Suomalaisyrityksissä on jouduttu kertarysäyksellä sopeutumaan poikkeusaikaan. Työntekijät siirtyvät etätöihin, asiakkaat verkkoon ja maailmantalouden taantuma häämöttää. Samalla kriisi pakottaa yritykset tekemään valtavia digiloikkia ennennäkemättömän lyhyessä ajassa.

Kyseessä voi olla tilaisuus liiketoiminnan kehittämiseen, kertoo haastattelussamme Teemu Malinen, ohjelmistokonserni Sofokuksen perustaja ja toimitusjohtaja.

Sofokuksen omassa työyhteisössä poikkeustilaan siirtyminen on tapahtunut  kivuttomasti, Malinen kertoo.

– Ohjelmistoalan yrityksillä on tässä suhteessa epäreilu kilpailuetu, sillä etätyöhön on totuttu jo valmiiksi. Sofokuksessa on jo vuosikausia ollut mahdollisuus sataprosenttiseen etätyöskentelyyn, ja olemme tottuneet tekemään nopeita kokeiluja.

”Ohjelmistoalan yrityksillä on tässä suhteessa epäreilu kilpailuetu, sillä etätyöhön on totuttu jo valmiiksi.”

Kyseessä on yrityksen historian ensimmäinen totaalinen “lockdown”, mutta siihen oli valmistauduttu hyvin.

– Jo ennen poikkeustilaa olimme useamman viikon ajan tehneet pieniä skenariointeja ja valmistautumista sisäisesti. Jossain vaiheessa valmistauduimme viemällä läppärit mukanamme kotiin lähtiessä, jonka jälkeen varsinaiseen lockdowniin siirtyminen onnistui yhdellä viestillä, Malinen selittää.

Koronavirus pakottaa yritykset digiloikkiin

Koronaviruksen uhkakuvia yrityksille puidaan mediassa paljon, mutta Malinen uskoo poikkeustilan tuovan mukanaan myös mahdollisuuksia.

– Toiminta on paras puolustus. Pahoissa paikoissa aivoissa käynnistyy “mahdollisuusmoodi”, joka alkaa raksuttaa mahdollisia ratkaisuja uuteen tilanteeseen.

Malinen on kokenut liiketoimintansa kautta useamman laman, vuosituhannen vaihteen internet-kuplasta vuoden 2008 taantumaan. Hänen mukaansa koronaviruksen talousvaikutukset eroavat edellä mainituista siksi, että ne koskettavat kaikkia. Virusta vastaan taistellaan koko maailmassa, eikä juuri mikään toimiala pääse sitä pakoon.

Koronavirus on pakottanut yritykset tekemään digiloikkia – tai jopa valtavia digiharppauksia – huomattavan lyhyessä ajassa. On siis jokaisen yrityksen aika miettiä omia valmiuksiaan pärjätä eristäytymisekonomiassa.

– Jos yrityksen on tehtävä suuri digiloikka vain viikossa, se voi olla henkisesti hyvin raskasta, vaikka työkalut olisivat valmiina. Muutosmatka digiin epäuskoisesti suhtautuvasta yrityksestä digitaalisuutta elävään ja hengittävään työyhteisöön voi olla raastava, Malinen kertoo.

”Muutosmatka digiin epäuskoisesti suhtautuvasta yrityksestä digitaalisuutta elävään ja hengittävään työyhteisöön voi olla raastava.”

Esimerkiksi työyhteisön pikaviestipalvelun tai etäpuheluiden mahdollistavan valmisohjelmiston käyttöönotto voi olla nopeaa ja kivutontakin. Mutta yrityksen oman digitaalisen tuotekehityksen käynnistäminen, joka vaatii yleensä räätälöityä ohjelmistokehitystä, ja liiketoimintamallin uudistaminen ei tapahdu helposti viikossa tai edes kuukaudessa.

 

Sofokuksen Muunna toimintasi digitaaliseksi-oppaasta löytyy eväitä digitaalisen kypsyyden kehittämiseen.

 

Mikä on yrityksesi digitaalinen valmiustaso?

Jotta digiloikka sujuisi mahdollisimman kivuttomasti, on yritysten analysoitava oma digitaalinen valmiustasonsa, Teemu Malinen suosittelee.

Malinen luokittelee yritykset viidelle digitaaliselle valmiustasolle.

Alimmalla digitaalisen valmiustason portaalla ovat aloittelija-yritykset. Kyseessä ovat digikokeilijat, jotka minimoivat digitaalisuuden käytön toiminnassaan. He ostavat digitaalisia ratkaisuja halvalla ja projektiluontoisesti, eivätkä hyödynnä mittarointia päätöksenteossa.

– Aloittelijoille suurin kynnys ylitettäväksi ei ole tekninen, vaan henkinen. Kun se ylitetään, päästään kohti seuraavaa tasoa, Malinen kertoo.

”Aloittelijoille suurin kynnys ylitettäväksi ei ole tekninen, vaan henkinen. Kun se ylitetään, päästään kohti seuraavaa tasoa.”

