Kun yrityksen toiminnanohjaus- ja taloushallinnon järjestelmä integroituvat toisiinsa, ostoprosessin hallinta tehostuu huomattavasti.

Tuotteiden jälleenmyynnille nojaavan yrityksen toiminnalle toimivat ostokanavat ja -prosessit ovat elinehto. Mitä suurempi tuotevalikoima ja enemmän toimittajia, sitä tarkemmin täytyy myös seurata varaston tilannetta ja varmistaa, että minkään tuotteen kohdalla ei joutuisi myymään eioota asiakkaalle. Nimikemäärän kasvaessa kasvaa myös tarve vertailla, että ostotilaukset ja -laskut varmasti stemmaavat.

Ostoprosessin hallintaan on onneksi tarjolla käteviä työkaluja: kun yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä sekä kirjanpitäjän käyttämä taloushallinnon järjestelmä integroituvat toisiinsa, myös roolijaosta on helppo sopia.

Kun kaikki ostoja hoitavat työntekijät pääsevät täydentämään samalle toimittajalle lähtevää ostotilausta, vältytään päällekkäisiltä tilauksilta ja usein myös isolta määrältä ylimääräistä työtä.

Liikkeen tiskillä tuotteen saatavuutta kyselevän asiakkaan näkökulmasta tärkeintä on tietysti se, että kun ostotilaukset kulkevat samassa järjestelmässä jossa myynnit lyödään kassaan, kassahenkilö osaa heti kertoa onko tuotetta jo tilattu varastoon ja milloin täydennyksen pitäisi tulla.

Hyvässä järjestelmässä automatiikka helpottaa niin varaston tilanteen seurantaa, tilausten tekoa kuin ostolaskujen tarkastamista ja maksuun siirtoa. Varsinkin maahantuontiyritykset, tukkukaupat ja usean toimipisteen yritykset voivat automatiikan avulla saada merkittävää helpotusta ostojen hallintaan. Mieti, miten yrityksesi ostoprosessi hoidetaan nyt - voisitko tehostaa ostojen hallintaa jollain seuraavilla ominaisuuksilla?

1. Hälytysrajat ja tilausajoautomaatti hoitavat varaston seurannan puolestasi

Hälytysraja on kätevä ominaisuus, jos yrityksesi myynti on ennakoitavaa ja haluat pitää varaston tilan stabiilina: yksi klikkaus lisää ostotilaukselle kaikki tuotteet, joiden saldo on laskenut niille määritellyn hälytysrajan eli minimisaldon alle. Tilausajoautomaatti tarjoaa ostojen hallintaan vielä monipuolisemmat ja älykkäämmät työkalut: automaattiin voidaan määrittää esimerkiksi seurattava myyntijakso ja toivottu riittävyys, jolloin automaatti osaa reagoida menekin muutoksiin ja tehdä uuden tilauksen toteutuman perusteella. Automatiikan ansiosta tilauksilta ei unohdu tuotteita ja ostotilaukset voi lähettää toimittajille suoraan järjestelmästä.

2. Kirjaa ostotilauksen ja saapuneen lähetyksen väliset erot heti järjestelmään ja lähetä samalla reklamaatio

Kun lähetys saapuu toimittajalta, toimituksesta saattaa joskus puuttua tuotteita tai niissä on muita eroja verrattuna tilattuun tai siihen, mitä toimittaja tilaus- tai toimitusvahvistuksessa on ilmoittanut. Kun järjestelmässä on aukoton täsmäytystyökalu, voit heti tilausta hyllyttäessä vertailla sitä ostotilaukseen ja mukana tulleeseen lähetteeseen. Reklamaation voi tarvittaessa lähettää suoraan järjestelmästä, eikä tehokkaan hyllytystoiminnon merkitystä virtaviivaisen ostoprosessin kannalta kannata aliarvioida!

3. Integraatio taloushallinnon järjestelmään tehostaa ostolaskujen täsmäyttämistä

Jos toiminnanohjausjärjestelmäsi integroituu käyttämääsi taloushallinnon ohjelmistoon, toimittajilta tulleet ostolaskut voidaan automaattisesti kopioida toiminnanohjausjärjestelmään täsmäytettäviksi. Näin pystyt tarkistamaan lähete- ja rivikohtaisesti, että toimittaja on laskuttanut juuri sen verran kuin on sovittu. Jos päätät hyväksyä ostotilauksesta poikkeavat hinnat (vaikkapa tilanteessa, jossa ostolaskulle on myös lisätty rahtikuluja), nykyaikainen työkalu osaa päivittää jo varastoon vastaanotetuille tuotteille takautuvasti oikean arvon. Näin ostohinnat ja katetiedot pitävät aina kutinsa.

Taloushallinnon järjestelmän ja toiminnanohjausjärjestelmän välisestä integraatiosta on tietysti myös muuta hyötyä. Kurkkaa vaikkapa blogimme Miten selvitä hengissä reskontran hoidosta?

4. Ostolaskun automaattinen hyväksyntä ja maksulupa vähentää hallinnollisia tehtäviä entisestään

Jos ostolaskujen määrä on suuri ja heitot ostotilausten ja -laskujen välillä yleensä pieniä, ei jokaista ostolaskua kannata välttämättä tarkistaa manuaalisesti. Monipuolisessa järjestelmässä on mahdollista määritellä automaattisen hyväksynnän virhemarginaali (sanotaan vaikka 2 % tai sen alle). Jos ostolaskun ja ostotilauksen välinen ero mahtuu virhemarginaalin sisälle, järjestelmä hyväksyy ostolaskun automaattisesti ja antaa sille maksuluvan. Tieto maksuluvasta siirtyy integraation yli taloushallinnon järjestelmään, jossa ostolasku on helppo klikata maksuun!

Bonusvinkki: Ulkomaanostot kannattaa tehdä suoraan toimittajan käyttämällä valuutalla

Jos yrityksesi tekee paljon ostoja euroalueen ulkopuolelta, arkea helpottaa huomattavasti jos järjestelmä käyttää päivän valuuttakurssia ja toimittajille voi lisätä tiedon tämän käyttämästä valuutasta. Minimoi valuuttakurssieroista johtuva jatkuva reskontran viilaus!