Henkilöstö: 13 työntekijää

Sijainti: toimistot Sandefjordissa ja Sandnesissa, Norjassa

Tarjottavat palvelut: kirjanpito, yritysten rekisteröinti, palkanlaskenta, veroneuvonta. 

Aloitti TaxDomen käytön: 16. joulukuuta 2022

Kasvutilastot: Lisännyt 20 uutta asiakasta viime vuoden aikana

____________________________

Tutustu Ekaterina Verulidzeen, norjalaisen BHR Finans & Regnskap -tilitoimistoyrityksen toimitusjohtajaan. BHR Finans & Regnskap AS:llä on toimistot sekä Sandefjordissa että Sandnesissa. Se on 13 työntekijän yritys, joka tarjoaa monipuolisia taloushallintopalveluita noin 250 asiakkaalle eri toimialoilla, kuten rakennus-, kuljetus- ja merenkulkualalla.

BHR Finans & Regnskap AS tarjoaa laajan kirjon taloushallintopalveluita aina kirjanpidosta ja palkanlaskennasta tilinpäätökseen asti. Lisäksi tilitoimisto avustaa kansainvälisiä yritysasiakkaita rekisteröitymisessä Norjan verohallintoon ja heidän työntekijöitään vaadittavissa paperitöissä.

EU:n äskettäin antamien rahanpesun vastaisten direktiivien myötä Norja on päivittänyt rahanpesua koskevaa lainsäädäntöään, mikä sisältää tiukempia vaatimuksia asiakkaan tuntemiselle ja liiketoimien seulonnalle.

Varmistaakseen, että yrityksellä on vahvat valmiudet auttaa asiakkaita noudattamaan näitä uusia vaatimuksia, BHR Finans & Regnskap etsi ratkaisua prosessien selkeyttämiseksi ja organisoimiseksi.

Kuulemme nyt Ekaterina Verulidzelta, miten TaxDome auttoi BHR Finans & Regnskapia saavuttamaan tämän tavoitteen.

Haaste

Manuaalinen, monivaiheinen asiakkaan haltuunotto

Asiakkaan tunnistamisesta, tietojen keräämisestä, tervetuloviestinnästä sopimusten vahvistamiseen kaikki tehtiin manuaalisesti useissa eri järjestelmissä. Ekaterina kuvaili tilannetta seuraavasti:

Minulla oli luettelo uusista asiakkaista. ​​Ja sitten minun piti löytää Excel-taulukko, jonne laittaa jokainen asiakas ja merkitä kaikki suoritettavat vaiheet manuaalisesti.’

Kun palveltiin useita uusia asiakkaita samanaikaisesti, prosessi muuttui entistä haastavammaksi: se oli altis inhimillisille virheille ja erittäin aikaa vievä, kun otetaan huomioon hallinnollisten tehtävien määrä.

Tutustu miten Tatsiana Bender hyödyntää TaxDomea automatisoidakseen yli 100 asiakkaansa asiakirjojen keräämisen>>

Puutteellinen valvonta

Ilman yhtenäistä ratkaisua jokaisen asiakkaan tilat olivat hajallaan useissa eri paikoissa, ja tiimin täytyi tarkistaa ne kaikki, kuten Ekaterina kertoi:

Minun täytyi joka kerta tarkistaa Excel taulukko ja sähköposti ja laadunvarmistusjärjestelmä saadakseni kokonaiskuvan….

Hän korosti, että prosessin keskeinen näkökohta on “säilyttää hallinta ja kontrolli tilanteesta, kun asiakkaita on paljon.”

Vaikka tämä lähestymistapa toimi aluksi, yritystoiminnan kasvu edellytti hajallaan olevien prosessien virtaviivaistamista yhteen järjestelmään.

Tutustu miten Athene Group palvelee 1 700 asiakasta yhdistämällä teknologiansa projektinhallintaan, asiakirjoihin, viestintään ja muihin toimintoihin TaxDomen avulla>>

Asiakkaiden palveleminen eri maista

Lisäksi, eri maista tulevien asiakkaiden tarpeiden huomioon ottaminen monimutkaistaa asioita entisestään. Nyt tarvittiin useampia kieliä sekä räätälöityjä asiakirjoja, kyselylomakkeita ja sähköposteja. Henkilökohtaisten materiaalien manuaalinen luominen, ylläpitäminen ja vaiheiden seuranta kuormittaa yrityksen henkilökuntaa.

Ratkaisu

Automatisoidut työnkulut asiakkaiden haltuunottoon

TaxDomen verkkosivustointegraation ansiosta haltuunoton työnkulut käynnistyvät nyt automaattisesti, kun uudet asiakkaat lähettävät tiedusteluja. Kuten BHR Finans & Regnskap:n toimitusjohtaja kertoi:

Yksi tavoitteistamme on kasvattaa liiketoimintaa… Ja mielestäni ensimmäinen asiakaskokemus on erittäin tärkeä.

