Miten digitalisaatioon pureudutaan prosessijohtamisen keinoin? Marja Jussila van Leeuwen ja Veli-Pekka Mustonen You-Get Finland Oy:stä haluavat heittää hyvästit siiloajattelulle.

Maailma muuttuu, oletko valmis?

 

Mitä digitalisaatio on?

Monet ihmiset ajattelevat, että digitalisaatio tarkoittaa joko digitaalista markkinointia, digitaalista asiakaspalvelua, perinteisiä rakenteita hajottavia teknologisia innovaatioita tai paperipohjaisen tiedon muuttamista digitaaliseen muotoon. Nämä ovat digitalisaation ilmentymiä, mutta eivät sen ydin.

Itse asiassa digitalisaation – digitaalisen transformaation – ydin piilee siinä, että yrityksellä on valmiudet muuttua nopeasti. Teknologiset innovaatiot, asiakkaiden käyttäytymisen ja tarpeiden muutos sekä toimintaympäristön muutokset ovat digitalisaation ajureita.

“On hyvä ryhtyä tekemään markkinointia ja asiakaspalvelua digitaalisesti ja tähdätä paperittomaan toimintaan. Samalla pitäisi kysyä, tehdäänkö näitä asioita niin, että toimintaa voidaan muuttaa ja muokata helposti tulevaisuudessa? Koska se mitä teet tänään tulee muuttumaan suhteellisen lyhyellä aikavälillä”, toteaa Jussila Van Leeuwen.

Markkinat ja maailma muuttuvat nykyään yhä nopeammin, joten yritysten täytyy kyetä mukautumaan muutoksiin ja innovoimaan uusia tapoja tehdä asioita markkinoiden tahdissa.

Muutos on digitalisaation ajuri, mutta toisaalta digitalisaatio valmistaa yrityksiä jatkuvaan muutokseen.

 

You-Get Finlandin maajohtaja Marja Jussila van Leeuwen


Miksi prosessijohtaminen on keskeistä digitalisaatiossa?

Yrityksen toiminta koostuu puhtaasti prosesseista. Prosessijohtaminen on liiketoimintaprosessien visualisoimista, ymmärtämistä ja hallintaa. Se on kokonaisvaltainen näkökulma johtamiseen, jonka tavoitteena on innovatiivisesti ja joustavasti toimiva, tehokas ja suorituskykyinen organisaatio.

“On tärkeä huomata, että prosessijohtaminen tuo digitalisaatioon muutakin kuin prosessien automatisointia. Prosessijohtaminen kiinnittää huomiota myös yrityksen kulttuurin ja toimintatapojen muutokseen. Tällä tavalla työntekijät kykenevät muutoksiin ja innovoimaan uusia tapoja tehdä asioita. Yhdistämällä oikealla tavalla digitalisoidut prosessit joustaviin työntekijöihin, koko organisaatiosta tulee joustava”, Veli-Pekka Mustonen avaa.

Manuaalisten prosessien digitalisointi oikeilla ohjelmistotyökaluilla auttaa automatisoimaan toimintaa ja datan keräämistä. Datan avulla taas ymmärretään paremmin prosessien suorituskykyä sekä kustannus- ja riskitekijöitä.

Mustonen lupaa dataintensiivisten prosessien digitalisoinnin leikkaavan jopa 90% kustannuksista. Läpimenoaikoja voidaan parantaa lähes yhtä tehokkaasti. Lisäksi reaaliaikainen näkymä prosessien suorituskykyyn auttaa yritysjohtoa ratkaisemaan ongelmia ennen kuin ne kärjistyvät.

“Eräällä asiakkallamme oli täysin paperipohjainen vakuutuskorvausprosessi. Prosessidigitalisaation myötä he siirtyivät sataprosenttisesti paperittomaan prosessiin, jonka ansiosta vakuutuskorvausten käsittelyaika pieneni 75 prosentilla. Lisäksi digitalisaatio mahdollisti etätyöskentelyn yli sadalle työntekijälle.”

 

Veli-Pekka Mustonen toimii BPM-konsulttina You-Get Finlandilla.


Digitalisaatiosta puhuttaessa keskitytään usein teknologisiin uudistuksiin, mutta oikein tehdyn prosessijohtamisen avulla huolehditaan myös organisaation ja ihmisten kyvystä mukautua muutoksiin ja innovoida uutta liiketoimintaa. Muutosjohtaminen ja kulttuurin muutos onkin olennainen osa prosessijohtamista. Digitalisaatioon prosessijohtaminen tarjoaakin holistisemman lähestymistavan verrattuna perinteisiin palveluntarjoajiin.


Miten digitalisaatio kannattaa aloittaa?

