Kestävyysraportointiin valmistautuva yhtiö joutuu tarkastelemaan koko yritystä ja liiketoimintaa vastuullisuuslinssin läpi. Jatkossa operatiivista toimintaa ja strategiaa johdetaan aina datalla, jossa yhdistyvät liiketoiminta ja vastuullisuus. Blogissaan Efiman Senior Advisor Jani Taipaleenmäki pohtii, mitä tämä tarkoittaa työkaluvalinnan näkökulmasta.

”Meidän yhtiössämme mennään aluksi vain Excel-taulukoilla ja hyväksytään käsityö. Nyt ei ole aikaa uusien järjestelmien käyttöönottoon, vaan ensin on pakko keskittyä vain dataan ja raportointiin.” Tällaisia näkemyksiä kuulee suurissakin yhtiöissä, kun menossa on datankeruu, kaksoisolennaisuusanalyysi ja kiireinen valmistautuminen CSRD-raportointiin. Toisin sanoen voidaan joutua lyhyellä aikavälillä hyväksymään raskaita ja työläitä raportointiprosessin vaiheita, osin myös epäluotettavaa dataa. Vaikka ensin keskityttäisiin tuottamaan vain pakollista kestävyysraportointia, myöhemmin on väistämättä muutettava liiketoimintaa ja katsottava koko yritystä vastuullisuuslinssin läpi.

Excel-taulukoihin perustuvat päästölaskentaharjoitukset ovat varmasti fiksuja varsinkin alussa, nimenomaan harjoituksina, jotka pakottavat ymmärtämään, miten kaikki erilainen lähdedata rakentuu laskennan kautta raportoitaviksi päästöiksi. Samalla tämä auttaa hahmottamaan erilaisten datahallinnan haasteiden ja työmäärän kautta, miten teknologiaa voisi hyödyntää omassa raportoinnissa.

Tässä vaiheessa, ennen kuin jatkat lukemista, kannattaakin uhrata muutama sekunti ajatukselle, hallitsisitko kaikkea muutakaan liiketoimintadataa Excelillä.

Kirjoitin edellisessä blogissani vastuullisuusdatan hallinnan investointinäkökulmasta. Tätä ajatusta voisi täydentää toteamalla, että on tärkeä ajoittaa investointi oikeaan aikaan, siihen hetkeen, kun yrityksellä on valmius ottaa käyttöön teknologia tai työkalu, jolla selviää joustavasti muuttuvassa toimintaympäristössä vuosia eteenpäin. Oivallukset oman vastuullisuusdatan hyödyntämisestä syntyvät vasta myöhemmin, kun valitun teknologiaratkaisun erilaiset mahdollisuudet uusiin käyttötapauksiin ymmärretään.

Markkinassa on useita kestävyysraportoinnin täsmätyökaluja. Microsoftilla on oma teknologiariippumaton ratkaisunsa, joka on luonteva valinta monille Microsoft-ekosysteemiin luottaville organisaatioille. Alla on yhteenvetona muistilista huomioista, joiden osalta keskitetty ja automatisoitu erillistyökalu, Microsoft Sustainability Manager, tai laajempi kokonaisratkaisu, kuten Microsoft Cloud for Sustainability, on järkevämpi valinta kestävyysraportointiin ja vastuullisuusdatan hallintaan kuin Excel-taulukot.

Kestävyys! – Muista nämä 10 asiaa, kun valitset työkalua kestävyysraportointiin 

K = Käyttäjäystävällisyys ja käyttökokemus

Olitpa kestävyysraportointiin dataa tuottava työntekijä tai sitä keräävä ESG Controller, on selvää, että automaatio vähentää työtä ja laadukas datanhallinta virheiden riskiä. Prosessinomistajana toimiva ESG Manager voi valmistyökalussa allokoida esimerkiksi päästövähennystavoitteita organisaatioon, jakaa datankeruuvastuut ja hallita siihen liittyviä työnkiertoja määräaikoineen halutuilla hyväksymiskäytänteillä. Kaikki tämä Microsoftin muista sovelluksista tutulla käyttökokemuksella.

