Nopeasti kasvava suomalainen ohjelmistoyritys RELEX Solutions on onnistunut mullistamaan toimitusketjujen tehostamisen kehittämällään tekoälypohjaisella ratkaisulla. Sijoittajat luottavat yritykseen – yhtiö keräsi alkuvuonna 2022 ennätyksellisen 500 miljoonan euron rahoituksen. Yhtiö käyttää ContractZenin hallintoportaalia ja hyödynsi palvelun datahuoneratkaisua (VDR) rahoituskierroksen läpiviennissä.

Viiden miljardin arvoiseksi arvioitu RELEX jalostaa vähittäiskaupan datasta tietoa, joilla ohjataan kuluttajatuotteiden toimitusketjuja ja samalla vähennetään ruokahävikkiä. RELEXin järjestelmä luo datan ja algoritmien avulla tarkkoja ennusteita tuotteiden menekistä. Kannattavasti kasvava RELEX työllistää tällä hetkellä jo yli 1300 henkeä ympäri maailman.

Nopeaa kasvuaan tukemaan RELEX on valinnut ContractZenin hallintoportaalin, joka sisältää monia kasvuyrityksen vaatimia palveluita, kuten sopimustenhallinnan, hallitusportaalin, yhtiörekisterin ja virtuaalisen datahuoneratkaisun (VDR). Yhtiöllä on takanaan jo kaksi rahoituskierrosta, joissa molemmissa hyödynnettiin ContractZenin governance-ratkaisua sekä niin sanotussa Due Diligence -dokumentoinnissa että siihen liittyvässä aineiston jakamisessa ostaja-sijoittajatahon kanssa.

Kuva: RELEX Solutions

Due Diligence -aineisto ennätysajassa kasaan ContractZenin governance-ratkaisun tukemana

Vuonna 2018 ensimmäisen noin 200 miljoonan euron rahoituskierroksen yhteydessä RELEXillä oli tarve kerätä Due Diligence -prosessissa tarvittava aineisto nopeasti ja kattavasti kasaan digitaalisessa muodossa ja hyödyntää VDR-toiminnallisuutta materiaalin jakamisessa.

“Lähdimme etsimään nopeasti käyttöönotettavaa, helppokäyttöistä järjestelmää näiden tärkeiden asiakirjojen säilyttämiseen ja jakamiseen”, kertoo lakitiimin vetäjä Tuomo Sirkka.

“Halusimme ensin saada erityisesti sopimukset järjestykseen, sillä niitä alkoi olla jo aika paljon. Mutta myös yhtiöoikeudellinen dokumentaatio haluttiin viedä keskitettyyn järjestelmään.”

Ohjelmistoratkaisun valintatilanteessa tärkeä yksittäinen tekijä oli ratkaisun nopea ja helppo käyttöönotto. “Meillä ei ollut tuolloin resursseja laajaan asiakirjahallinnan kokonaisuudistukseen ja siihen aina liittyvään isoon implementointiprojektiin. Me tarvitsimme nopeasti käyttöön otettavan, hyvän täsmätyökalun, joka kattaa meidän tarpeemme ja jonka käyttöä voi laajentaa matkan varrella.”

“Sopimuksia säilytettiin aiemmin verkkolevyllä ja tiedonhaun tukena oli se tavanomainen kansiorakenne. Yhtiöoikeudellisista asiakirjoista vastasi yhtiön talousjohto. Meillä ei siis tuolloin ollut yhtä paikkaa Due Diligence –prosesseissa yleisesti tarvittaville tärkeille dokumenteille.”

Tavoitteena jatkuva DD-valmius

RELEX Solutionsin tuore rahoituskierros toteutettiin erittäin nopealla aikataululla. Se tarkoitti käytännössä sitä, että laaja, kattava materiaali piti olla nopeasti saatavilla Due Diligence -vaiheen alkaessa.

