanohjausjärjestelmässä kerätty data mahdollistaa analysoinnin ja tarjoaa työkaluja liiketoiminnan kehittämiseen. Sähköisen toimintatavan tavoitteena on automatisoida ja tehostaa eri työvaiheita. Mitä useammat toiminnot hoidetaan samalla järjestelmällä tai sen osalla, sitä tehokkaampi ja helpommin hahmotettava kokonaisuus on.