E = Emissiolaskennan erikoisuudet

Vaikka Excel on taulukkolaskentatyökalu, päästölaskennan kompleksisuudet on helpompi hallita niille tarkoitetulla työkalulla, jossa laskentamallit rakentaminen ja käyttäminen on selkeämpää loogisesti ja jopa visuaalisesti. Erilaisten emissiofaktorien hallinta ja ulkopuolisten päästökerroinkirjastojen käyttö laskennan komponentteina tai IoT-datan frekvenssi ja mahdollinen päästölaskennan reaaliaikaisuuden tarve ovat vain muutamia tällaisia esimerkkejä. Yritystason päästölaskennan lisäksi vaihtoehtoiset päästölaskentakohteetkin samasta datasta lisäävät monimutkaisuutta laskentarakenteista raportointiin. Muun muassa lisääntyvä kiinnostus tuote- tai palvelukohtaiseen CO2e-dataan (PCF, Product Carbon Footprint) ja vaatimukset tuotteiden ympäristövaikutusten elinkaariarviointiin (LCA, Life Cycle Assessment) edellyttävät työkaluja, jotka tukevat näitä tarpeita.

S = Soveltuvuus substanssiin

Excel tai jokin geneerinen raportointisovellus voi taklata osan prosessista, mutta niitä ei ole luotu juuri vastuullisuusdatan hallintaan, sen kokonaiseen prosessiin datalähteistä työstämiseen tai raportointiin. Kun erillissovellus on rakennettu ymmärtäen ja huomioiden alusta lähtien koko prosessin asiayhteydet, se kykenee ratkaisemaan kaikki datahaasteet vastuullisuuden kontekstissa. Kannattaa muistaa myös, ettei raportointia tehdä vain viranomaisille, vaan sen tulee jatkossa toimia saumattomasti omissa liiketoiminnan analytiikan ja BI-raportoinnin prosesseissa.

T = Tietomallit ja tarkoituksenmukaisuus

Vastuullisuusdatan hallinnan haasteita voivat aiheuttaa mm. datan valtava määrä, saatavuus, hajanaisuus, integroitavuus ja laatu. Käsiteltävän datan varastoinnin tarkoituksenmukaisin ratkaisu on joka tapauksessa valittava erikseen. Datan luonnekin voi aiheuttaa ongelmia. Excel ei ole parhaimmillaan kvalitatiivisen datan kanssa, varsinkaan kun CSRD-raportoinnin narratiiviosuuksia kootaan raportointiin. Valmiit vastuullisuuden tietomallit auttavat tietovirtojen datayhteyksien määrittämisessä sekä mahdollistavat systemaattisen datan keruun ja analysoinnin. Kun käytössä on pakollisen raportoinnin säädellyt dataluokat, mahdollistetaan samalla lain edellyttämät digitaaliset XBRL-kestävyystunnisteet eli digitaaliset tägäykset, jotka varmistavat raportoinnin yhdenmukaisuuden ja vertailukelpoisuuden. Nykyisellään Excel ei tue tällaisia välttämättömiä tarkoituksia ja vaatimuksia.

Ä = Älykkäät ominaisuudet

Excel ja raportointisovellukset tarjoavat perustoiminnot analysointiin, mutta edistyneemmät analysointiominaisuudet ja tekoälykyvykkyydet puuttuvat tai ovat vasta tulossa valtaosaan näistä. Vertailukohdaksi voidaan ottaa Microsoftin kestävyysratkaisun sisältämät automaattiset nostetut havainnot (intelligent actionable insights) mm. poikkeamista, trendeistä tai yllättävistäkin korrelaatioista, sekä mitä-jos-analyysiin tarkoitetut skenaariot ja ennakoivan analytiikan (predictive analytics) ennustamisen ja päätöksenteon tueksi. Microsoft on tuonut kestävyysratkaisuunsa tekoälytoimintona Copilot-avusteisesti mm. mahdollisuuden tehdä vastuullisuusdatasta luonnollisella kielellä kyselyjä (chat with data) ja pyytää näistä esim. Power BI -visualisointeja itsepalveluanalytiikan helpottamiseksi tai pyytää Copilotilta viranomaisten sääntelydokumenteista yhteenvetoja ja analyyseja.

