”Tämä oli yli 40-vuotisen it-urani ensimmäinen hanke, jossa voidaan laskea suoraan vaikutukset asiakaspalveluun ja talouteen”, kehuu Aavan tietojärjestelmäpäällikkö Ari Painilainen.

”Optimoinnin myötä välitön asiakasaika on pidentynyt ja hoidon laatu parantunut. Samanaikaisesti hoitajamitoitusta on saatu tarkemmaksi, mikä minimoi peruspalvelukeskus Aavan mahdollisia lomautuksia ja mahdollistaa säästöjä sijaisresursseissa.”

Suunnittelu helpottuu ja asiakasturvallisuus paranee

Optimointi helpottaa oleellisesti suunnittelijan työtä. Se päättelee käyttäjän määrittelemien ehtojen pohjalta, miten kotihoidon käynnit voidaan parhaiten toteuttaa, ottaen huomioon hoitovastuut, asiakkaan palvelun tarpeen ja sijainnin, työntekijän osaamisen, työntekijän työajat ja tauot, työntekijän kulkuvälineen ja matka-ajat sekä tiimien väliset resursointimahdollisuudet.

”Optimointi säästää paljon aikaa. Aiemmin käsin suunniteltujen työlistojen tekoon meni monia tunteja viikossa ja piti muistaa paljon asiakkuuteen liittyviä asioita ulkoa. Nyt Optimoinnissa on valmiiksi määritelty asiakaskäyntien pituudet ja kompetenssit, mitään ei ole muistin varassa. Tämä lisää asiakasturvallisuutta”, sanoo Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän tiiminvetäjä ja sairaanhoitaja Katja Leino.

Suunnittelutyöstä on vapautunut huomattavasti aikaa varsinaiseen asiakastyöhön.

”Aiemmin suunnittelua teki neljä tiiminvetäjää nyt vain kaksi. Joka toinen viikko teen työnjakoa ja joka toinen viikko pystyn itse olemaan asiakastyössä. Tämä on iso miellyttävä muutos”, pohtii Leino.

Tasaisempi työnjako ja tiimityö

Orimattilassa kotihoidon piirissä on 160 asiakasta, joiden hoidosta vastaa 40 hoitajaa kolmessa vuorossa. Optimoinnin käytön helppous on yllättänyt positiivisesti.

”Ajankäyttö hahmottuu aivan eri lailla suunnittelunäytöltä kuin paperille tehdyiltä listoilta. Ennen suunnittelussa tuijotettiin käyntimäärää sisällön sijasta. Optimointi tasapuolistaa töitä hoitajien kesken, koska pystymme seuraamaan välittömän asiakastyöhön kulunutta aikaa ”, kertoo vs. kotihoidon koordinaattori Minna Salmenius Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymästä.

Päivittäisessä suunnittelussa käytetään laajasti hyväksi tiimien välisen yhteistyön mahdollisuuksia.

”Aiemmin laadimme käsin jokaiselle tiimille asiakaslistat viikoksi kerrallaan. Lista meni uusiksi, jos joku sairastui tai potilas siirtyi sairaalaan. Nyt Optimointi suunnittelee parhaan mahdollisen työnjaon joka päivä. Oman tiimin työt ovat suurin prioriteetti, mutta myös muut tiimit huomioidaan: Jos tiimeissä ei ole riittävästi hoitajia, niin töitä tasataan ohjaamalla käyntejä toisen tiimin hoitajille. Näin kukaan ei jää hoitamatta”, sanoo Leino.

Asiakas etusijalle

Kotihoidossa kullekin asiakkaalle on pystyttävä tarjoamaan yksilöllistä palvelua. Optimointi mahdollistaa entistä paremman asiakkaan elämänrytmin huomioimisen.

”Ennen hoitaja kävi kotikäynnillä kaikkien saman reitin varrella olevien asiakkaiden luona voimatta erityisemmin huomioida asiakkaiden aikatoiveita. Nyt voimme tehdä käynnin asiakaslähtöisesti. Osa asiakkaista tarvitsee käynnin heti aamulla, kun taas toisten luona voidaan vierailla selkeästi myöhemmin”, kertoo Salmenius.

Optimoinnin avulla on mahdollista jakaa työt entistä paremmin asiakastarpeen ja henkilöstön osaamisen perusteella. Tällöin asiakkaan luokse menee työntekijä, joka saa ja osaa tehdä kulloinkin tarvittavat työt.

”On ensiarvoisen tärkeää, että oikealla kompetenssilla oleva hoitaja lähtee oikeaan aikaan asiakkaan luokse,” korostaa Leino.

Suuntana mobiili kotihoito

Painilaisen mukaan Optimoinnin laajentaminen koko Aavan seitsemän kunnan alueelle on vuoden 2014 kärkihanke. Myös mobiilin kirjausjärjestelmän käyttöönotto ja omahoidon laajentaminen ovat suunnitelmissa.

”Jatkossa hoitajat saavat asiakaslistat suoraan mobiililaitteelle ja voivat tehdä kirjaukset valmiilla fraaseilla heti asiakkaan luona. Kun myös sähköiset lukot saadaan avattua mobiilisti, ei enää avaimiakaan tarvitse tulla hakemaan toimistolta. Toimistokäyntien väheneminen merkitsee puolesta tunnista tuntiin lisäaikaa hoitotyöhön. Koko Aavan alue huomioiden tämä tarkoittaa sitä, että pystymme palvelemaan huomattavasti useampia asiakkaita ja tarvittaessa lisäämään asiakkaan luona käytettävää aikaa”, Painilainen laskeskelee.

”Mobiililaitteen avulla nähdään myös laboratoriotulokset tai lääkitystiedot, mikä lisää potilasturvallisuutta ja hoidon laatua entisestään,” lisää Salmenius.

Teksti: Mari Karjalainen
Kuva: Juha Tanhua