“Kun ensimmäinen rahoituskierros tuli eteen, halusin saada kaiken aineiston kattavasti yhteen paikkaan. Tavoitteena oli, että olisimme niin sanotusti jatkuvasti “Due Diligence ready”. Meillä oli jo ennen rahoituskierrosta materiaalia ContractZenissä, mutta ei vielä riittävän laajasti rahoitustilanteita ajatellen. Aukkoja löytyi ja tuntui luontevalta korjata tilanne kierroksen yhteydessä. Päätös tuoda kaikki loputkin sopimukset ja yhtiöoikeudelliset asiakirjat ContractZeniin syntyi helposti.”

”Jotta tämänkaltainen harjoitus voidaan toteuttaa nopeasti, on DD-valmiuden tueksi varmistettava myös se, että dokumentaation jakaminen on helppoa ja nopeaa. Lisäksi koen hyödyllisenä sen, että DD:n yhteydessä kerättävä materiaali on myös jatkossa saatavilla samassa työkalussa - toisin sanoen, ettei dokumentteja vain ladata stand-alone datahuonetyökaluun, vaan ne ovat siellä, missä tämäntyyppistä aineistoa muutenkin säilytetään,” summaa Tuomo Sirkka.

Kuva: RELEX Solutions

ContractZenin kattavat ominaisuudet tukevat kasvua ja auttavat hallitsemaan kokonaisuutta

RELEX kasvaa vauhdilla ja uusia yhtiöitä perustetaan ympäri maailmaa, viimeisimpänä Australiaan, Portugaliin ja Puolaan. Kaikki uusiin yhtiöihin liittyvä yhtiöoikeudellinen dokumentaatio, eli kaikki perustamisasiakirjoista yhtiöiden pöytäkirjoihin ja tilinpäätöksiin saadaan ContractZenin yhtiöhallintapalvelun avulla heti keskitettyyn yhtiörekisteriin, josta tieto löytyy tarvittaessa. Lisäksi jokaisen yhtiön hallituksen kokousten pöytäkirjat ja tilinpäätökset tallennetaan ContractZeniin.

Virtuaalinen datahuone (VDR) oli ennätyskokoisella rahoituskierroksella keskeinen Due Diligence -prosessin työkalu. Tämän kokoluokan rahoituksessa jo pelkästään sijoittajan puolelta prosessissa oli mukana kymmeniä ihmisiä.

Rahoituskierrosten lisäksi ContractZenin VDR-ratkaisua käytetään myös muissa käytännön tilanteissa, joissa halutaan jakaa turvallisesti aineistoja esimerkiksi oman lakiasiaintoimiston kanssa.

RELEXissä ContractZeniä käyttää jo kymmeniä henkilöitä eri toiminnoista. Mukana on niin hallinnon, talouden kuin lakiyksikönkin ammattilaisia. Heidän lisäkseen ContractZeniä voivat käyttää muutkin tiimit tarpeen mukaan, esimerkiksi omien sopimustensa hallinnointiin.

RELEXin ContractZenistä saamia hyötyjä ovat:

• kattava sopimusten ja yhtiöoikeudellisten asiakirjojen hallinta koko yhtiön laajuisesti
• oikean tiedon nopea löytyminen päätöksenteon tueksi
• aineistojen helppo ja turvallinen jakaminen kumppaneiden ja sidosryhmien kanssa
• kasvuyhtiölle tärkeän jatkuvan DD-valmiuden ylläpito

RELEXin lakitiimin vetäjän Tuomo Sirkan terveiset kaikille kasvuyhtiöille:

“En voi liikaa painottaa jatkuvan Due Diligence -valmiuden merkitystä. Rahoitusjärjestelyt toteutetaan usein nopealla aikataululla, ja prosessissa tarvittavan materiaalin keräämiseen ei ole käytettävissä kovin paljon aikaa.

Terveiseni kaikille kollegoilleni eri kasvuyhtiöissä onkin se, ettei kannata odottaa DD-prosessin alkua ja silloin vasta aloittaa keräämään materiaalia kasaan. Nopean toiminnan ja onnistuneen DD-prosessin varmistamiseksi kannattaa panostaa ennakolta jatkuvaan DD-valmiuteen.”