V = Virheherkkyys, validointi ja varmennettavuus

Excel on herkkä työkalu inhimillisille virheille manuaalisissa työvaiheissa, joissa voi syöttää virheellistä dataa tai poistaa dataa vahingossa. Vaikka Excelissäkin on validointitoimintoja, ne eivät täysin estä virheitä. Vastuullisuusdatan Excel-tiedostojen hallinta voi olla hankalaa, erityisesti tiimityössä. Virallinen CSRD-raportointi edellyttää varmentajien tekemää auditointia, jossa varmentajan vastuulla on todeta paitsi se, että tiedot on varmennettu, myös laajemmin koko kontrolliympäristön olemassaolo. Tämän rakentaminen Exceliin on vähintään haastavaa, ellei mahdotonta. Varmentaja luultavimmin haluaa nähdä kaikki datalähteet rakenteineen sekä perusteineen ja varmistua myös päästölaskennan replikoitavuudesta samalla lähdedatalla toistaen.

Jäljitettävässä kirjausketjussa (audit trail) tuleekin lopulta olla selvillä kaikki dataan tuontiin ja muokkaukseen liittyvät vaiheet ja näihin vaikuttaneet henkilöt. Miltä kuulostaisi koko datavirran varmentaminen alusta loppuun suoraan järjestelmässä, audit-trail-raportteineen ja lokitietoineen? – Tämä on ominaisuus, johon Excel ei taivu, mutta on jo Microsoft Sustainability Managerissa. Mainittakoon lisäksi vertailukohdaksi versionhallintakyvykkyys, josta esimerkkinä on Microsoft Sustainability Managerin nk. restatement-toiminto, jolla on mahdollisuus päivittää aiempien kausien kestävyysraportointia, esimerkiksi virheiden korjauksen, vertailukelpoisuuden parantamisen tai muuttuneiden raportointivaatimusten vuoksi. 

Y = Yhteistyö ja yrityskäytännöt

Vastuullisen liiketoiminnan johtaminen onnistuu parhaiten hyödyntämällä yrityksen käyttämiä kollaboraatioalustoja. Vasta kun kestävyysratkaisun raportointi- ja analysointityökalu toimii saumattomasti esim. Microsoft Teamsin kanssa, voidaan varmistua dataan perustuen yhteisistä kestävyystavoitteista ja näihin liittyvistä toimenpiteistä, joita seurataan ja ohjataan yhdessä.

Kannattaa toki huomioida myös dataan liittyvät tietoturva- ja governance-näkökulmat – Excel-tiedostot voivat olla alttiita tietoturvaongelmille, ja erityissovellukset tarjoavatkin yleensä parempia suojaus- ja käyttöoikeusmahdollisuuksia. Moni kestävyys-/vastuullisuusdata on myös liiketoimintatietoa, johon pääsyä joudutaan rajoittamaan sisäisestikin. Pyrkimys saada vastuullisuusdata yrityksessä kaikkien sitä hyödyntävien (data democracy) käyttöön ei ole tämän kanssa ristiriidassa. Kannattaa muistaa, että mikään työkalu ja hyvät yhtenäiset datamallit eivät yksin mahdollista laajaa, täysipainoista datan hyödyntämistä, vaan se edellyttää koko organisaatiolta myös yhtenäistä datanäkemystä ja organisaatiorakenteen rajat ylittävää tietojohtamista.

