Näkemyksiä ohjelmisto-omaisuuden hallinnan eli SAM:n (Software Asset Management) roolista ja merkityksestä on lukuisia. Kaikki tutkimukset kuitenkin vahvistavat, että SAM:n käyttöönotto on tuonut konkreettista hyötyä jokaiselle sen omaksuneelle organisaatiolle. Hyötyjen täysimääräisessä saavuttamisessa tietyt ”best practices” ovat keskeisiä. Esittelen tässä kirjoituksessa niistä kahdeksan.

1. Suunnittele huolella
Perusteellinen suunnitelma on SAM-hankkeen tärkein osa-alue. Suunnittele, mitä olet tavoittelemassa, miten seuraat tavoitteiden toteutumista, kuka vastaa hankkeesta, määrittele tarvittavat resurssit ja hankkeen aikataulu. Suunnittelulla luodaan perusta onnistuneelle projektille ja kirkastetaan projektin päätavoitteet

2. Panosta standardointiin
Mitä paremmin yrityksen ITC-ympäristö ja ohjelmistot on standardoitu, sitä tehokkaammin ne tukevat työn tuotavuutta ja mahdollistavat ohjelmistojen hallinnan. Standardointi alentaa käytön ja käyttöönoton kuluja, koska vähentynyt sekalaisten ohjelmistotuotteitten määrä alentaa käyttäjien koulutus- ja tukikustannuksia sekä mahdollistaa ohjelmistohankintojen keskittämisen laajempien sopimusten piiriin.

3. Inventoi tehokkaasti
Kun standardointi on tehty ja käyttäjiä informoitu, siirrytään ohjelmistoasennusten suursiivoukseen. Inventoinnissa kerätään kaikki tieto asennetuista ohjelmistoista, laiteympäristöistä ja tallennetaan tiedot yhteiseen tietokantaan. Joillakin on edelleen käsitys, että manuaalinen inventointi ja ”tukkimiehen kirjanpito” Excel-taulukkoon riittää. Sillä ehkä pärjätään päivä tai pari, mutta tämä on osa-alue, joka on jatkuvan muutoksen alla. Tämän päivän tilanne on jo vanhaa tietoa huomenna! Software & Information Industry Association (SIIA) suosittaa käyttämään automatisoitua asennettujen ohjelmistotuotteitten inventointijärjestelmää ja tekemään säännöllisesti kartoituksen nykyisestä ja tulevasta ohjelmistotarpeesta.

4. Kouluta ja viesti ajoissa
Ilman asianmukaista koulutusta ja tiedottamista saavutetut hyödyt jäävät puolitiehen. Henkilöstön tulee tietää, miksi järjestelmä on otettu käyttöön, miten ohjelmistojen tilaaminen ja käyttöönotto jatkossa toimii ja miten koko ohjelmistokannan elinkaarta ylipäätään hallinnoidaan. Suomessa yhteistoimintalaki edellyttää henkilöstölle tiedottamista, kun yrityksessä otetaan käyttöön lisenssien inventointi ja käytön valvonta – siksi tiedottaminen on tärkeää tehdä hyvissä ajoin projektin alussa.

On tärkeää, että myös yksikkötason johto on mukana projektin alussa ja he saavat koulutuksen uusiin prosesseihin ja käytettävään tekniseen ympäristöön. Ota jo suunnittelussa huomioon, miten yksiköiden johto sitoutetaan hyödyntämään uusia työkaluja. Esimerkin voima ja erilaiset kannustimet ovat oiva keino saada koko tiimi mukaan.

5. Seuraa ohjelmistojen käyttöastetta
Kun seuraat ohjelmistotuotteen käyttöastetta, voit optimoida tarvittavien lisenssien määrää. Jos asennettua ohjelmaa ei käytetä tai käytetään hyvin vähän, voi se olla merkki, ettei kyseistä asennusta tarvita ja ohjelma voidaan asentaa uudelle käyttäjälle tai poistaa kokonaan käytöstä. Voi myös olla, että kyseisen ohjelman tilalle voidaan hankkia edullisempi tuote tai käyttäjä tarvitsee käytännössä vain tuotteen ilmaisversion tuotettujen dokumenttien katseluun.

6. Varastoi (poolaa) lisenssejä
Laita hankittu ohjelmisto-omaisuus tehokkaaseen käyttöön, älä makuuta sitä käyttämättömänä. Kehittyneet SAM-työkalut sisältävät välineet varastoida vapaana olevia lisenssejä. Varastoon siirretty lisenssi voidaan sieltä siirtää uusille käyttäjille ilman uuden lisenssin hankintaa. Tämä on yksi nopeista menetelmistä säästää kustannuksissa.

7. Huomioi resurssit ja niiden riittävyys
Yhden henkilön taktiikka on suuri riski ja ikävä kyllä todellisuutta suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. Ohjelmisto-omaisuuden hallinta ei ole yhden ihmisen tehtävissä – varaa siis riittävät resurssit. Lähes poikkeuksetta ohjelmistolisenssien hallinta on sysätty yhdelle henkilölle, jolla ei ole välttämättä aiheeseen liittyvää kokemusta. Henkilö vain sattuu olemaan päätöksentekohetkellä sopivan tuntuinen ja hoitaa tehtävää parhaaksi katsomallaan tavalla. Toki on heitä, jotka ovat tilanteen herroja, mutta jos tämä yksi henkilö ”katoaa” yrityksen resursseista tavalla tai toisella, ei muulla organisaatiolla ole tarvittavaa tietoa ohjelmisto-omaisuuden kokonaistilanteesta. Seuraukset voivat olla taloudellisesti suuria ja vaikuttaa nopeasti työn tuottavuuteen. Vähintäänkin tilanteen haltuunottoon menee paljon aikaa.

Siksi painotankin resurssien riittävyyden tärkeyttä. SAM kuuluu kaikille ja hankkeella tulee olla yrityksen ylimmän johdon tuki sekä aktiivinen seuranta. Hankkeen onnistumiselle tärkeitä toimijoita ovat ylin johto, talousjohto, IT-infrayksikkö ja IT-hankinnat.

8. Mittaa oikein
”Sitä saa, mitä mittaa” on totuus, joka pätee myös SAM-hankkeissa. Hankesuunnitteluvaiheessa asetetaan hankkeelle sen tavoitteet ja määritetään perustelut siihen, miksi yritys lähtee kehittämään SAM-prosessejaan ja investoi ohjelmisto-omaisuuden hallintajärjestelmään ja palveluihin. Näistä tavoitteista muodostetaan mittarit, joilla seurataan asetettujen tavoitteiden saavuttamista.


Jari Niilola, Senior Sales Manager
Kirjoittaja toimii Enfolla ohjelmisto- ja lisenssipalvelujen myynnissä ja konsultoinnissa.