Yrityksen strategian uudistaminen tapahtuu johtajien toimesta, ja sen jälkeen muutoksia jalkautetaan vimmaisesti paikoin vastahakoisten työntekijöiden arkeen. Kuulostaako tutulta? 

Strategiatyötä voi toki tehdä toisellakin tapaa. Sen todistaa ohjelmistotalo VALA Groupin mennyt puolivuotinen, jonka aikana yritys loi uuden strategiansa sekä bisnesosaajista että teknisen tiimin tekijöistä koostuvan task forcen juoksuttamana. Nyt VALAn markkinointijohtaja Toni Roschier kertoo, millaisesta kokemuksesta oli kyse.

Yritys oli kunnostautunut koko henkilöstön osallistavassa strategiatyössä aiemminkin, mutta tämänkertainen kierros nosti strategian uudistamisen kokonaan uudelle tasolle.

– Halusimme ottaa askeleen pidemmälle ja saada bisnestiimin ulkopuolista osaamista mukaan strategian ydintiimiin. Näin päädyimme rakentamaan kymmenen hengen task forcen, jonka tehtävänä oli juoksuttaa strategiaprosessi läpi ja varmistaa, että kaikkien VALAn työntekijöiden ääni saadaan kuulumaan. Task force ei kuitenkaan päättänyt strategiaa tai tehnyt sitä yksin, vaan sen rooli on ollut enemmänkin fasilitoiva. 

Reilu valintaprosessi

Task forcen valintaprosessia Roschier kuvailee mielenkiintoiseksi. 

– Liiketoiminnan edustajien valinta meni vaivattomasti. Käytännössä valitsimme ne viisi, jotka halusivat mukaan. Teknisten osaajien valitseminen oli hankalampaa jo pelkästään ihmisten määrän takia.

”Task forcessa piti olla yhtä paljon naisia ja miehiä, henkilöitä eri senioriteettitasoilta ja kompetenssialueilta.”

Roschier sanoo, että valinnassa haluttiin pyrkiä reiluuteen, koska se on yritykselle muutenkin tärkeä arvo. Niinpä toivotulle tiimille asetettiin selvät reunaehdot ennen kuin alettiin edes pohtia sitä, ketkä tehtävään sopisivat. Keskustelutaitojen, positiivisuuden ja kehittämishalun lisäksi Roschier nostaa esiin viisi tärkeää kriteeriä.

– Task forcessa piti olla yhtä paljon naisia ja miehiä, henkilöitä eri senioriteettitasoilta ja kompetenssialueilta, eikä se saanut koostua pelkästään VALA-aktiiveista tai yhteisöjemme vetäjistä. Lisäksi osallistujille piti löytyä luonteva rooli valmiin strategian jatkotyössä ja jalkauttamisessa, hän kertoo.

Roschier uskoo, että lähestymistavalla saatiin valittua sopiva ryhmä mahdollisimman objektiivisesti ja faktaperusteisesti. Samalla tehtyjä valintoja pystyttiin perustelemaan mahdollisimman hyvin kaikille VALAlaisille. 

Kun valinnat oli tehty, task forcen ensimmäinen tehtävä oli strategiakumppanin löytäminen. 

– Päädyimme lopulta kumppaniin, joka ymmärsi kenties parhaiten tarpeemme ja vähän epätavanomaisen lähestymistapamme. 

Myös henkilökemiat painoivat vaakakupissa. Roschierin mielestä olisi ollut ajanhukkaa lähteä rakentamaan strategiaa, mikäli kumppanin ja task forcen välillä juttu ei olisi luistanut tai valittu kumppani ei olisi ymmärtänyt yrityksen kulttuuria.

Etätapaamisia ja työpajoja

Myös task forcen ulkopuolelle jääneet työntekijät pääsivät osallistumaan strategian luontiin. Koko tiimi piti yhteensä seitsemän työpajaa, jotka hoidettiin olosuhteiden pakosta etänä.

– Monissa kokoontumisissa task force esitteli keräämäänsä dataa ja asioihin kysyttiin mielipiteitä ja kommentteja. Muu työpajatyöskentely oli pitkälti pienryhmissä tapahtuvaa keskustelua, jonka antia sitten avattiin koko porukalle. Näiden kaikille yhteisten työpajojen lisäksi meillä oli kahdenkeskisiä keskusteluja ja erilaisia sähköisiä kyselyitä.

Etätyöskentelyn vaikutusten Roschier sanoo olleen odotettuja. Henkilökohtaisesti hän kokee, että strategian uudistamisessa etänä työskentely on haittatekijä. Etänä kommunikoinnin välittömyys ei pääse samalle tasolle kuin kasvokkain.

– Toisaalta positiivisena yllätyksenä tuli se, miten paljon nykypäivän etätyösovellukset mahdollistavat. Pystyimme esimerkiksi täysin vaivattomasti palaveeraamaan ensin koko porukalla ja jakautumaan sen jälkeen useita kertoja pienryhmiin ja takaisin. Pienryhmissä pyöriteltiin esimerkiksi digitaalisia post it -lappuja.

Roschierin mukaan tärkein oppi on ollut se, että koko prosessin läpivientiin kului paljon enemmän aikaa kuin kukaan etukäteen ajatteli. Strategian uudistaminen aloitettiin jo viime vuoden lopulla, ja heinäkuun kolkutellessa ovella työ on viimeistelyä vaille valmis. 

”Yhteisen päämäärän tavoittelu on nyt helpompaa.”

Reilun puolen vuoden aikana task force tapasi strategiakumppanin viisitoista kertaa ja piti kymmeniä pienryhmäpalavereja. 

– Emme osanneet odottaa näin isoa työmäärää, joten task forcen osalta tämä johti lopulta aika kovaan turnausväsymykseen. Nämä tehtävät tulivat kaikille muiden töiden päälle eli luonnollisesti myös henkinen kuormitus oli kova. Hienosti saimme kuitenkin tsempattua homman maaliin.

Äärimmäisen rutistuksen lopputulemana syntynyttä strategiaa Roschier kehuu paremmaksi kuin se koskaan olisi ollut, jos tekemiseen olisi osallistunut vain liiketoiminnan edustajia. Kun koko yrityksen tietotaito saatiin mukaan, syntyi sellainen toimintamalli, jonka takana jokainen mielellään seisoo.

– Kun ihmiset ovat olleet mukana tekemässä strategiaa, kokevat he sen omakseen. Yhteisen päämäärän tavoittelu on nyt helpompaa, Roschier summaa.

 

VALAn Ite wiki profiilista löydät tietoa yrityksen tarjonnoista, referenssit, asiakassuositukset sekä ajankohtaiset bloggaukset.

VALAn verkkosivut 

Kuva: VALA/Toni Roschier