TaxDomen sisäänrakennetut muistutukset ja ilmoitukset virtaviivaistavat kunkin asiakkaan työnkulun seurantaa ilman manuaalista valvontaa. Tätä automaatiota täydentää TaxDomen Inbox+ -ominaisuus, joka keskittää kriittiset asiakasvuorovaikutukset, kuten lomakkeiden lähetykset, asiakirjojen hyväksynnät, uudet viestit ja paljon muuta.

Enemmän kuin vain ilmoitukset, Inbox+ toimii yhtenäisenä keskuksena tehtävien suorittamiseen, asiakirjojen tarkasteluun ja asiakkaiden kanssa viestimiseen, pitäen kaiken projektin liittyvän yhdessä paikassa.

Asiakaskäytäntöjen yleiskatsaus

Pyrkiessään kestävään kasvuun BHR Finans & Regnskap AS päätti hyödyntää TaxDomea keskitettynä järjestelmänä sekä kaikkien asiakastietojen ja -asiakirjojen seurannassa. Ekaterina kertoi:

TaxDomen avulla onnistuimme saamaan yleiskuvan koko prosessista… TaxDome on auttanut meitä saamaan hyvän ja jäsennellyn yleiskuvan.

Tämä oli mahdollista TaxDomen työnkulun avulla, jotka ovat visualisointeja projekteista, joissa on määriteltyjä vaiheita. Kun työt etenevät työnkulun ennalta määritettyjen vaiheiden läpi, tiimit säilyttävät selkeän näkyvyyden siitä, missä vaiheessa mikäkin asiakastoimeksianto on.

Tutustu, miten TaxDome tarjoaa Polaris Tax & Accountingille kattavan näkymän kaikkiin tehtäviin, projekteihin ja työnkulkuun.

Räätälöinti ja yksilölliset kokemukset

Monipuolinen asiakaskunta vaatii sopeutumiskykyä – kielten, asiakirjojen ja prosessien mukauttamista. TaxDomen joustavuuden avulla BHR Finans & Regnskap pystyi auttamaan asiakkaitaan maailmanlaajuisesti.

Se, että TaxDome tarjoaa palvelun yli 10 eri kielellä säästää arvokasta aikaa ja samalla he voivat varmistaa positiivisen kokemuksen globaaleille asiakkaille. Ekaterina kommentoi:

Asiakkaat ovat erittäin tyytyväisiä saadessaan tietoa omalla kielellään.

Yritys tehosti toimintaansa myös luomalla räätälöityjä sähköposteja sekä kyselyjä ja lomakkeita. Esimerkiksi TaxDomen kyselyt ja lomakkeet yksinkertaistavat tietojen ja aineiston keräämistä asiakkaalta: sen sijaan että käytettäisiin yleisiä PDF-lomakkeita, kyselyt ja lomakkeet mukautuvat reaaliaikaisesti ehdollisen logiikan avulla näyttämään vain olennaiset kysymykset asiakkaan vastausten perusteella.

Ja TaxDomen monipuolisuus on vieläkin parempi – voit rakentaa täysin räätälöityjä työnkulkuja standardoimaan haltuunottoprosessin kaikki eri vaiheet. Ehdollisen logiikan perusteella määritetyt tunnisteet mahdollistavat erityisten vaiheiden lisäämisen, kuten ylimääräisten asiakirjavaatimusten tai räätälöityjen sähköpostiviestien lähettämisen.

Osallistu webinaariimme joka tiistai ja saat asiantuntijaopastusta siitä, miten voit hyödyntää automaatiota sisäisten käytäntöjen hallinnassa>>

Asiakaskokemuksen paranemisen myötä skaalautuvuus kasvaa

• Merkittävät ajansäästöt: automatisointi poistaa manuaalisen hallinnollisen työn, mahdollistaen yrityksen resurssien suuntaamisen kasvuun ja useampien asiakkaiden palvelemiseen
• Helpompi asiakashankinta: uudet asiakkaat voivat suorittaa haltuunoton automaattisen vaiheittaisen ohjauksen avulla omalla kielellään
• Parempi ammattimainen imago: ajastetut henkilökohtaiset sähköpostiviestit ja automaattiset muistutukset sekä brändätty verkkosivusto antavat yrityksestä ammattimaisemman ja uskottavamman kuvan uusien asiakkaiden silmissä

Älykkäiden työnkulkujen, konsolidoidun näkymän ja tarpeiden mukaan räätälöitävissä olevien mahdollisuuksien ansiosta TaxDome auttoi BHR Finans & Regnskapia parantamaan asiakaskokemusta ja mahdollisti skaalautuvuuden ja kasvun.

Jos tavoitteenasi on tehostaa tilitoimistosi prosesseja, TaxDome on erinomainen ratkaisu auttamaan sinua virtaviivaistamaan työnkulkuja.

Ota meihin yhteyttä ohjelmistoesittelyä varten