Y = Ylläpidettävyys ja yhteensopivuus

Valitun työkalun ylläpito on avainasemassa, kun hankintaan pitkän aikavälin ratkaisua, joka keskittää ja automatisoi vastuullisuusdataa. Muuttuva ja lisääntyvä regulaatio, teknologian kehittyminen ja yrityskohtaiset muutokset mm. liiketoimintaa kehitettäessä tai yritysjärjestelyissä tarkoittavat muutoksia myös CSRD-raportoinnin ja koko vastuullisuusdatan suhteen. On helppoa uskoa, että valmistyökalu, jossa toimittaja ylläpitää sääntelyn viitekehysten vaatimukset ja jossa voidaan low-code-ratkaisulla joustavasti hallita itse esimerkiksi laskenta- ja raportointimallien sekä näiden parametrien ja integraatioidenkin muutokset, säästää näin työmäärää sekä kustannuksia Exceliin verrattuna. 

Yhteensopivuus ja teknisten integraatioiden helppous ja sujuvuus esim. valmiilla yhdistimillä (Power Query -connectorit) eri tausta- ja lähdejärjestelmiin on sekin syytä huomioida työkalua valittaessa. Lopulta kyse on siitä, mikä on olennaista oman ajankäytön suhteen. 

S = Skaalautuvuus ja säännöllisyys

Edellä mainittiin jo oivallukset, joita syntyy vastuullisuusdatan hyödyntämisen uusista mahdollisuuksista. Lisäksi organisaatiokoon, liiketoiminnan volyymin ja datamäärän kasvaessa Excelin suorituskyky heikkenee ja tiedostomäärät voivat muodostua hyvin vaikeiksi hallita. Valitun työkalun on syytä skaalautua tässä mukana. Toisaalta raportointiin liittyvän vastuullisuusdatan hallinnantarve on jatkuvaa ja raportointi eri tarkoituksiin – sisäiseen ohjaukseen ja sidosryhmäviestintään – toistuu säännöllisesti myös muilla eri sykleillä kuin vain vuosittainen CSRD-kestävyysselvitys.

! = Et valitse vain työkalua tai ohjelmistoa, vaan samalla myös teknologiatoimittajan

Muista kysyä ja kyseenalaistaa ennen valintaa, kuinka sitoutunut toimittaja on kehittämään ratkaisuaan vastaamaan myös tulevaisuuden vastuullisuusjohtamisen ja kestävyysraportoinnin tarpeita juuri omassa liiketoiminnassasi. Tavallisesti suuri ohjelmistotoimittaja on sitoutunut kehittämään teknologiakumppanina jatkuvasti älykkäämpiä ja tehokkaampia toiminnallisuuksia. Microsoftilla näitä ovat jo mainitut tekoälykyvykkyydet ja low-code-alustan tuomat joustavuudet sekä kattavan teknologiaekosysteemin konkreettiset hyödyt. Houkuttelevia hinnoitteluita voi aina saada vaikkapa pienestä yhtiöstä, joka tarjoaa SaaS-täsmätyökaluaan, mutta kuinka kestävästä, kehittyvästä ja skaalautuvasta ratkaisusta tällöin on kyse? 

Vastuullisuusjohtaminen on liiketoiminnan johtamista ja pelkällä Excelillä ajaudut lopulta kohtaamaan kaikki datahallinnan haasteet, eikä ratkaisu ole kestävä missään organisaatiossa. 

On hyvä muistaa, että sääntelyn kehittymisen ja lisääntymisen lisäksi jatkuva muutos on väistämätöntä myös oman liiketoiminnan ja toimintaympäristön osalta. Kun tehdään teknologiavalintoja, tulisi pyrkiä tekemään tietoisia päätöksiä työkalujen skaalautuvuuden ja käyttöönoton määrittelyjenkin suhteen, jotta muutoksiin reagointi helpottuu. Jatkossa operatiivista toimintaa ja strategiaa tullaan aina johtamaan datalla, jossa yhdistyvät liiketoiminta ja vastuullisuus. 

Vastuullisuusdatan hallintaa tarvitaan kaikissa vaiheissa rekisteröinnistä raportointiin. Vain hyödyntämällä laadukasta ESG-tietoa voidaan varmistaa liiketoiminnan operatiivinen ohjaus ja strateginen johtaminen kohti kestävyysmuutosta, tavoitteista toimintaan.

Kirjoittaja

Jani Taipaleenmäki

Senior Advisor

Efima Oyj

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.