Projektinhallinta voi olla konstikasta. Kuinka viedä projektit maaliin mahdollisimman tehokkaasti ja hukkaamatta aikaa tyhjänpäiväisyyksiin?

Digitoimisto SEOSEON tarjoaa paitsi verkkomarkkinoinnin ratkaisuja, myös auttaa tehostamaan projektinhallintaa. Haastattelin SEOSEONin Joonas Jukkaraa, joka on työskennellyt yrityksessä digitaalisen markkinoinnin parissa vuodesta 2017.

– Päivittäisessä työssäni hoidan kommunikaatiota asiakkaiden kanssa täällä Suomen päässä. Tapaan asiakkaita, keskustelemme liiketoiminnan ongelmista ja etsimme yhdessä ratkaisuja heidän tarpeisiinsa, hän kertoo.

Jukkara kertoo törmäävänsä työssään usein asiakkaiden projektinhallinnan haasteisiin.

– Usein asiakkaat etsivät ratkaisua yksinkertaisilta näyttäviin ongelmiin: liidejä ei tule tarpeeksi tai verkkosivuilla ei ole kävijöitä. Monissa tapauksissa taustalta kuitenkin löydetään suurempia ongelmia, jotka johtuvat yrityksen sisäisistä prosesseista. Näitä sitten lähdetään purkamaan vähän eri tavalla kuin alun perin aiottiin.

”Usein asiakkaat etsivät ratkaisua yksinkertaisilta näyttäviin ongelmiin: liidejä ei tule tarpeeksi tai verkkosivuilla ei ole kävijöitä.”

Yksi ratkaisuista on projektinhallintasovellus monday.com.

Kaikki data talteen liideistä kauppoihin asti

Mikä on monday.com?

– Monday on moderni projektinhallintatyökalu, jota on hemmetin helppo käyttää. Sen keskeisiä periaatteita ovat helppokäyttöisyys, intuitiivisuus ja visuaalisuus, Jukkara kiteyttää.

Jukkaran mukaan monissa yrityksissä kamppaillaan samojen haasteiden kanssa. Järjestelmät ovat kankeita ja vaikeasti käytettäviä ja projekteihin liittyvä data hajallaan siellä sun täällä. Hänellä on aiheesta omakohtaista kokemusta:

– Kun aloitin edellisessä työpaikassani tekemään digimarkkinointia, päätin rohkeasti ottaa selvää siitä, mitkä kanavat oikeasti tuottavat aina liidistä kauppoihin asti.

Edessä oli kuitenkin hämmästys.

– Asiakaskontaktit oli nätisti kirjattu CRM:ään, mutta myyntiputki näytti neljän tuhannen liidin johtaneen vain 125 dollarin arvoisiin kauppoihin. Jossain kohtaa dataa ei enää oltu kirjattu järjestelmään.

”Asiakaskontaktit oli nätisti kirjattu CRM:ään, mutta myyntiputki näytti neljän tuhannen liidin johtaneen vain 125 dollarin arvoisiin kauppoihin.”

Kun tapausta lähdettiin purkamaan, kävi ilmi etteivät myynti- ja markkinointiprojektien vetäjät käyttäneet olemassa olevaa projektinhallintatyökalua. Syynä oli hankala käytettävyys: kirjaaminen vei paljon aikaa, perehdytys oli vaivalloista ja käyttäjälisenssit kalliita sekä vaikeita hankkia.

– Kun ongelmaan alettiin etsiä ratkaisua, erilaiset intressit törmäsivät. Johtotasolla ei haluttu massiivisia uudistuksia, mutta myynti- ja markkinointitiimillä ei ollut aikaa odottaa seuraavaa järjestelmäuudistusta. Silloin löysimme monday.comin, Jukkara kertoo.

SaaS-pohjainen ja kuukausimaksullinen sovellus oli helppo ja nopea ottaa käyttöön tiimin sisällä ilman koulutuksia tai suuria investointeja.

Käyttäjäystävällisyys kannusti ruohonjuuritason käyttäjiä pitäytymään sen käytössä, ja tällöin kaikki tarvittava data myynti- ja markkinointiputken alusta loppuun asti pysyi tallessa yhdessä paikassa.

 

 

Tiedostojen siirtely työntekijältä toiselle tuhlaa aikaa

SEOSEON päätyi monday.comin kumppaniksi omakohtaisen käyttökokemuksen kautta, sillä myös SEOSEONilla oli tarvetta uudelle projektinhallintasovellukselle.

