Voimme asiakkaana luottaa siihen, että homma on meillä molemmilla hanskassa.

Mikäli postiluukkuusi tipahtaa kotimainen sanoma- tai kaupunkilehti, on sen julkaisun takana mitä todennäköisimmin suomalainen mediakonserni Keskisuomalainen. Keskisuomalainen julkaisee yhteensä noin 100 eri mediaa, joihin lukeutuvat muun muassa isot maakuntalehdet Keskisuomalainen, Savon Sanomat ja Etelä-Suomen Sanomat sekä vahvat kaupunkilehdet Helsingin Uutiset, Tamperelainen, Länsiväylä ja Vantaan Sanomat. Mediakonserni tavoittaa päivittäin yli 3,1 miljoonaa suomalaista painettujen ja digitaalisten lehtien, digitaalisen ulkomainonnan sekä radion välityksellä.

Valtakunnallisesti vaikuttavaksi mediataloksi Keskisuomalainen on kasvanut määrätietoisesti yritysostojen kautta, hankkimalla paikallisia medioita halki Suomen. Viimeisimpiin hankintoihin lukeutuvat Hämeen Sanomat ja Forssan Lehti vuonna 2021 sekä Mikkelin Kaupunkilehti, Keski-Häme-lehti ja Karprintin paikallis- ja kaupunkilehdet vuonna 2020. Lehtien toimituksessa ja myynnissä Keskisuomalainen luottaa vahvaan paikallistuntemukseen, mutta muut toiminnot, kuten taloushallinto, ovat mediakonsernissa organisoitu keskitetysti. ”Haemme kasvua paitsi yritysostoilla myös sisäisellä tehokkuudella”, konsernin talousjohtaja Heikki Linnavirta taustoittaa konsernin kasvustrategiaa. 

Linnavirran luotsaama taloushallinto-organisaatio palvelee konsernin yli 30 osakeyhtiötä ja tuottaa taloushallintopalveluita ja -raportointia pörssiyhtiön laatustandardeilla. ”Pörssissä toiminen tuo vaatimuksia toimintamme nopeudelle ja tarkkuudelle ja nostaa standardeja myös taloushallinnon järjestelmille ja tuen tarpeelle”, Linnavirta kuvaa.

Luotettava kirjanpito-ohjelmisto on taloushallinnon kivijalka

Yksi Keskisuomalaisen taloushallinnon tärkeimpiä järjestelmiä on Efiman toimittama Unit4-ohjelmisto, jota Linnavirta luonnehtii taloushallinnon perustaksi. Sen kautta kulkevat mediakonsernin kaikki taloushallintotapahtumat ja syntyvät luotettavat kirjanpidon tiedot. Ohjelmisto otettiin käyttöön vuonna 2018, kun konsernin vanha kirjanpitojärjestelmä ei enää kyennyt vastaamaan kaikkiin kehitystarpeisiin. 

”Efimaan tutustuimme niin ikään sattumalta”, konsernin talouspäällikkö Tiina Happonen muistelee. Happonen ja Linnavirta osallistuivat niinä aikoina taloushallinnon automaatiokoulutukseen, jonka puikoissa oli yksi Efiman perustajajäsenistä, Sanna Kaarlejärvi. Paljon ajatuksia herättänyt koulutus johti yhteistyöhön ja Efima toteutti Keskisuomalaiselle taloushallintoprosessien kartoituksen ja kehitysehdotuksen. ”Olimme jo pitkään miettineet kirjanpitojärjestelmämme uudistamista, mutta se oli jäänyt kaikkien muiden asioiden jalkoihin. Koulutus ja kartoitus konkretisoivat meille kehitysmahdollisuuksia, ja saatujen oppien avulla lähdimme uudistamaan sekä järjestelmäämme että prosessejamme.”

Projektinhallinta teki vaikutuksen 

Uusi kirjanpito-ohjelmisto ja sen toimittaja ratkesivat kilpailutuksen kautta, useiden vaihtoehtojen joukosta. ”Efiman ratkaisu oli kaikista valmiimman oloinen”, Happonen perustelee. Se vastasi pörssiyhtiön korkeita laatuvaatimuksia, mahdollisti automaatiokehityksen ja tarjosi pilvipalveluna joustavuutta liiketoiminnan muutoksiin. Uusien yhtiöiden perustaminen kirjanpito-ohjelmistoon onnistuu tänä päivänä Keskisuomalaisen omilta pääkäyttäjiltä, ja kirjanpitäjät ovat saaneet useita arkea helpottavia työkaluja. ”IFRS-oikaisuja varten tarvitsemme kuukausittain kaikista yhtiöistämme samoja kirjaustietoja. Unit4:n kautta saamme luotua helposti raportteja, jotka kokoavat tiedot yhteen kaikista yhtiöistämme, siinä missä aiemmin tietoja piti koota kasaan manuaalisesti, yhtiö kerrallaan”, Happonen nimeää yhden ilahduttavista uudistuksista.

