Kustannustehokkuus kuuluu monen hankintayksikön päätavoitteisiin. Kuusi vuotta sitten perustetun jyväskyläläisen ohjelmistotalo SoulCoren kehityspäällikkö Tuomo Peltola sanoo, että tavoitteen saavuttaminen on hankalaa, jos hankintaprosessiin kuuluvia osa-alueita, hankintojen hallintaa, sopimuksia ja toimittajahallintaa, tarkastellaan toisistaan erillään.

– Nämä kolme muodostavat toisiaan synergoivan kokonaisuuden, jonka täytyy olla hallussa kustannustehokkaan ja tuottavan hankintatoiminnan johtamiseksi.

Nyt Peltola haluaa puhua nimenomaan toimittajahallinnasta osana strategisen hankinnan kokonaisuutta. 

SoulCore on tuotteistanut hankinta-,  sopimus- ja toimittajahallinnan prosessien tueksi SoulPro-ratkaisun, jonka asiakkaita ovat muun muassa Espoon kaupunki ja Vapo. 

Peltolan mukaan Espoon kaupunki on hyvä esimerkki julkishallinnon toimijasta, joka on lähtenyt uudistamaan strategista hankintaa edelläkävijän ottein. Espoossa otettiin viime toukokuussa käyttöön SoulPron hankintatyökalu, ja pian toimittajahallintaa helpotetaan laajentamalla käyttöönotto koskemaan myös toimittaja- ja sopimushallinnan osakokonaisuuksia.

Peltola sanoo, että Espoossa luotu ratkaisumalli on ajateltu geneerikseksi siten, että se on toimiva julkisessa hankinnassa laajemminkin.

– Kuntatasolla kilpailutetaan sopimuksia, joiden sopimuskaudet ovat useita vuosia. Hankintamäärät ovat isoja ja niillä on merkittäviä vaikutuksia paitsi talouteen, myös esimerkiksi työllistymiseen, yritystoimintaan ja ympäristöön, joten toimittajahallinta ja toimittajayhteistyön kehittäminen on hyvä nostaa esille.

Kaiken ydin on systemaattinen toimittajaluokittelu 

Peltola kertoo, että toimittajat ovat elintärkeä osa hankintaketjua. Hankintatoimintaa muutenkin kuin vain kuluina mieltävissä organisaatioissa onkin lähdetty rakentamaan parempaa kuvaa heterogeenisestä toimittajakentästä tekemällä toimittajien luokittelua.

Hankintakategoriat vaihtelevat toimialasta riippuen, mutta esimerkiksi ICT koskettaa nykyisin jokaista toimialaa. Teollisuudessa esimerkiksi materiaalitoimittajat muodostavat oman kategorian. Julkisella puolella taas sosiaalipalvelujen tarjoajat luokitellaan omaan kategoriaan.

– Isoilla organisaatioilla toimittajamäärät voivat nousta tuhansiin. Sellaista toimittajamassaa ei pysty hallinnoimaan, ellei toimittajien merkitys hankintayksikölle ole selvillä.

”Toimittajamassaa ei pysty hallinnoimaan, ellei toimittajien merkitys hankintayksikölle ole selvillä”

Peltolan mukaan merkitys muodostuu monesta tekijästä, kuten toimittajan suoriutumisesta, sen korvattavuudesta ja kokonaisspendistä eli siitä, miten paljon toimittajalta ostetaan.

Huonosta korvattavuudesta hän antaa esimerkiksi tilanteen, jossa kaupungin elintärkeä it-järjestelmä lakkaa toimimasta toimittajakentässä tapahtuneen muutoksen seurauksena. 

– Muun muassa nämä tekijät vaikuttavat siihen, miten toimittajayhteistyötä on mielekästä hoitaa. Ilman riittävää toimittajahallinnan järjestelmää kokonaisspendin, riskitason tai suoriutumisen kaltaiset luokitteluperusteet saattavat muodostua subjektiivisen näkemyksen pohjalta, eivätkä perustua puhtaaseen tietoon, Peltola toteaa.

 

SoulCore on tuotteistanut hankinta-,  sopimus- ja toimittajahallinnan prosessien tueksi SoulPro-ratkaisun.

 

SoulCoren järjestelmästä toimittajat pääsevät itsepalveluasioinnin kautta käsiksi heitä koskevaan tietoon ja voivat hoitaa hankintatyönkulun kannalta tärkeimpiä toimintoja. 

– Itsepalveluasioinnin kautta toimittaja voi muun muassa ylläpitää perustietojaan, osallistua kilpailutuksiin, tarkastella hankintasopimuksiaan, tehdä itsearviointeja ja viestiä hankintayksikön kanssa. Itsepalveluasiointi tehostaa sekä toimittajan että hankintayksikön työskentelyä ja hankintojen läpinäkyvyyttä, Peltola kertoo.

Espoossa hankintojen läpimenoaika pyritään lähes puolittamaan

Julkisen sektorin hankintaprojektit ovat usein kestoltaan pitkiä. Peltola kertoo, että Espoon kaupungilla hankintaprojekti kestää tällä hetkellä keskimäärin yksitoista kuukautta. 

– Sen aikana projektiin osallistuu paljon ihmisiä sekä hankinnasta, taloushallinnosta että toimialoilta. Yksittäisen hankintaprojektin pitää aina kulkea tiettyjen vaiheiden läpi.

Peltola uskoo, että lainsäädäntö on toiminut jopa pelotteena julkisen sektorin toimittajayhteistyön kehittämisen aloittamisessa. Hankintalainsäädäntö ei kuitenkaan tarkoita, etteikö toimittajia voisi käydä systemaattisesti läpi. Peltolan mukaan SoulPro-järjestelmään siirtyneessä Espoossa nähdään nyt yhdellä napin painalluksella, mistä hankinnoista on kaupungille suoria työllistymisvaikutuksia ja mitkä toimittajat työllistävät tehokkaammin esimerkiksi pienyrityksiä.

”Organisaatiolta vaaditaan prosessikypsyyttä.”

Hän kertoo, että Espoon tavoitteena on lyhentää hankintaprojektien läpimenoaikaa merkittävästi. Tavoitteen toteutuminen näkyisi niin kaupungin taloudessa, asukkaiden arjessa kuin toimittajakentässäkin.

– Julkiset hankinnat ovat yhteisen varallisuuden käyttöä. Merkittävä läpimenoaikojen lyhentäminen ja keskitettyyn hankintatietoon pohjautuva suunnitelmallisuus ja tehostaminen näkyisi sekä säästöinä että positiivisesti kunnallisten palvelujen asiakkaiden arjessa. Samalla toimittajat pääsisivät hankkeisiin nopeammin käsiksi.

Peltolan mielestä toimittajahallinnan tai strategisen hankinnan kehittämisessä on kyse ennen kaikkea oikeasta ajattelutavasta.

– Organisaatiolta vaaditaan prosessikypsyyttä. Espoossa ymmärrettiin, ettei strategisen hankinnan kehittäminen tapahdu järjestelmä edellä, vaan ensin hankinnat on nähtävä kehitettävä prosessina ja vasta sen jälkeen voidaan valita hankintayksikön tarpeisiin mukautuva työkalu.

 

SoulCoren Ite wiki -profiili

SoulCoren verkkosivut