Jukkara kertoo, että hänen aloittaessaan yrityksessä ei käytetty minkäänlaista keskitettyä datasiiloa projekteille, vaan niitä ohjattiin yksittäisillä Google Sheeteillä.

– Google Sheetsissä ei ole itsessään mitään pahaa. Ongelma kuitenkin syntyy siitä, että kokonaiskuvan hahmotus menee vaikeaksi, toteaa Jukkara.

Aikaa ja vaivaa kuluu, kun tiedostoja ja tietoa pallotellaan työntekijältä toiselle.

”Valtavasti työaikaa kuluu tiedon siirtelyyn, joka ei tuota minkäänlaista lisäarvoa.”

– Valtavasti työaikaa kuluu tiedon siirtelyyn, joka ei tuota minkäänlaista lisäarvoa. Asiakkaalta, toimittajalta tai sisäisesti saadaan jokin tieto sähköpostitse, sitten toinen henkilö kommunikoi tämän tiedon taas eteenpäin muille. Joku kysyy tarkennuksia ja ketju lähtee taas liikkeelle. On turhaa tuhlata aikaa ja energiaa asioiden siirtelyyn digitaalisessa maailmassa paikasta toiseen, toteaa Jukkara.

Mondayssa projektien etenemistä voidaan päivittää reaaliajassa koko työyhteisön kesken ja kaikki tieto on keskitetty yhteen paikkaan. Toistuvia työtehtäviä voidaan sovelluksella helposti automatisoida, joten aikaa säästyy tärkeämpiin asioihin.

Tutustu alla monday.comin esimerkkinäkymään:

 

– Olemme auttaneet noin kolmeasataa suomalaisyritystä ottamaan Mondayn käyttöön, Jukkara kertoo.

Projektinhallintaa ruohonjuuritason käyttäjälle

Joonas Jukkara kehuu Mondayta etenkin siitä, että se on suunniteltu ruohonjuuritason käyttäjien tarpeita ajatellen.

– Suurin ero moniin muihin sovelluksiin nähden on se, ettei ole lähdetty kehittämään sovellusta helpoimmasta tavasta tuottaa yrityksen johdolle numeerinen raportti, vaan mietitty mikä olisi työntekijän parhaaksi. Visuaalisesta käyttöliittymästä työntekijä näkee helposti, mitä on tehtävä ja missä aikataulussa, ja pystyy nopeasti kirjaamaan asioiden etenemisen, Jukkara selittää.

Avoimen rajapinnan ja lukuisten natiivi-integraatioiden myötä monday.com on integroitavissa moniin eri järjestelmiin.

– Monissa organisaatioissa tilanne on se, että käytössä on jo yksi tai useampia järjestelmiä, jotka eivät kuitenkaan vastaa jonkin tietyn tiimin tarpeita. He haluaisivat lähteä kokeilemaan uutta, mutta it-osastolla pähkäillään miten kaikki sovellukset sopivat kokonaisuuteen. Monday.com on helposti integroitava ja se voidaan ottaa käyttöön myös organisaatioissa joissa on jo paljon muita järjestelmiä. Data muista järjestelmistä on myös helppo tuoda Mondayhin, Jukkara kertoo.

”Monday.com on helposti integroitava ja se voidaan ottaa käyttöön myös organisaatioissa joissa on jo paljon muita järjestelmiä.”

Mondayta tarjotaan sekä pien- että suuryritysten käyttöön. Millaisella rahallisella satsauksella pääsee alkuun?

– Sovellusta voi kokeilla ilmaiseksi 14 päivän ajan, eikä se sido mihinkään. Hinnoittelu riippuu käyttäjien määrästä ja on jaettu neljään eri pakettitasoon sen mukaan, millaisille ominaisuuksille on tarvetta. Halvimmillaan sovellus maksaa 17 euroa kuukaudessa, mutta tyypillisemmin lähdetään 26 euron kuukausipaketista, kertoo Jukkara.

Jukkaran mukaan sovellus maksaa itsensä nopeasti takaisin:

– Sitä ei aina tajuakaan, miten Monday on kannattava sijoitus pienelläkin ajansäästöllä, puhumattakaan kaikesta muusta lisäarvosta mitä se tarjoaa.

 

Projektinhallinta-tietosivusto: Projektinhallinta.info

SEOSEON Digitoimiston ite wiki-profiili

SEOSEON Digitoimiston verkkosivut