Digitaalinen transformaatio syntyy liiketoiminnan tavoitteista, haasteista, asiakkaista ja toimintaympäristöstä. Täytyy olla visio siitä, millaiseksi yrityksen ja liiketoiminnan haluaa muuttuvan, ennen kuin muutosta lähdetään aktiivisesti viemään eteenpäin.

Eteneminen on Marja Jussila Van Leeuwenille selvä: “Vision jälkeen on tiedettävä nykytila: Missä olemme nyt? Ymmärrys nykytilasta on hyvä olla, jotta pystymme vertaamaan muutettua prosessia lähtökohtaan. Mitataan siis onnistumista; ollaanko päästy tavoitteeseen.”

Kun nykytila on tiedossa, voidaan tehdä strategisia päätöksiä ja lähteä tekemään digitalisaatiota end-to-end -prosessi kerrallaan. Tässä vaiheessa on tärkeää miettiä automatisoidaanko vanhaa vai suunnitallaanko jotain uutta.

“Tässä vaiheessa on keskusteltava myös millaisia teknologioita käytetään prosessien digitalisoimiseen. Olennaista on, että teknologioiden tulee mahdollistaa joustavat muutokset tulevaisuudessa,” linjaa Jussila Van Leeuwen.

Samaan hengenvetoon hän painottaa, että digitaalisessa transformaatiossa ei ole kyse digiteknologiasta. On kuitenkin selvää, että teknologia mahdollistaa yrityksen toiminnan ja prosessien muuttamisen joustavampaan suuntaan. Esimerkkejä tästä ovat vahvasti kehittyvät kognitiiviset ratkaisut, Big Data, IoT, pilvipalvelut ja niin edelleen.

 

Mitkä ovat onnistumisen kannalta tärkeimmät avaintekijät?

Yritysjohto on digitalisaatiossa ehdottomasti avainasemassa. Digitalisaatio on strateginen valinta ja ylimmän johdon täytyy seisoa vahvasti sen takana, jotta muutos onnistuu.

“Kokemuksemme mukaan päätöksenteosta tahtoo syntyä usein digitalisaation pullonkaula. Suurten linjojen tulisi olla ylemmän johdon vetämiä kun taas operatiivinen päätöksenteko pitäisi antaa rohkeasti keskijohdon käsiin, jotta muutos tapahtuu mahdollisimman jouhevasti”, toteaa Marja Jussila Van Leeuwen.

”Vanhanaikaiselle siiloajattelulle ei ole enää tilaa.”

Toinen avaintekijä on se, että digitaalisessa transformaatiossa on kyse kokonaisuuksista. Muutosta tehtäessä täytyy ottaa huomioon ihmiset, prosessit ja teknologia. Ne muodostavat yhdessä kokonaisuuden. Vanhanaikaiselle siiloajattelulle ei ole enää tilaa. Liiketoiminnan ja IT:n yhteistyö on avainasemassa ja sen tulee olla tiivistä. Yritysten kannattaa panostaa erityisesti tähän.

“IT-projekteja ei pitäisi enää ajatella puhtaasti IT-projekteina, vaan niillä tulee olla selkeä linkki liiketoimintatavoitteisiin. IT:n ja liiketoimintajohdon välille on rakennettava vahva silta.”

Kolmas avaintekijä on osaaminen. Tässä maailmassa ei ole hirveästi ihmisiä, joilla olisi valmiiksi tarjolla oikeanlaisia taitoja digitalisaation läpivientiin. Kun valitaan oikea kumppani kouluttamaan työntekijät digitalisaatioprojektiin, organisaation sisäinen osaaminen kasvaa jokaisen prosessin digitalisaation kohdalla. Lopulta ollaan tilanteessa, jossa organisaatiolla itsellään on tarpeeksi osaamista digitalisaatio-ohjelmien itsenäiseen läpivientiin.

Veli-Pekka Mustonen avaa kehitystä esimerkin kautta:

“Eräälle asiakkaallemme olemme tehneet totaalisen asiakaspalvelun digitalisaation. Kahden vuoden kumppanuuden aikana automatisoimme yhdessä asiakkaamme kanssa yli 50 liiketoimintaprosessia ja asiakas pystyy tällä hetkellä toimimaan itsenäisesti prosessiensa digitalisoimisessa. Tulokset ovat olleet erinomaisia.”


YOU-GET on prosessien hallinnan konsultointiin erikoistunut innovatiivinen palveluntarjoaja. He tarjoavat konsultointia, ratkaisuja, koulutusta ja käyttöönottoja Business Process Management & Operational Decision Management -alueilla.


Voit tavata You-Getin osaajia IBM BusinessConnect -tapahtumassa 19.10.2016.

 

You-Getin ite wiki -profiili

You-Getin kotisivut