Alkoholituotteiden valmistaja ja myyjä Altia on ottanut käyttöön RELEXin ratkaisun kysynnän ennustamiseen ja ostojen suunnitteluun. Tavoitteet konsernin kysynnän ja oston suunnittelun käytäntöjen yhtenäistämisestä ja globaalin näkyvyyden saamisesta ­ennusteeseen ovat toteutuneet jo ensimmäisen käyttövuoden aikana.

Altia on Pohjoismaiden ja Baltian johtava alkoholi­juoma­yhtiö, jonka tuotevalikoima koostuu viineistä ja väkevistä alkoholijuomista. Altia valmistaa, markkinoi, myy, vie ja tuo maahan omia sekä päämiesten tuotteita. Konsernin liikevaihto on noin 500 miljoonaa euroa ja henkilöstön määrä noin 1 100.

Altia LYHYESTI

• Perustettu 1999
  
• Konsernin liikevaihto € 500M vuodessa
  
• Henkilöstön määrä 1100
  
• Tuotantolaitokset 4 kpl: Koskenkorva (tislaamo), Svendborg, Rajamäki ja Tabasalu (viinin ja väkevien alkoholijuomien tuotanto ja pullotus)
  
• Logistiikkakeskukset 5 kpl: Svendborg, Rajamäki, Tabasalu, Årsta ja Riika
  
• Projekti Käyttöönotto Suomessa ja Ruotsissa joulukuussa 2012, vuonna 2014 käyttö laajennettiin Viroon, Tanskaan ja Latviaan

Haasteet ja tavoitteet

Altia toimii useissa maissa ja suurimmat haasteet koskivat kansainvälisen toiminnan tehostamista. Yrityksellä oli tarve yhtenäistää käytäntöjä ja parantaa ennustamisen tarkkuutta globaalisti. Tärkeänä tavoitteena oli myös eriyttää menekin ennustaminen ja ostojen suunnittelu eri tiimeihin, sillä näiden toimintojen nähdään vaativan erilaista lähestymistapaa ja erilaisia kompetensseja. Prosessin haluttiin kuitenkin säilyvän integroituna ja yhdessä työkalussa toteutettavana organisatoorisesta eriyttämisestä huolimatta.

Aiemmin kysynnän ennustamista ja ostojen suunnittelua oli tehty SAPin MRP:llä ja E3 AWR:lla, jotka korvattiin RELEXillä.

Käyttöönottoprojekti

RELEXin käyttöönotto toteutettiin nopealla aikataululla. Projektin kickoffista ensimmäiseen käyttöönottoon kului kolme kuukautta. Kaikki toiminnalliset tarpeet pystyttiin täyttämään suunnitelman mukaisesti projektin laajuudesta ja tiukasta aikataulusta huolimatta. Integraatio toteutettiin Acando SAP -standardirajapinnalla.

RELEXin järjestelmä otettiin Altialla käyttöön joulukuussa 2012. Ensimmäisenä käyttöönotto tehtiin Suomessa ja Ruotsissa. Käyttöönottovaiheessa toteutusta pilotoitiin kussakin maassa ensimmäinen kuukausi kahden toimittajan tuotteilla ja tämän jälkeen kaikki loput toimittajat sekä omat valmisteet otettiin järjestelmän piiriin seuraavien kolmen kuukauden aikana. Vuonna 2014 RELEX:n käyttöä on laajennettu tammikuussa Viroon, ja kevään aikana myös Tanskaan ja Latviaan.

Tavoitteet uuden järjestelmän käytölle

• Yhtenäiset prosessit ja toimintatavat eri myynti­organisaatioissa ja maissa
• Menekin ennustamisen ja ostojen suunnittelun erottaminen eri tiimeihin siten, että prosessi kuitenkin säilyy integroituna ja yhtenäisenä

• Automaation lisääminen suunnittelussa
• Järjestelmäpohjaisten ennusteiden ja ostoehdotusten luotettavuuden parantaminen
• Keskittyminen prosesseissa poikkeustilanteiden hallintaan sekä proaktiiviseen muutostilanteiden ennakoimiseen
• Globaali näkyvyys ennusteeseen ja yhtenäiset seurattavat mittarit (KPI:t)
• Palvelutason parantaminen
• Varaston kierron parantaminen
• Kuljetusyksiköiden tehokas optimaalinen täyttö myös useita eri tuotteita tilattaessa

Tuloksia

Altia on ollut tyytyväinen ensimmäisen vuoden kokemuksiin

RELEXin järjestelmän toimivuudesta ja tuloksiakin on syntynyt:

• Suomessa ennustetarkkuus on parantunut keskimäärin 9 prosenttiyksikköä

• Varmuusvarastotasoja on pystytty pienentämään huomattavasti

• Tuotepuutteet ovat vähentyneet merkittävästi

• RELEXiin sisäänrakennettu raportointityökalu tarjoaa joustavan ja lähes reaaliaikaisen näkymän koko konsernin tilanteeseen kaikilla halutuilla seurantatasoilla

RELEX-käyttöprosessi perustuu Altialla pitkälti poikkeusten­hallintaan. Kaikille tuotteille lasketaan automaattisesti pohjaennusteet ja ostoehdotukset. Poikkeustilanteet, kuten kysynnän erikoistilanteet tai kysyntäpiikit saadaan nostettua järjestelmästä automaattisesti esiin käyttäjien itse määriteltävissä olevilla hälytysrajoilla. Poikkeuspohjainen tiedon käsittely tehostaa toimintaa ja ohjaa tekemistä oikeisiin asioihin.

Loppukäyttäjät ovat antaneet RELEX-järjestelmästä hyvää palautetta. Käyttäjät ovat olleet erityisen tyytyväisiä siihen, että RELEX:n näkymien muokkaus omiin tarpeisiin sopivaksi on helppoa ja joustavaa, eikä kaikkia raportteja ja näkymiä ole pakko määritellä tai konfiguroida etukäteen pääkäyttäjien toimesta.

Tulevaisuudessa RELEXin käyttöä laajennetaan kysynnän ennustamisen osalta Norjaan ja konjakkiliiketoimintaan.

”RELEX on joustava ennustamisen ja toimitusketjun suunnittelun kumppani. RELEX hallitsee SAP-ympäristön erittäin hyvin ja siksi järjestelmien yhteensovittaminen sujui nopeasti ja tehokkaasti.”

Jussi Hyvärinen

Projektipäällikkö, Altia

”Aiemmin koko konsernia kattavan tiedon kerääminen ja analysoiminen oli haasteellista ja vei paljon aikaa. RELEXin järjestelmästä saa tiedon nopeasti kaikilla halutuilla tasoilla ja sieltä voi myös automatisoida raportteja eri tarpeisiin. Esimerkiksi eri maiden myyntiennusteita voidaan tarkastella yhdestä näkymästä kokonaisuutena eri

tasoilla.”

Lauri Helin

Projektin omistaja,

Altia