Laskutus omana järjestelmäkokonaisuutenaan

Uudessa ratkaisussa on tehty arkkitehtuurinen muutos, kun laskutusjärjestelmä on eriytetty perusjärjestelmästä omaksi tietokannakseen.

”Nyt päivitykset on helppo toteuttaa, kun ne tehdään vain laskutusmoduuliin eikä potilastietojärjestelmään tarvitse koskea. Ja kun tehdään laskutusajoja, ei syödä potilastietojärjestelmän resursseja”, kiittää tietohallintopäällikkö Mika Salomäki.

Uudessa laskutusratkaisussa lähtökohtana on ollut myös laajempi alueellinen käytettävyys. Järjestelmän sisällä voi olla rinnakkaisia laskutusalueita, mikä mahdollistaa alueellisen näkökulman kertymiin ja asiakkaan laskutuksen tilanteeseen sekä esimerkiksi erva-alueen asiakasrekisterin hyödyntämisen.

Peruskäyttäjän peikosta työn nopeuttajaksi

Laskutusratkaisu helpottaa hoitohenkilökunnan työtä keräämällä laskutustiedot hoidollisista ja hallinnollisista tiedoista laskutettaviksi palveluiksi. Asiakas- ja kuntatuotteiden automaattisen haun avulla ohjelma löytää oikeat tuotteet perusterveydenhuollon puolella 99 % tarkkuudella. Erikoissairaanhoidossa pystytään kohdentamaan tuotteet entistä paremmin, jolloin valintalistojen kautta etsiminen jää pois.

”Aiemmin lääkäreiden täytyi itse ottaa kantaa kuntatuotteeseen, kun käynnin yhteenveto ei mennyt kiinni ennen tuotteen valintaa. Pitkästä listasta tuli helposti tehtyä virhevalintoja, mikä aiheutti jälkikäteen aikaa vievää selvitystyötä. Nyt kullakin suorituspaikalla on vain oman yksikön tuotteet valinnoissa ja perusterveydenhuollossa järjestelmä antaa oikeat tuotteet kirjausten perusteella”, kuvailee laskutuspäällikkö Anneli Honkanen.

Oletustuotteiden määritys on iso työ, mutta kun se on tehty hyvin, muuttuu laskutus yksinkertaiseksi. Se on myös helppo kouluttaa henkilökunnalle.

”Uusi laskutusratkaisu helpottaa peruskäyttäjien työtä. Laskutus ei ole lisäpeikko ja vaan se tulee siellä taustalla huomaamatta,” Honkanen toteaa.

Laskuttajan oma työkalu

Laskutusjärjestelmän käyttö on aiempaa monipuolisempaa, kun käytettävyys on suunniteltu laskuttajan näkökulmasta. Esimerkiksi oikeellisuustarkistuksia voi tehdä monella eri tavalla. Lisäksi järjestelmä ohjaa työprosessia laskutustapahtumien käsittelystä aina reskontrasiirtoon saakka.

”Meillä on varsinkin loma-aikaan pieni miehitys laskutuksessa, mutta uskon, että nyt yksinkertaisemman laskutusprosessin myötä resurssit saadaan riittämään paremmin”, Honkanen sanoo.

Myös virheiden korjaus on eriytetyssä järjestelmässä entistä helpompaa.

”Ennen jos esimerkiksi sisäänkirjauspäivä oli väärin peruskirjauksessa, piti ensin purkaa laskut auki ja tehdä päivämääräkorjaukset ja sitten laskuttaa kaikki uudelleen. Nyt potilastietojärjestelmä ja laskutus toimivat omaan tahtiin ja virheelliset kirjaukset voidaan korjata ilman hyvityslaskuja.”

Käyttöönottokumppanuus

Uutta ratkaisua on kehitetty asiakasryhmän ideoiden ja ehdotusten pohjalta. Järjestelmän käyttöönottopilotiksi valikoitui Itä-Savon sairaanhoitopiiri.

”Tiesimme, että pilottina toimiminen tuo omia haasteitaan. Näimme kuitenkin uuden järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet. Käyttöönotto teetti henkilöstölle töitä, mutta nyt olemme ensimmäisinä hyödyntämässä uuden järjestelmän etuja – jokainen viikko on plussaa”, sanoo Salomäki.

Käyttöönottoprojektia kuvasi läheinen kumppanuus ja yhdessä tekemisen meininki. Projektitiimissä olivat mukana pitkän linjan ammattilaiset, joilta saatiin uutta näkemystä tuotteen kehittämiseen.

”Tämä on ollut tiivistä, hyvin toimivaa yhteistyötä. Tiedon testaajia on esimerkiksi ollut täällä paikan päällä. Näin on saatu suora yhteys tekijöihin ja on voitu heti näyttää, miten haluamme jonkin toiminnon menevän. Tällainen jalkautuminen on lisännyt molemminpuolista oppimista”, toteaa Honkanen.

”Käyttöönottoon varauduttiin hyvällä miehityksellä, mutta kaikki meni aikataulussa ongelmitta”, kiittää puolestaan Salomäki.

Teksti: Mari Karjalainen
Kuva: Pasi Hyvönen