Kotimainen Hong Kong Group Oy on ottanut käyttöön RELEXin järjestelmän, jolla automatisoidaan erikoistavarataloketjun tuotetäydennys ja ennustetaan kysyntää. Yhteistyö koskee kaikkia 26 tavarataloa ja verkkokauppaa, ja on jo ensimmäisen puolen vuoden aikana tuonut yritykselle merkittäviä taloudellisia etuja.

Hong Kong myy, valmistuttaa ja tuo maahan edullisia yleishyödykkeitä. Useimmat tuoteryhmät liittyvät myyntisesonkeihin. Yhteistyö RELEXin kanssa alkoi syyskuussa 2013, kun Hong Kong halusi parantaa myymälätäydennyksen tuloksia. Tavoitteena oli pienentää varastotasoja ja sitä kautta vähentää varaston arvoa, kasvattaa myymäläsaatavuutta, sekä vähentää tilaamiseen kuluvia resursseja. Hong Kong etsi järjestelmätoimittajaa myös kausituotteiden hallinnan tehostamiseen.

Hong Kong Group Oy lyhyesti

• Perustettu 1989
  
• Henkilöstö 650 työntekijää
  
• Ketju 26 tavarataloa ja verkkokauppa, sekä kalastuksen erikoisverkkokauppa Ruotsissa ja Venäjällä
  
• Omistajat yksityiset suomalaiset sijoittajat ja yhtiön avainhenkilöt
  
• Valikoima 25 000–35 000 tuotetta sesonkien mukaan, kansainvälisesti tunnettuja ja suomalaisia, sekä myös kaupan omia tuotemerkkejä
  
• Liikevaihto 131 miljoonaa euroa
  
• Oy Hong Kong Import Ltd vastaa myös konsernin omasta maahantuonnista ja lukuisista omista private label -tuotelinjoista.

Haasteet ja tavoitteet

Jo ennen RELEXin käyttöönottoa yrityksellä oli käytössään tilauspisteisiin pohjautuva automaattitäydennysjärjestelmä. Prosessi perustui tuotepäälliköiden ja myymälähenkilökunnan manuaalisesti syöttämiin tietoihin. Tilausten tekemiseen ja tilauspisteiden ylläpitämiseen kului paljon resursseja, eikä manuaalisesti ylläpidettyjä ohjausparametreja ehditty päivittää kohtaamaan kysynnän nopeita muutoksia. Myös erittäin laaja ja sesongeittain vaihteleva tuotevalikoima sekä lukuisat toimittajat ja alihankkijat ympäri mailman aiheuttivat lisähaasteita.

• Vahva sesonkivaihtelu kysynnässä, tuotevalikoimassa ja asiakasmäärissä
• Laaja tuotevalikoima eri hintakategorioista sekä eri toimittajilta ympäri maailman
• Varastotasojen ja saatavuuden optimointi huomioiden rahti- sekä varastointikustannukset
• Kampanjatäydennys

Ratkaisu ja käyttöönottoprojekti

Vuoden 2014 aikana Hong Kong otti käyttöön automaattisen myymälätäydennyksen, joka pohjautuu RELEX-järjestelmän optimoimiin parametreihin. Ennen implementointiprojektia RELEXin tuomat hyödyt analysoitiin tarkasti simuloimalla järjestelmän toimintaa asiakkaan toimitusketjussa.

RELEXin käyttöönotto vietiin tavarataloketjussa nopeasti ja tehokkaasti läpi. Hanke aloitettiin marraskuun 2013 lopulla, ja ensimmäiset Hong Kong -myymälät olivat mukana projektin pilottivaiheessa heti vuoden 2014 ensimmäisillä viikoilla.

Käyttöönotto toteutettiin vaiheittain: aluksi mukaan otettiin muutama tavarantoimittaja kahdessa pilottimyymälässä, jonka jälkeen käyttöä laajennettiin tuoteryhmittäin kunnes pilottimyymälöiden koko valikoima oli RELEX-täydennyksen piirissä.

Pilotin jälkeen Hong Kong teki päätöksen käytön laajentamisesta koko ketjuun ja nyt automaattitäydennyksessä ovat mukana kaikki 26 tavarataloa. Hong Kong päätyi RELEXiin erityisesti sen järjestelmän joustavuuden vuoksi.

Tuloksia

Hong Kong on ollut tyytyväinen projektin etenemiseen ja RELEXin järjestelmään. Käyttöönoton jälkeen tavaratalojen saatavuustaso on parantunut ja varaston arvo on kääntynyt laskuun. Myös Hong Kongin myymälähenkilökunta on ottanut RELEXin positiivisesti vastaan, ja hyödyt nähdään myymälöissä asti.

• Nopea käyttöönotto, ja merkittäviä tuloksia jo 7 viikon pilottijakson aikana
• Saatavuustaso kasvanut jo ensimmäisen puolen vuoden aikana
• Varastonkierto parantunut huomattavasti

Hong Kongin projektipäällikkö Juha Engblom kertoo RELEXin projektin sujuneen jopa odotettua sujuvammin. ”Tiesimme odottaa nopeita tuloksia, mutta selkeät parannukset näkyivät meille jo seitsemän viikkoa kestäneen projektin pilottivaiheen aikana.”

”Tiesimme odottaa nopeita tuloksia, mutta selkeät parannukset näkyivät meille jo seitsemän viikkoa kestäneen projektin pilottivaiheen aikana.”

Juha Engblom

Projektipäällikkö, Hong Kong

Seuraavaksi

Jatkossa RELEXin järjestelmän avulla on tarkoitus parantaa entisestään Hong Kongin kampanjatuotteiden ja sesonkituotteiden täydennystä tehostamalla prosessia niin, että saatavuus pysyy mahdollisimman korkealla myös poikkeuksellisina ajanjaksoina.

Push-pull-push -mallissa sesonkia tai kampanjaa edeltävä tuotejako arvioidaan jokaiselle myymälälle sen aikaisempien myyntitietojen perusteella. Tähän yhdistetään todelliseen myyntiin perustuva reaktiivinen täydennystilaus sekä poikkeusajanjakson lopussa tehtävä, varaston tyhjentävä loppujako hyvin myyviin myymälöihin.

”Saatavuustasomme on noussut ja samaan aikaan varastonkiertomme on parantunut jo ensimmäisten kuukausien aikana. Tilaamisen keskittäminen ja automaation kasvattaminen ovat mahdollistaneet myymäläresurssien kohdistamisen tuottavampiin toimintoihin. Tilaamisen ja tilauspisteiden manuaalisen ylläpitämisen sijaan myymälöissä voidaan keskittyä yhä enemmän myymälän ylläpitoon ja asiakaspalveluun”

Juha Engblom

Projektipäällikkö, Hong Kong