Julkiset tietojärjestelmähankinnat muodostavat merkittävän osan julkishallinnon vuosittaisista menoista. Digitalisaatio on erittäin ajankohtainen kehityskulku. Siksi tietojärjestelmähankinnoilla on suuri yhteiskunnallinen merkitys, kertoo digitaalisen viestinnän ja liiketoiminnan asiantuntijayritys North Patrol.

Yhtiö on julkaissut laajan data-analyysin julkisten tietojärjestelmien kilpailutuksista vuonna 2020.

Selvitys tehtiin rakentamalla tietokanta julkisen HILMA-palvelun rajapintojen avulla ja jalostamalla ja suodattamalla sen tietoja yrityksen asiantuntijoiden johdolla. Analyysin kohteena oli 474 tietojärjestelmiin kohdistuvaa hankintailmoitusta, joista 62 prosenttia ylitti EU-laajuisten hankintojen kynnysarvon.

North Patrolin mukaan kyseessä on ensimmäinen julkiseen dataan pohjautuva analyysi julkisista tietojärjestelmähankinnoista Suomessa.

Tietojärjestelmähankinnoilla on huomattava yhteiskunnallinen merkitys.

Kilpailutuksissa ostettiin pääosin räätälöityjä toteutuksia ja asiakaskohtaista käyttöönottoa

North Patrol luokitteli hankinnat neljään eri kategoriaan. Ne ovat suuruusjärjestyksessä räätälöity asiakaskohtainen toteutus (38 %), tuotteen asiakaskohtainen käyttöönotto (35 %),  valmis SaaS-palvelu (21 %) ja lisensoitava valmisohjelmisto (2 %).

Lisensoitavien valmisohjelmistojen osuus on hyvin pieni. Syynä tähän ei North Patrolin mukaan ole se, etteikö valmisohjelmistoja hankittaisi, vaan lisenssit ostetaan osana laajempia sopimuksia tai niiden jatkokaudet suorahankitaan ilman kilpailutuksia.

Julkishallinto on merkittävä räätälöityjen toteutuksien ostaja Suomessa. Räätälöidyt asiakaskohtaiset toteutukset (38 %) olivat hankintoja, joissa lopputuloksena on hyvin asiakaskohtainen toteutus joka ei rakennu minkään yksittäisen teknologiaratkaisun päälle. Niissäkin saatetaan kuitenkin käyttää kokonaisuuden osina valmistuotteita, kuten tietokantoja. Räätälöidyiksi toteutuksiksi luokiteltiin myös johonkin laajaan ja heterogeeniseen teknologiaympäristöön, kuten AWS:aan tai Azureen, nojaavat toteutukset sekä räätälöityjen hankkeiden tekemiseen tarvittaviin henkilöresursseihin tähtäävät puitesopimukset.

Tuotteen asiakaskohtainen käyttöönotto (35 %) kuvaa hankintoja, joiden tavoitteena on jonkun valmistuotemaisen teknologiaratkaisun käyttöönotto organisaatiossa.

Valmiiden SaaS-ratkaisujen suuri osuus (21 %) kilpailutuksista yllätti selvityksen tekijät. Julkishallinnossa on North Patrolin mukaan tehty perinteisesti paljon räätälöityjä toteutuksia, ja valmiiden tuotteiden soveltuvuutta on pidetty huonona. SaaS-tuotteiden suosio on voinut nousta siksi, että niiden markkinat ovat kehittyneet, tai pienemmät hankintayksiköt ovat sopeuttaneet omia prosessejaan paremmin valmiille tuotteille sopiviksi.

Hankittavan työn luonteesta 94 % oli toteutustyötä ja vain 3 % suunnittelutyötä. Hankintayksiköt siis erittäin harvoin kilpailuttavat erikseen tietojärjestelmähankkeiden suunnittelu- ja valmistelutyötä. Sen sijaan ylivoimainen enemmistö kilpailutuksista sisältää myös toteutustyön.

Hankinnan tavoitteena useimmiten projektin tai käyttöönoton ostaminen

Ylivoimaisesti suurin hankinnan tavoite selvityksessä oli projektin tai käyttöönoton ostaminen (73 %). Muita tavoitteita olivat lisenssien ja käyttöoikeuksien ostaminen (11 %), henkilöresurssien ostaminen (8 %) ja ylläpitopalveluiden ostaminen (8 %).

Viime vuosina julkishallinnossa on yleistynyt henkilöresurssien ostaminen omaan työnjohtoon.

Käyttöönoton ostamisen suuri osuus hankinnoista oli selvityksen tekijöille yllättävää, koska viime vuosina julkishallinnossa on yleistynyt henkilöresurssien ostaminen omaan työnjohtoon. Tämä ei kuitenkaan näy selvityksessä. Syy sille on henkilöresurssisopimusten suuruus. Ne ovat useiden miljoonien eurojen hankintoja, joita ei tehdä kovinkaan usein.

Useimpien julkishallinnon yksiköiden tietojärjestelmäkilpailutusten tavoitteena on toteuttaa räätälöity ohjelmisto projektimaisen toimituksen muodossa tai hankkia ohjelmiston käyttöönottoprojekti, joka voi sisältää myös räätälöityä ohjelmistokehitystä ohjelmiston käyttöönoton rinnalla.

18 % kilpailutuksista ratkaistaan hinnan perusteella

Hinnalla on suuri merkitys julkisten tietojärjestelmäkilpailutusten ratkaisussa. Hintaa painottivat ratkaisumenetelmänä 18 % kilpailutuksista, hintaa ja laatua 82 %. Pelkästään hinnalla ratkaistavia kilpailutuksia oli kaikissa kategorioissa.

Kaikkien hankintojen arvoja ei ole pakko ilmoittaa, ja siksi tietoa kilpailutusten hinnoista ei ole koko aineiston osalta saatavilla. Huomattava osa ilmoituksen tehneistä on miljoonaluokan hankintoja, joiden North Patrol arvelee edustavan hintaskaalan yläreunaa.

Tulevaisuuden trendinä SaaS-palveluiden kasvu?

Selvityksen tekijät näkevät yhtenä todennäköisenä kehityskulkuna SaaS-palveluiden suosion kasvun myös julkishallinnossa, markkinoiden yleisten trendien mukaisesti. Myös teknologian esivalinnan arvellaan yleistyvän niin, että jatkossa yhä useammassa kilpailutuksissa on nimetty teknologia, joka perustuu aiemmin tehtyyn esiselvitykseen tai pilottitestijaksoon.

Henkilöresurssien ostamisen arveltiin kasvavan edelleen, sillä sitä on helppo kilpailuttaa ja se antaa mahdollisuuden lykätä hankkeen tarkempaa valmistelua kilpailutuksen jälkeiseen aikaan. North Patrolin mukaan tässä datassa esiintyneet kilpailutukset olivat hyvin rekrytoinnin kaltaista asiantuntijoiden hankkimista oman organisaation työnjohtoon, ja usein sisälsivät sekä suunnittelua että toteutusta.

Tutustu koko selvitykseen tästä: North Patrol / Web-ostajan opas

 

Lue myös