Data on voimaa – Ennustava analytiikka auttaa toimimaan nopeammin ja tehokkaammin

Data-analytiikka näyttelee nykypäivänä erittäin tärkeää roolia jokaisessa menestyvässä organisaatiossa. Yksi ajankohtaisimmista puheenaiheista on ennustava analytiikka.

Aiheesta keskustelivat Baswaren analytiikkagurut Kevin Kamau ja Robert Warming, joiden Basware’s Magic of Transparency -tapahtumassa pitämä luento käsitteli data-analytiikan kehitystä ja uusia mahdollisuuksia.

Kamau ja Warming kertovat, että vaikka data on yksi nykypäivän liiketoiminnan kuumista puheenaiheista, ei kyseessä ole uusi keksintö. Datan voi ajatella pyörittävän kaikkea ympärillämme.

– Esimerkiksi ihmiskeho on äärimmäisen monimutkainen järjestelmä, joka koostuu dataa synnyttävistä ja käsittelevistä mekanismeista, Kamau kertoo.

Ihmiset ovat hyödyntäneet dataa jo vuosisatoja, mutta viime vuosikymmenten aikana datankäyttö on tehostunut kiihtyvällä vauhdilla. Työkalut, prosessointiteho ja datan käyttötavat ovat muuttuneet ja kehittyneet.

1980-luvulla yritykset pyörittivät taloushallinnon prosessejaan vielä täysin paperisina. 1990-luvulle siirryttäessä tietokoneet alkoivat yleistyä ja taloushallinnon digitalisaatio käynnistyi.

– 1990-luvulla yritykset alkoivat digitalisoida datan säilytystä ja käyttöä. Digitaaliset tietojärjestelmät alkoivat vallata alaa ja taloushallinnosta tuli entistä tehokkaampaa ja keskitetympää, Kamau kertoo.

Vuosituhannen vaihteen jälkeen yritykset alkoivat integroida toimintaansa uusiin entistä digitaalisempiin toimintamalleihin. Järjestelmät ja prosessit kehittyivät niin, että ne alkoivat tuottaa massiivisia määriä dataa.

Samalla kun syntyvän datan määrä on kasvanut, ovat myös niiden käsittelyyn ja hyödyntämiseen käytetyt työkalut kehittyneet jatkuvasti entistä monipuolisemmiksi ja tehokkaammiksi. 

Samalla kun syntyvän datan määrä on kasvanut, ovat myös niiden käsittelyyn ja hyödyntämiseen käytetyt työkalut kehittyneet jatkuvasti entistä monipuolisemmiksi ja tehokkaammiksi.

Datalta on kysyttävä oikeat kysymykset

Robert Warming kiteyttää, että data on voimaa. Kun tiedät miten lukea ja käyttää dataa, voit suoraan nähdä, mitä yrityksessä on meneillään.

– Juuri se on sitä datan taikaa. Datan avulla saat mahdollisuuden vastata viiteen tärkeimpään kysymykseen: kuka, mikä, milloin, missä ja miksi, Kamau toteaa.

Pelkkä datan kerääminen ei kuitenkaan tee autuaaksi vaan sitä täytyy osata käyttää oikein, kaksikko toteaa. Yritysten on tärkeää osata kysyä datalta oikeat kysymykset, ottaa data hyötykäyttöön älykkäällä tavalla ja rakentaa organisaatioon vahva datakulttuuri. Mutta mitä tarkoittaa vahva datakulttuuri?

Pelkkä datan kerääminen ei kuitenkaan tee autuaaksi, vaan sitä täytyy osata käyttää oikein.

– Organisaatiot joilla on vahva datakulttuuri ymmärtävät ja tiedostavat sen, että data voi joko parantua tai heikentyä ajan myötä. Data luo liiketoimintaan läpinäkyvyyttä. Sen lisäksi se on myös riskienhallinnan muoto, sekä menneitä tapahtumia tarkastellessa että tulevien toimintatapojen suunnittelussa. Yritykset voivat tehdä päätöksiä datasta saatavan tiedon perusteella, Kamau kiteyttää.

