Monimutkaistuvassa maailmassa toiminnanohjausjärjestelmä auttaa jäsentämään asioita ja luo pohjaa tehokkaalle ja asiakasystävälliselle toiminnalle.

Tilastokeskus julkaisee vuosittain kattavan tilaston yritysten tietotekniikan käytöstä. Tilastoa on tehty vuodesta 2002 alkaen. Alussa tilasto kertoi ainoastaan sen, kuinka suurella osalla yrityksistä oli verkkosivut. Tutkimukseen on tullut vuosien varrella merkittävä määrä uusia ulottuvuuksia ajan ja työvälineiden muuttuessa.

Toiminnanohjausjärjestelmän löytymistä yrityksestä mitattiin ensimmäisen kerran vuonna 2008. Tuolloin toiminnanohjausjärjestelmä löytyi kaikkiaan 11 prosentilta yrityksistä. Suurissa yli 100 henkeä työllistävissä yrityksissä luku oli jo tuolloin 59 %, kun taas 10—19 henkeä työllistävissä vain 7 prosenttia.

Yrityksistä 57 % käyttää toiminnanohjausta

Tämän jälkeen luku on kasvanut nopeasti ja tasaisesti. Tultaessa 15 vuotta eteenpäin vuoteen 2023 luku kaikkien yritysten osalta on jo 57 %, eli käytännössä saman verran kuin suurilla yrityksillä vuonna 2008. Isojen, yli 100 henkeä työllistävien yritysten osalta luku puolestaan on kasvanut 91 prosenttiin, ja 10-19 hengen yrityksissäkin luku on jo 43 prosenttia.

Mittaushistorian aikana ei ole kertaakaan käynyt niin, että luvut olisivat laskeneet edellisestä tutkimuksesta. On perusteltua olettaa, että sama suunta jatkuu. 

Vuonna 2008 toiminnanohjausjärjestelmät kieltämättä miellettiin isojen yritysten työkaluiksi. Edelleen toiminnanohjausjärjestelmistä puhuttaessa monelle tulee mieleen SAP tai jokin muu massiivinen järjestelmä, jonka hankkiminen on käytännössä pienten yritysten ulottumattomissa.

Ajan hengessä kysyin ChatGPT:ltä, miksi pienen yrityksen kannattaisi ottaa käyttöön toiminnanohjausjärjestelmä? Olisin varmasti saanut kattavammankin vastauksen, mutta pyysin vastausta mahdollisimman lyhyesti. Vastaukseksi sain seuraavaa:

”Toiminnanohjausjärjestelmä voi hyödyttää pientä yritystä tehostamalla prosesseja, parantamalla tiedonkulkua eri osastojen välillä, tarjoamalla paremman näkyvyyden liiketoiminnan suorituskykyyn ja vähentämällä manuaalisten työvaiheiden tarvetta. Kokonaisuutena se voi parantaa tehokkuutta, asiakaspalvelua ja päätöksentekoa, mikä auttaa pieniä yrityksiä menestymään kilpailluilla markkinoilla.”

Vaikka varmasti itse olisin muotoillut saman hieman toisin, olisi sisältö samankaltainen. Lopulta pienten yritysten haasteet ovat ihan samoja kuin suurilla yrityksillä, mittakaava vain on pienempi.

Miksi yhä useampi pienempi yritys päätyy toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon?

Toiminnanohjaus ei ole mystistä. Sen tarkoitus on varmistaa, että kaikilla liiketoimintatapahtumilla on alku ja loppu, ja ne etenevät tavalla, jossa ennustettavuus vähentää hukkaa.

Tiedän edelleen monen pienemmän yrityksen päättäjän ajattelevan, että toiminnanohjausjärjestelmä on raskas käyttää. Yleinen argumentti onkin: ”ei toimi meillä”. Uskon kuitenkin, että jatkuvasti kasvava joukko, joka käyttää toiminnanohjausta pienemmissäkin yrityksissä, ei voi olla tässä asiassa täysin väärässä.

Kehitykseen on varmasti monta syytä. Keskeisin syy saattaa olla lähes alalla kuin alalla koveneva kilpailu ja sitä kautta kasvava tarve saada mahdollisimman reaaliaikaista dataa omasta toiminnasta.

Toinen puolestaan voi hyvinkin olla se tosiasia, että monessa liiketoiminnassa on oltava yhä enemmän läsnä siinä kanavassa, josta asiakkaasi haluavat tuotteen ostaa.

Siinä missä kivijalkamyymälässä epäluotettavasta varastosaldosta voi selvitä puhumalla, verkkokaupassa tilanne muuttuu vakavammaksi.

Jokainen väärä varastosaldo asiakkaalle päätyneessä tilauksessa on todennäköinen asiakaspettymys. Monimutkaistuvassa maailmassa toiminnanohjausjärjestelmä auttaa jäsentämään asioita ja luo pohjaa tehokkaalle ja asiakasystävälliselle toiminnalle.

Miten Tehden voi olla avuksi kaupan alan yrityksen liiketoiminnalle?

Yksi keskeinen syy kehitykseen on varmasti myös se, että toiminnanohjausjärjestelmiä on ryhdytty kehittämään eri tarpeisiin. Siinä missä aikanaan samaa ERP-tuotetta yritettiin työntää joka toimialalle, nykyisin tarjontaa löytyy laajasti eri toimialojen tarpeet huomioiden. Tästä Tehden on hyvä esimerkki. Olemme erikoistuneet kaupan toimialalle ja kehittyneet yhdessä kaupan alan asiakkaidemme kanssa. Niinpä myös toimintomme ovat sellaisia, että ne palvelevat kaupan alan yrityksiä, emmekä esimerkiksi yritä tarjota palveluamme valmistavalle teollisuudelle.

Referensseistämme löydät merkittävän määrän yrityksiä, jotka ovat Tehdenin käyttöönottamalla kehittäneet omaa toimintaansa ja saaneet merkittäviä hyötyjä esimerkiksi varastonhallinnassa, tilaus-toimitus-ketjussa tai raportointitarpeissa.

Kerromme sinulle mielellämme lisää siitä, miten sinun yrityksesi voisi hyötyä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta ja käytöstä. Emme väitä, että se onnistuisi ilman työtä, mutta anna meidän vakuuttaa sinut siitä, että se voi olla yllättävän helppoa odotuksiin nähden.

Lisää tilastokeskuksen tutkimuksista voit lukea halutessasi esimerkiksi täältä.