HiQ rakensi Rettalle asuntovuokrauksen verkkokaupan, jossa asunto voidaan vuokrata kellon ympäri, jopa viidessä minuutissa. Automaattisen vuokrausprosessin mahdollistaa muun muassa tunnistautumisen yhteydessä tapahtuva luottotietojen tarkastus. 

Retta (ent. Realia) on Pohjoismaiden suurin asuntojen, kiinteistöjen ja toimitilojen välitykseen sekä hallintaan erikoistunut asiantuntijapalvelukonserni. Yhdessä HiQ:n kanssa yritys automatisoi hallinnoimiensa asuntojen vuokrausprosessin tarjotakseen hakijoille paikkariippumattoman, ympärivuorokautisen ja nopean asunnonvuokrauksen.

Tavoite 

Retta halusi tarjota modernin verkkovuokrauspalvelun asiakkailleen, joita ovat muun muassa asuntorahastot ja institutionaaliset sijoittajat. Täysin automatisoitu, jopa viidessä minuutissa toimiva vuokrausprosessi voidaan hoitaa kellon ympäri – kotisohvalta käsin. Rettan asiakkaat hyötyvät maksimaalisesta vuokratuotosta, kun uusi vuokralainen on mahdollista löytää nopeasti, eivätkä asunnot jää tyhjilleen. Samalla Rettan manuaalinen työ vuokrausprosessissa vähenee, ja asiointi on vuokralaiselle houkuttelevan helppoa.

Vuonna 2021 Retta lähestyi HiQ:ta ja Lamiaa erikseen kilpailutuksessa, jossa haettiin toimittajaa prosessien palvelumuotoiluun ja taustajärjestelmien suunnitteluun. Yritykset päättivät yhdistää voimansa ja kasata yhteisen tiimin projektiin parhaiten sopivista ammattilaisista. Projekti oli ensimmäinen HiQ:n ja Lamian yhteistyön näyte, joka toteutettiin ennen yritysten yhdistymistä.

Seuraavassa kilpailutuksessa aikana vuoden 2022 HiQ ja Lamia valittiin myös toteuttamaan palvelun frontend-puoli, osa integraatioista sekä muun muassa frontissa tapahtuvat tunnistautumiset. Backendin D365-osiosta vastasi Twoday.

“HiQ ja Lamia vakuuttivat toimialaosaamisellaan ja olivat rehellisiä sen suhteen, mitä tämä projekti meiltä vaatii. Tavatessamme tiimin huomasimme heti, kuinka sujuvaa ja mukavaa ammattilaisten kanssa toimiminen onkaan. He ymmärsivät liiketoimintatarpeemme, osasivat kertoa, mitä pitää tehdä ja lopulta tekivät sen. Olen erittäin tyytyväinen lopputulokseen ja HiQ:n rooliin sen teossa”, kuvailee Retta Managementin Development Director, Paavo Karlin.

Ratkaisu 

Palvelumuotoiluvaiheessa tunnistettiin yleisiä vuokra-asunnon löytämiseen ja vuokrasopimuksen solmimiseen liittyviä kipukohtia. Vuokralaiselle hakemuksen laatiminen, asian etenemisen seuranta, asuntonäytön sopiminen sekä viestintä välittäjän kanssa on pahimmillaan työlästä ja stressaavaa. Lisäksi Rettan omiin toimintoihin sekä vuokra-asunnon omistajien tarpeisiin löydettiin palvelumuotoilun avulla aiempaa suoraviivaisempia toteutustapoja. Rettan verkkovuokrauspalvelusta haluttiin tehdä äärimmäisen helppokäyttöinen, jotta se houkuttelisi asunnonhakijoita, mahdollistaisi asunnon vuokraamisen kellon ympäri ja vähentäisi Rettan manuaalista työtä.

“Hankkeessa tärkeintä oli teknisen arkkitehtuurin ja toteutuksen yhdistäminen käyttäjäkokemukseen. HiQ oli yksi harvoja kilpailutukseen osallistuneista toimijoista, joka tajusi, että emme ole luomassa ikiliikkujaa, vaikka automatisointia tehdäänkin. Hakijakokemuksen ohella oli tärkeää ymmärtää, miten palvelu toimii meidän työntekijöillemme”, kertoo Karlin.

Ratkaisu toteutettiin headless-arkkitehtuurilla, Azuren pilvipalveluna, johon yhdistyy Microsoft Dynamics 365:lla rakennettu backend sekä monikielinen Contentful-sisällönhallinta ja Google-analytiikka. Frontend-puoli on rakennettu käyttäen Node.js:ää ja Reactia. Kokonaisuus on rakennettu puhtaasti Rettaa varten uusimmilla teknologioilla, joita on helppo ylläpitää ja kehittää. Yhdistelemällä staattisen sivuston ja dynaamisen sovelluksen parhaita puolia luotiin hakukoneoptimoitu, nopea, responsiivinen ja käyttäjäystävällinen verkkosivusto. Lisäksi integraatiot asiakastietoon ovat merkittävässä roolissa, jotta hakijan luottotiedot voidaan tarkastaa tunnistautumisen yhteydessä.