Hyvät visualisoinnit saatavilla olevasta datasta ovat ensiarvoisen tärkeitä. Vaikka data olisi kuinka arvokasta, sen hyödyntäminen on vaikeaa jos sitä ei ole visualisoitu selkeästi.

– On totta, että yksi kuva kertoo tuhat sanaa. Raakadata visuaalisesti esitettynä voi täysin muuttaa käyttäjän näkökulman ja ymmärryksen käsiteltävänä olevasta asiasta. Hyvät visualisoinnit auttavat muistamaan, välittämään tietoa kollegoille tai partnereille sekä luomaan läpinäkyvyyttä.

Robert Warming näyttää esimerkin ranskalaisen rakennusinsinööri Charles Joseph Minardin 1800-luvulla laatimasta datavisualisaatiosta, joka näyttää Napoleonin epäonnisen Venäjän sotaretken vaiheet vuosina 1812-1813.

Tunnettu Minardin visualisaatio näyttää Napoleonin epäonnisen sotaretken kaikki vaiheet. – Kuva: Wikimedia Commons

Grafiikka visualisoi koko sotaretken vaiheet alusta loppuun. Siitä näkyy, kuinka armeija eteni kohti Moskovaa ja ruskea palkki kapenee sitä mukaa, kun kuolonuhrien määrä kasvaa. Ohitetut kaupungit on merkitty matkan varrelle. Paluumatka on merkitty mustana viivana, joka kapenee sitä mukaa kun jäljelle jääneet joukot vähenevät Venäjän raakojen talvipakkasien uhreina. Myös tappavan kylmät lämpötilat on merkitty kaavioon.

– Tämä on esimerkki siitä, että datan avulla voidaan tehdä ihmeellisiä asioita. Minardin kaavio antaa kattavan kuvan hyvin monimutkaisesta datasta vain muutamassa sekunnissa. Kun sama data näytetään taulukossa, ei siitä saa läheskään yhtä läpinäkyvää näkökulmaa vuoden 1812 tapahtumiin, Warming selittää.

Ennustava analytiikka avuksi liiketoiminnan kehittämiseen

Nykypäivänä data voi viedä organisaatiot hienoja visualisointeja ja tehokasta analysointia pidemmälle.

– Puhuimme aiemmin siitä, miten datan käyttö on muuttunut. Ennen vanhaan ja nykyäänkin datan käytössä on usein kyse raportoinnista, eli raakadatan muuttamisesta tiedoksi. Raportit vastaavat kysymyksiin kuten “montako toimittajaa meillä on” tai “millaisia voluumeja käsittelimme eilen”. Modernit BI-työkalut pystyvät vastaamaan yhä vaikeampiin kysymyksiin: ei vain siihen mitä tapahtuu, vaan miksi se tapahtuu, Kamau kertoo.

Työkalujen kehitys mahdollistaa ennustusten tekemisen analytiikan avulla. Ennustavaa analytiikkaa voidaan käyttää apuna sen selvittämiseen, mitä tulevaisuudessa tulee todennäköisesti tapahtumaan ja mitä yrityksen kannattaa tehdä.

– Tekoälyalgoritmit tarjoavat ymmärrystä ja tukea päätöksentekoon. Pähkinänkuoressa ennustava analytiikka lyhentää päätöksentekoon kuluvaa aikaa ja työkalut voivat suositella toimenpiteitä reaaliajassa yrityksen dataan perustuen.

Ennustava analytiikka lyhentää päätöksentekoon kuluvaa aikaa ja työkalut voivat suositella toimenpiteitä reaaliajassa yrityksen dataan perustuen.

Kamaun mukaan datan haasteena on se, ettei se itsessään ole älykästä. Monissa organisaatioissa on totuttu seuraamaan “Garbage in, garbage out” -mantraa, jonka mukaan heikkolaatuinen syötetty data tuottaa heikkolaatuisen lopputuloksen. Kamaun mukaan tämä voi usein estää monia hyödyllisiä näkemyksiä syntymästä, kun kaikkea olemassa olevaa dataa ei käytetä hyödyksi.