Uuden järjestelmän käyttöönotto sujui Happosen ja Linnavirran mukaan Efimalta määrätietoisin ottein. ”Projektinhallinta oli todella hyvää: Efimalla oli selkeä prosessi käyttöönottoon. Kaikki dokumentoitiin hyvin, ja saimme esimerkiksi älyttömän hyvät testaus- ja tuotantoonsiirtymissuunnitelmat. Meille pidettiin määrittelypalavereja eri osa-alueilla ja saimme jopa tukea muutosjohtamiseen”, Happonen kuvailee. Järjestelmäuudistus nähtiin mahdollisuutena uudistaa toimintatapoja, ja Efimalta saatiin tukea niin prosessien kehittämiseen ja automatisoimiseen kuin myös taloushallinnon organisoitumiskysymyksiin.

Kasvollinen kumppanuus tuo lisäarvoa 

Linnavirta ja Happonen ovat ilahtuneita siitä, että kehittäminen ja tiivis yhteistyö ovat jatkuneet käyttöönottoprojektin jälkeenkin. ”Asiakasta ei jätetä yksin järjestelmän kanssa. Meillä on säännöllisesti prosessiin kuuluvia katselmointeja ja yhteistyöpalavereita, joissa seurataan, että asiat pysyvät kunnossa ja käydään läpi kehitysasioita. Arvostamme sitä, että Efima järjestää siihen aikaa ja resursseja ja voimme asiakkaana luottaa siihen, että homma on meillä molemmilla hanskassa”, Linnavirta kiittelee Efimaa selkeistä laatuprosesseista. Viiden vuoden yhteistyöhön on mahtunut myös haasteita, mutta niidenkin ratkomisessa tiivis vuoropuhelu ja molemminpuolinen vastaan tuleminen ovat olleet avainasemassa, kaksikko kertoo.

Prosessien kehittämistä on tehty systemaattisesti, ja vuonna 2022 Efima ja Keskisuomalainen toteuttivat uudelleen prosessien kartoituksen ja arvioivat aiemman kehitysehdotuksen edistymistä: ”Kävimme läpi siihen asti toteutettuja kehitystoimia ja arvioimme, mihin kannattaa ja ei kannata tarttua tulevaisuudessa. Efimalla on hyviä ihmisiä, joilla on paitsi näkemystä teknologioiden myös taloushallintoprosessien kehittämiseen”, Happonen kuvaa ja kertoo Efiman erottuvan siltä osin monista muista järjestelmätoimittajista. 

Apu on arjessa lähellä myös katselmointien ja kartoitusten ulkopuolella. Keskisuomalaisella on nimetty palvelupäällikkö, jonka palvelualttiudesta ja joustavuudesta molemmat ovat kiitollisia. ”Vaikka ongelmatilanteista viestitään aina tikettien kautta, tiedämme, että voimme aina myös soittaa Juulialle ja akuuteissa tilanteissa saamme aina tarvitsemamme avun ihmiseltä ihmiselle”, Happonen kuvaa ja jatkaa: ”Se on meille todella tärkeää, ja tiedämme, ettei tällainen palvelu järjestelmäkumppanilta ole itsestäänselvyys.” Linnavirta ja Happonen toivovat, että Efima pitää kiinni kasvollisesta kumppanuudesta myös tulevaisuudessa. Me nyökkäämme ja kerromme, että sen lupaamme tehdä.

Efiman palvelut

• Pilvipohjainen Unit4-ohjelmisto taloushallinnon ja kirjanpidon digisydämenä
• Taloushallintoprosessien kehittäminen: prosessikartoitukset ja kehitysehdotukset

Hyödyt asiakkaalle

• Moderni ja jatkuvasti kehittyvä järjestelmä kirjanpitoon
• Kirjanpidon skaalautuvuus yritysostoissa ja -järjestelyissä
• Kotimainen kumppani kansainvälisen järjestelmän ja asiakkaan välikätenä
• Yhtenäiset ja pitkälle automatisoidut prosessit läpi taloushallinnon
• Tiivis ja kehittävä kumppanuus

Keskisuomalainen

Keskisuomalainen on suomalainen mediakonserni, joka julkaisee 100 mediaa. Keskisuomalaisen painetut ja digitaaliset lehdet, digitaalinen ulkomainonta ja radio tavoittavat 3,1 miljoonaa suomalaista eli 71 prosenttia koko väestöstä. Lisäksi mediakonserni tarjoaa markkinointiviestintä-, tutkimus-, paino- ja jakelupalveluita. Konsernissa työskentelee 5 000 eri alojen ammattilaista. Keskisuomalainen Oyj on listattu Helsingin pörssiin. Vuonna 2022 Keskisuomalaisen liikevaihto oli 221 miljoonaa euroa.

Asiakastarina on julkaistu Efiman verkkosivuilla.