Toiselle portaalle yltäneitä yrityksiä Malinen kutsuu nimellä hyödyntäjä. Tällaiset yritykset hyödyntävät jo jonkinlaisia digiratkaisuja toiminnassaan, mutta digitaalisuus nähdään tyypillisesti jonkun tukitoiminnon kuten markkinoinnin työkaluna. Yrityksellä on verkkosivut ja somekanavat, jonkinlaista sähköpostimarkkinointia sekä mahdollisesti mainoksia verkossa.

Tällaisilla yrityksillä digitaalisuudella on selkeästi tukeva rooli, mutta digitaalisuutta ei hyödynnetä  ydinliiketoiminnan osana.

Kolmannella tasolla ovat konkari-organisaatiot, joilla digitaalisuus on liitetty osaksi yrityksen ydintoimintoja. Käytössä voi olla esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP ja siihen on liitetty verkkokauppa. Johdon tasolla ymmärretään, että järjestelmiin kannattaa investoida jatkuvasti. Toimintaa mittaroidaan ja dataa hyödynnetään toiminnan suunnittelussa.

Kolmannen tason yrityksiä kuitenkin erottaa Malisen mukaan edelläkävijöistä se, etteivät ne vielä osaa tai halua hakea kilpailuetua digitaalisuudesta, vaan tekevät sitä mitä kilpailijatkin.

Seuraavalla tasolla ovat muuntautuvat yritykset, joiden keskiössä sykkii digitaalinen sydän. Digitaalisuuden rooli yrityksen ytimessä on niin tärkeä, että ilman sitä koko liiketoiminta kaatuisi. Yrityksessä noudatetaan digital first -ajatusmaailmaa, ja pyritään saavuttamaan kilpailuetua markkinoilla digitaalisuutta hyödyntäen.

Kaikista ylimmällä paikalla komeilevat suunnannäyttäjät, joiden digitaalinen valmiustaso on markkinoiden korkein. Nämä muutamat edelläkävijäyritykset ovat niitä, jotka johtavat ja muovaavat markkinoita. Ne osaavat hyödyntää esimerkiksi ekosysteemiajattelua, jossa ratkaisuja ei etsitä ainoastaan oman organisaation sisältä. Toimintaa kehitetään asiakkaiden ja koko ekosysteemin ehdoilla.

Suunnannäyttäjät eivät ole ketteriä ja leaneja vain paperilla, vaan myös käytännössä. Koko organisaatio on mukana päätöksenteossa ja ohjaa toimintaa tehokkaasti sen mukaan, millaisia tilanteita tulee vastaan.

Kohti digitalisaation polkua

Malisen mukaan koronakriisin mukanaan tuomat pakolliset muutokset voivat toimia kiihdyttimenä sille, että yrityksessä uskalletaan ottaa aiempaa suurempi digitaalinen loikka.

Sen sijaan, että kriisiä kohdeltaisiin vain ohimenevänä tilanteena, voidaan se nähdä askeleena kohti suurempaa muutosta.

– Kyseessä on tilaisuus lähteä vahvemmin digitalisoinnin polulle. Osittain se on pakollista, mutta se voidaan nähdä myös mahdollisuutena, Malinen kiteyttää.

Kun digitaalinen valmiustaso on selvitetty, voidaan sen pohjalta asettaa realistinen tavoitetaso, jolle on valmiuksia lähteä kiipeämään. Sen jälkeen mietitään, millaisen strategian avulla tavoitetasolle päästään.

Kun digitaalinen valmiustaso on selvitetty, voidaan sen pohjalta asettaa realistinen tavoitetaso, jolle on valmiuksia lähteä kiipeämään.

Ensimmäisten portaiden kiipeäminen onnistuu Malisen mukaan nopeasti, kunhan digitaalisuuteen vain päätetään panostaa. Sen sijaan todellista muuntautuvaa tai jopa disruptiivista organisaatiota kohti pyrkiessä on oltava valmis innovoimaan uudet toimintamallit ja rakentamaan yritykselle toimiva digitaalinen sydän.

Viestinnän valmisohjelmistot on helppo ja nopea ottaa käyttöön koronan takia etätöihin joutuneissa organisaatioissa, mutta niiden avulla ei bisnestä vielä pyöräytetä uuteen uskoon.

– Etätyöohjelmistojen kuten Skypen tai Zoomin käyttöönotto on nopea, mutta siinä on kyse enemmänkin modernien valmistyökalujen käyttöönotosta. Pidemmässä juoksussa digitaalista transformaatiota kannattaa miettiä syvällisemmin, Malinen sanoo.

Sofokus pyrkii auttamaan asiakasyrityksiään muotoilemaan liiketoimintansa uudelleen halutulle digitaalisen kypsyyden asteelle, hankkimaan sähköisyyden avulla puolustettavaa kilpailuetua ja jopa disruptoimaan markkinoita. Sofokuksen asiakkaisiin kuuluvat muun muassa Toyota, Stora Enso, Kauppahalli24, Posti ja Liveto.

 

Lataa ja lue tästä linkistä Sofokuksen Muunna toimintasi digitaaliseksi -opas.

 

Sofokuksen Ite wiki-profiili

Sofokuksen verkkosivut