– Todellisuudessa hyödylliset datapisteet tulevat monen muotoisina ja kokoisina. Moni organisaatio kuitenkin jättää käyttämättä dataa, jonka se kuvittelee olevan epätäydellistä tai virheellistä. Tavoitteena on kuitenkin muuttaa dataa tiedoksi ja löytää siitä trendejä ja eri datapisteiden välisiä suhteita. Erilaisia kvalitatiivisia ja kvantitatiivisia datapisteitä yhdistelemällä tästä tiedosta saa entistä tarkempaa, Kamau kertoo.

Kun prosesseja kehitetään, on tärkeää muistaa kolme prosessien tehokkuuteen vaikuttavaa seikkaa: työkalut, prosessit ja ihmiset. Toimivan organisaation on tunnustettava näiden kolmen osa-alueen väliset suhteet. Työkalujen jalkauttaminen organisaatioon voi joskus kompastua siihen, ettei ihmisiä ja prosesseja ole sopeutettu niihin.

Kamau kertoo tutkimuksesta, jonka mukaan 40 prosenttia taloushallinnon työntekijöistä käyttää viikossa noin 10 tuntia raportointiin. Kun tämän muuttaa keskiverron talousosaston henkilöstön ja palkkojen perusteella rahaksi, tarkoittaa se noin 60 000 euroa vuosittaisia kuluja toistuvien raporttien laatimiseen.

Kaksikko lupaa, että Baswaren asiakkaille nämä kulut jäävät taakse. Yhtiön edistykselliset analytiikkatyökalut siivittävät yritykset kohti uutta taloushallinnon aikakautta.

– Basware Analytics on suunniteltu ja rakennettu tarjoamaan helposti ymmärrettävää ja hyödynnettävää prosessi- ja kulutustietoanalytiikkaa, joka antaa asiakkaillemme syvemmän ymmärryksen heidän liiketoiminnastaan. Analytiikkatyökalujen käyttäjän ei tarvitse olla datatieteilijä, vaan nykypäivänä työkalut mahdollistavat kaikille tärkeiden liiketoimintapäätösten tekemisen datan avustuksella.

Esimerkkinä Kamau ja Warming näyttävät ostovelkojen hallintaan tarkoitetun dashboardin. Yksinkertaisella käyttöliittymällä varustettu dashboard tarjoaa visualisointeja vastauksiksi käyttäjää askarruttaviin kysymyksiin ja suosittelee konkreettisia toimenpiteitä kuhunkin tilanteeseen.

– Hienointa on se, että työkalu antaa suosituksia siitä, mitä alueita liiketoiminnassa pitäisi milloinkin kehittää. Vain muutamassa sekunnissa saan yksinkertaisella kielellä kerrottuja toimintaohjeita, joiden löytäminen olisi ennen voinut viedä tunteja, Kamau hehkuttaa.

Lopuksi Warming ja Kamau kiteyttävät, että data näyttelee erittäin tärkeää roolia jokaisessa menestyvässä organisaatiossa. On muistettava, että data vastaa kysymyksiin joita sille esitetään, ja siksi onkin tärkeää osata esittää oikeat kysymykset.

Data-analytiikan kehittäminen on tänä vuonna agendalla myös Talouden ja digitalisaation tila 2021 -kyselytutkimukseen osallistuneissa suomalaisyrityksissä. Tutustu koosteartikkeliin, jossa kerromme Ite wikin ja Baswaren toteuttaman tutkimuksen tärkeimmistä tuloksista.

Videot Basware’s Magic of Transparency -tapahtuman luennoista ovat katsottavissa Baswaren verkkosivuilla tästä linkistä. Tutustu myös Baswaren Ite wiki-profiiliin, josta löydät tietoa yrityksen taloushallinnon, hankinnan ja analytiikan ratkaisuista.

Kansikuva: Unsplash