Kyllä tässä varmasti tärkein onnistuminen on se, että on syntynyt aito kumppanuussuhde.

Saavumme suomalaisten sisärakentamisen mestareiden pääkonttorille Helsingin Herttoniemeen. Konttori toimii paitsi lähes 600 inlooklaisen päämajana, myös esittelytilana heidän taidonnäytteilleen. Aulatilassa silmiin osuu puurimoitettu katto ja seinät sekä ääntä eristävät, kaarevat lasiseinät. Inlook on vuonna 1967 perustettu kotimainen perheyhtiö, joka on toteuttanut sisärakentamisen ratkaisuja työlle ja liiketoiminnalle sekä erilaisille kokoontumisille jo lähes 60 vuoden ajan. Yhtiön 86-vuotiaaseen perustajaan voi yhä törmätä konttorin käytävillä, ja iloisista kohtaamisista päätellen ovat tuoreemmatkin tulokkaat päässeet osaksi perhettä.

Inlookilla sekä työ- että asiakassuhteet ovat pitkiä, ja samaan pyritään myös kumppanuussuhteissa: ”Yksi Inlookin perusarvoja on se, että meillä on kivaa tehdä töitä. Pyrimme valitsemaan yhteistyökumppanitkin niin, että heidän kanssaan on mukavaa tehdä yhteistyötä”, Inlookin hankintajohtaja Antti Metsola ja konsernipalveluiden päällikkö Sanna Leskinen kuvaavat. Hauskuus ei silti yksin riitä, vaan kaikesta tekemisestä on välityttävä myös laatu ja ammattitaito.

Kokemuksia kumppanuudesta ja Microsoft Dynamics 365:sta

Sisärakentamisprojektien digisydän tuo datan ja prosessit yhteen

Yhden strategisesti tärkeistä kumppanuuksista Inlook on solminut Efiman kanssa. Efima vastaa Inlookin toiminnanohjausratkaisun ylläpidosta ja kehitystyöstä. Yhtiön digisydän, Microsoft Dynamics 365, yhdistää Inlookille tärkeät liiketoimintaprosessit; myynnin, ostot, taloushallinnon, varastonhallinnan ja logistiikan sekä projektinhallinnan; sekä niistä kertyvän datan yhdelle liiketoiminta-alustalle. Toiminnanohjausratkaisun yhteyteen on rakennettu yhdessä Efiman kanssa myös Microsoft Power Apps -pohjaisia mobiilisovelluksia, joiden avulla liikkuvaa työtä tekevät inlooklaiset voivat käyttää erppiä kätevästi myös työmaalta käsin.

Yksi niistä on varastotilausten tekemiseen tarkoitettu mobiilisovellus, jonka avulla työnjohtajat pystyvät tekemään varastotilauksia kentällä. Aikaisemmin puuttuvat tarvikkeet – akustiikkalevyt, listat ja ruuvit – kirjoitettiin työmaalla ylös paperilappuselle, jonka perusteella varastotilaus kirjattiin ERP-järjestelmään seuraavalla toimistokäynnillä, ”jos lappu oli vielä tallessa”. ”Nyt meillä on varastosaldot koko ajan oikein ja työmaalle menossa oikeaa tavaraa”, Leskinen kuvaa sovelluksen merkitystä. Viimeisimpänä valmistunut mobiilisovellus palvelee urakkalaskentaa.

Power Apps -sovellukset sujuvoittavat arkea Inlookilla

Leskinen arvioi, että toiminnanohjausratkaisu on lähes jokaisen inlooklaisen käytössä päivittäin: ”Toiset käyttävät enemmän, toiset vähemmän ja osa vähän huomaamattaankin. Erppiä he lopulta käyttävät, vaikka kädessä olisikin appi varastotilauksiin.” Dynamics 365:n ja siihen kytkettyjen mobiilisovellusten avulla kaikki liiketoiminnan master data on koottu samaan paikkaan, ja kun tieto kerran syötetään järjestelmään, sitä voidaan hyödyntää rakennusprojektin alusta loppuun asti. ”Punainen lanka on parantaa tuottavuutta”, Metsola kiteyttää ja korostaa datan keräämisen ja analysoinnin merkitystä laadulla ja ammattitaidolla läpiviedyissä rakennusprojekteissa. ”Kun dataa ei tarvitse printata ulos ja syöttää toiseen paikkaan uudestaan, virheet vähenevät, prosessit tehostuvat ja työkin on mielekkäämpää.”

