Organisaatioiden omistaman datan määrä kasvaa huimaa vauhtia. Tietotyöläisen näkökulmasta tiedonhaku on usein työlästä ja aiheuttaa työntekoon katkoksia, joista syntyy ajanhukkaa. Yritykselle se tarkoittaa pienempää työpanosta liiketoiminnan kannalta merkitykselliseen työhön, kuten asiakaspalveluun, ja sitä kautta heikentynyttä kilpailukykyä.

Tiedonhausta syntyvää ajanhukkaa vastaan voi taistella Enterprise Search -teknologialla, jollaista tarjoaa myös kotimainen Ilves Solutions. Yrityksen toimitusjohtaja Heikki Ilvessalo kertoo, että ensimmäiset Enterprise Search -teknologiat kehitettiin jo parikymmentä vuotta sitten. Suomessa sanapari on kuitenkin edelleen melko tuntematon.

Termillä viitataan yrityksen käytäntöön etsiä tietoja ja dokumentteja eri lähteistä, kuten tietokannoista, pilvipalveluista, sähköpostista ja intranetistä.

– Kyseessä on yrityksen keskitetty hakupalvelu. Enterprise Search -teknologiat olivat pitkään hintavia, joten niiden käyttö oli mahdollista vain kaikista suurimmille yrityksille, Ilvessalo sanoo.

”Kyseessä on yrityksen keskitetty hakupalvelu.”

Tämän epäkohdan Ilves Solutions halusi korjata, kun se kolme vuotta sitten lähti Ilveshaulla mukaan valmisohjelmistobisnekseen. Ilvessalo kertoo, että siitä on kehitetty kaikille yrityksille saavutettavissa olevaa teknologiaa, joka auttaa yritystä saavuttamaan data-aikakaudella arvokkaan läpinäkyvyyden.

– Yritysjohto saattaa miettiä läpinäkyvyyttä abstraktimmalla tasolla, mutta aitoa luottamusta rakennetaan vasta, kun ihmisillä on pääsy kaikkeen oman työnkuvan kannalta oleelliseen tietoon. Keskeinen arvolupauksemme on tarjota työssä tarvittavat tiedot yhdestä paikasta.

Tekoälyavusteinen esikatselu vie oikean tiedon ääreen

Ilvessalo sanoo, että hausta hyötyvät kaikki yritykset, joilla on käytössä useita eri järjestelmiä, sillä työntekijöiden ei enää tarvitse muistaa dokumenttien ja työssä tarvittavien tietojen tarkkaa sijaintia. Hakusanoja käyttämällä ne löytyvät hetkessä. Hänen mukaansa sisältöjen esikatselu onnistuu jopa nopeammin kuin Googlessa.

– Tekoälyavusteisen esikatselun ansiosta käyttäjä voi nopeasti hakutuloksia klikkaamalla nähdä, onko hänellä käsissään oikea tieto. Yhdellä napin painalluksella käyttäjä pääsee myös muokkaamaan dokumenttia suoraan sen sijainnissa.

”Tekoälyavusteisen esikatselun ansiosta käyttäjä voi nopeasti hakutuloksia klikkaamalla nähdä, onko hänellä käsissään oikea tieto.”

Ilves Solutionsin verkkosivuilta löytyy Hukkalaskuri, jolla voi arvioida Ilveshaulla vapautuvien työpanosten kustannusta. Mikäli sadan hengen organisaatiossa jokainen työntekijä säästää päivässä viisi minuuttia työaikaa, vapautuvien työpanosten kustannus nousee vuositasolla jo 190 000 euroon.

 

Ilves Solutionsin verkkosivuilta löytyvällä Hukkalaskurilla voi arvioida vapautuvien työpanosten kustannukset. Jos 100 hengen organisaatiossa jokainen työntekijä säästä päivässä 5 minuuttia työaikaa, vapautuvan työpanoksen kustannus on 190 000 euroa.

 

Ilveshaun hyödyt ulottuvat myös hakutoiminnallisuuksien ulkopuolelle. Se muun muassa tehostaa GDPR-tarkastusraportin tekoa.

– Raporttia varten tarvittavat henkilötiedot voidaan hakea nopeasti tunnisteella, jonka jälkeen Ilveshaku tekee raportin sekunneissa. Asiakkaalla se on tunnin kuluttua.

Myös älykkään itsensä johtamisen teema nousee esille Ilvessalon kanssa keskusteltaessa. Hän kertoo Ilveshaun uusimmasta laajennuksesta, jolla työntekijä voi nähdä muun muassa päivittäin tehtyjen toimenpiteiden lukumäärän ja sen, miten luku suhteutuu hänen normaaliin työpäiväänsä. Se avaa tietotyöläisille mahdollisuuden tarkastella työntekoa myös hyvinvoinnin näkökulmasta.

Ilveshaku buustaa Microsoft 365:n käyttöä

Kun asiakas on hyväksynyt palvelusopimuksen, haun käyttöönotto tapahtuu Ilvessalon mukaan tehokkaasti. Aloituspalaverissa sovitaan yhdistettävät tietolähteet ja asennuspäivä. Palvelu voidaan sijoittaa joko yrityksen omille servereille, pilveen tai ostaa SaaS-ratkaisuna. Asennuksen Ilvessalo arvioi vievän puoli työpäivää. Sen jälkeen alkaa kuukauden riskitön kokeilujakso. 

Integraatioita on tehty erityisesti suomalaisyrityksissä laajasti käytettyihin Microsoft 365 -ympäristön sovelluksiin. Esimerkiksi Teamsin omasta hakutoiminnosta Ilveshaku erottautuu tarjoamalla mahdollisuuden myös yksityisviestien etsimiseen. 

 

Ilveshaku integroituu kaikkien Microsoft 365 -sovellusten kanssa.

 

Palvelu on käytössä muun muassa Eversheds Sutherland Finlandilla ja Fondialla. Ilvessalo vakuuttaa, että ajan ollessa rahaa, moni Ilveshakua testannut on jäänyt sille tielleen.

– Käytännössä kaikki palvelua kokeilleet ovat jääneet sen käyttäjiksi. Hyvään vastaanottoon vaikuttaa toki sekin, ettei Ilveshaun käyttöä tarvitse juuri opetella. Jos työntekijä osaa tehdä haun Googlessa, hän osaa käyttää palveluamme.

 

Ilves Solutionsin Ite wiki -profiili

Ilves Solutionsin verkkosivut