Palvelun tekninen suunnittelu aloitettiin yhtä aikaa palvelumuotoiluvaiheen kanssa, jotta arkkitehtuurin suunnitteluun saatiin tarpeeksi aikaa ja varmistettiin kaikkien ratkaisujen toimivuus sekä sujuva yhteistyö eri toimittajien välillä.

Palvelusta rakennettiin interaktiivinen prototyyppi, jotta jo suunnitteluvaiheessa päästiin kokeilemaan, miten palvelu toimii. Keräämällä palautetta potentiaalisilta käyttäjiltä voitiin tunnistaa mahdollisia haasteita jo varhaisessa vaiheessa sekä hioa käyttäjäkokemusta. Prototyyppi oli myös merkittävä myynnin työkalu, jonka avulla päästiin demonstroimaan tulevaa palvelua Rettan asiakkaille jo varhaisessa vaiheessa. Palvelun lopullisessa käyttöliittymässä korostuu yksinkertaisuus – hakijalta ei kysytä tietoja, joita ei välttämättä tarvita.

“Palvelumuotoiluvaiheessa tunnistimme relevantit tiedot, jotka aidosti tarvitsemme. Esimerkiksi meidän ei tarvitse tietää, mistä osoitteesta vuokralainen on muuttamassa ja pienillä yksityiskohdilla saamme palvelusta simppelin ja miellyttävän käyttää”, Karlin hymyilee.

Kun hakija löytää Rettan hallinnoiman asunnon esimerkiksi Oikotieltä, hän siirtyy tutustumaan kohteen lisätietoihin ja kuviin. Teksti esitetään helposti silmäiltävässä muodossa ja kärkeen on valittu seikat, jotka kiinnostavat vuokra-asujaa eniten: esimerkiksi asunnon varustelutaso, kuten pyykin- tai astianpesukone.

Seuraavaksi kiinnostunut hakija siirtyy vahvaan tunnistautumiseen, jossa luottotiedot tarkastetaan sekunneissa. Palveluun voidaan lisätä myös yhteishakija. Jos tarkastus menee läpi, pääsee hakija vuokraamaan asunnon ja valitsemaan sopimustyypin: määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva. Visuaalisesta kalenterinäkymästä valitaan sopiva muuttopäivä. Halutessaan hakija voi sopia asuntonäytön, mikä ei kuitenkaan ole valtaosalle hakijoista ole relevanttia tai logistisesti mahdollista.

Palvelu luo sopimuksen allekirjoitettavaksi digitaalisesti ja antaa vaihtoehdot lisäpalveluista, kuten autopaikasta. Jatkossa Rettalla on mahdollisuus liittää palveluun muita lisäpalveluita, kuten muuttopalvelu tai avainkuriiri, jolloin vuokralaiskokemus paranee entisestään. Allekirjoitettu vuokrasopimus lähetetään sähköpostiin, jossa vuokralainen saa myös lisätietoja uuteen kotiin muuttamisesta. Sopimuksella on kolmen vuorokauden purkamisaika.

Tulokset

Tammikuussa 2023 lanseerattu verkkovuokrauspalvelu toimii nyt valtakunnallisesti. Projekti oli onnistunut niin Rettan asiakkaiden, vuokralaisten kuin tekijätiimin näkökulmasta. HiQ:n projektipäällikkö Krista Viita-aho kehuu Rettan aktiivista ennakkovalmistelua ja osallistumista, jotka mahdollistivat tavoitteiden saavuttamisen.

“Rettalla ymmärrettiin alusta asti, mitä ollaan tekemässä. Saimme selkeästi kuvatut speksit, joiden pohjalta meidän oli sujuvaa rakentaa tekninen toteutus. Yhteistyö oli luontevaa ja pallottelimme monia asioita asiakkaan ja tiimin kesken yhdessä.”

Rettan verkkovuokrauspalvelussa yhdistyy moderni IT-arkkitehtuuri ja ensiluokkainen käyttöliittymäsuunnittelu, joka tekee vuokrausprosessista mahdollisimman sujuvaa. Vuokralaisista moni on arvioinut, etteivät he parantaisi siinä mitään. Palvelusta saatu yleisarvosana on 9,3/10. Vuokralaisista 15–20% arvioi, että asunto olisi jäänyt vuokraamatta ilman verkkovuokrauksen mahdollisuutta.

“Asunnon verkkovuokraus sopii kiireiselle, työssäkäyvälle ihmiselle. Näemmekin tilastoista, että vuokrauksia tehdään paljon kello kymmenen ja kahdentoista välillä ilta-aikaan. Nuoret aikuiset korostuvat vuokralaisprofiilissamme, mutta mukana on myös hyvätuloisia keski-ikäisiä ja vanhempia hakijoita”, Karlin kertoo.