Käyttöönottoprojekti purkitettiin budjetissa ja aikataulussa

Dynamics 365:n mahdollisuudet valkenivat Inlookille vuonna 2019, kun yhtiö sai kuulla aiemman toiminnanohjausjärjestelmänsä, Microsoft AX 2012:n, tuen päättymisestä. Vaihtoehtojen kartoittamisen jälkeen Inlook päätti luottaa jatkossakin Microsoftin ratkaisuihin ja AX:n ylläpidosta vastanneen kumppanin, Efiman, ammattitaitoon. ”Tietenkin teimme myös vertailevaa tutkimusta, mutta päädyimme Efimaan hyvien aiempien kokemusten kautta. Olemme onnistuneet yhdessä aiemminkin – pienemmissä ja suuremmissa projekteissa – ja sillä on ihan mielettömän iso merkitys. Heillä on osaamista ja ihmisiä, joihin voimme luottaa”, Metsola taustoittaa.

Käyttöönottoprojekti oli vuoden puristus, jota Metsola ja Leskinen muistelevat ylpeydellä – huolellinen suunnittelutyö ja luotto oikeisiin ihmisiin tuotti tulosta. ”Olimme koko ajan aikataulussa ja pysyimme niissä selkeissä raameissa, jotka olimme määritelleet. Lopputulos oli sitä, mitä sen pitikin olla, eli se oli todella onnistunut projekti”, Leskinen summaa. ”Menimme myös aika lailla budjetissa, mikä on tällaisille isoille IT-projekteille aika extraordinary”, Metsola nauraa. Onnistumisen takana oli paitsi hyvä suunnittelutyö ja projektinhallinta myös panostukset ihmisten sitouttamiseen. Henkilökunnalle järjestettiin lähes 80 koulutussessiota uuden toiminnanohjausjärjestelmän saloihin.

Enemmän kuin järjestelmätoimittaja

Järjestelmäuudistus on Inlookilla nähty mahdollisuutena uudistaa vanhoja prosesseja ja toimintamalleja. Pilvipohjaisen ja jatkuvasti kehittyvän liiketoiminta-alustan huomattiin tarjoavan uudenlaisia mahdollisuuksia kehittää arjen työkaluja, ja Efiman ja Inlookin yhteisellä kehityslistalla on vielä monta uutta mobiiliratkaisua.

Raamit jatkuvalle kehitystyölle antaa hiljattain valmistunut IT-pelikirja, joka sekin syntyi tiiviissä yhteistyössä Efiman kanssa. ”Kävimme läpi koko IT-arkkitehtuurimme ja analysoimme, mitä siellä on, loimme road mapin siitä, mihin haluamme mennä ja minkälaisin askelin”, Metsola kuvaa. Johtoajatuksena on yhtenäistää ja standardisoida prosesseja ja järjestelmiä ja siten parantaa tuottavuutta – mikä puolestaan tukee lnlookin strategisia tavoitteita kannattavasta kasvusta.

Efiman roolia kehittämistyössä Leskinen ja Metsola luonnehtivat merkittäväksi. ”IT-kenttä on muuttunut valtavasti ja olemme jatkuvasti uuden äärellä. Silloin tarvitsemme jonkun, joka tuntee meidät ja toimintatapamme ja pystyy sanomaan, mikä on järkevää ja mikä ei ja myös haastaa meitä”, Leskinen kuvaa. Leskinen ja Metsola muodostavat keskenään Inlookin IT-osaston, ja Efimasta on vuosien saatossa syntynyt tärkeä yhteistyötaho kaksikolle ja koko yhtiölle. ”Kyllä tässä varmasti tärkein onnistuminen on se, että on syntynyt aito kumppanuussuhde. Ja kun se suhde on kunnossa, niin ne vähän hankalammatkin asiat on helpompi käsitellä matkan varrella, koska isoissa projekteissa niitä ihan väistämättä tulee vastaan”, Leskinen pohtii ja jatkaa: ”Myös uusiin projekteihin tuntuu turvallisemmalta lähteä.”

Suhteen syntymisestä molemmat kiittävät samanhenkisiä, ammattitaitoisia ihmisiä ja avointa ja rehellistä kommunikaatiota – sekä jo mainittua mukavaa yhdessä tekemistä. ”Monesti on projektin lopussa naamaa naurattanut, kun asiat ovat menneet niin hyvin”, Metsola tokaisee lopuksi ja kiitämme hymyssä suin keskustelusta.