Ohjelmapäällikkö Mikael Vakkari ja tiedonhallintamallin projektipäällikkö Katariina Siimeslehto pohtivat 1.1.2020 voimaan tulleen tiedonhallintalain vaatimusten täyttämistä Helsingin kaupungilla. Helsingin kaupunki on Suomen suurin työnantaja. Henkilöstöä on noin 38 000.

Mikä on hyöty julkishallinnolle?

Vakkari kertoo, että suurin hyöty tulee siitä, kun laki velvoittaa kuvaamaan toimintaympäristön ja siirtymään sähköisiin prosesseihin. ”Painopisteenä on tiedon hyödyntäminen ja yhteentoimivuus. Laki toimii mahdollistajana, jotta päästäisiin aidosti digitaaliseen hallintoon, missä tieto liikkuu tietojärjestelmien ja -varantojen välillä”, Vakkari kiteyttää.

Siimeslehto näkee, että kansallinen ratkaisu tiedonhallintaan on hyvä tavoite. ”Kun saadaan yhteentoimivuus aikaan, niin tiedonhallinta ja tiedon jakaminen tuottaa kustannustehokkuutta. Tulee myös leaning-näkökulmia eli tehostetaan koko organisaatiota, kun päällekkäinen tekeminen jää pois ”, Siimeslehto summaa.

Miten Helsingin kaupunki hyötyy?

”Vuonna 2011 voimaan tullut tietohallintolaki velvoitti viranomaisia kuvaamaan kokonaisarkkitehtuurinsa, mutta se ei velvoittanut oikeastaan mihinkään muuhun. Vuoden 2020 alusta voimaan tullutta tiedonhallintalakia on mietitty syvällisemmin. On haluttu vaikuttaa tiedon yhteentoimivuuteen. Laki on selkeämpi ja vaikuttaa myös siihen, miten Helsingin kaupunki ohjaa keskitetysti kehittämistä. Helsingin kaupungilla on menossa paljon digitalisaatioon liittyviä hankkeita”, tiivistää Vakkari.

Katariina Siimeslehto painottaa omalta vastuualueeltaan, että tiedonhallintamallin tavoitteena on tuoda erilaisiin tietokantoihin ja tietovarantoihin tallennettu tieto kaikkien käyttöön, mikäli tietosuoja-asetus antaa siihen mahdollisuuden. ”Varsinkin asiakirjajulkisuuskuvaus tulee olemaan käyttöliittymä, jonka kautta kansalainen pääsee tietoon käsiksi”, kertoo Siimeslehto.

Miten tiedonhallintamalli pitäisi kuvata?

Paras vaihtoehto on Siimeslehdon mukaan vielä löytämättä: ”Sitä hahmotellaan kokoa ajan tietosisältömäärittelyjen kautta, mutta koska laki antaa meille takarajaksi vuoden viimeisen päivän, niin toimimme valtionvarainministeriön tiedonhallintalautakunnan ohjeistusten ja suositusten mukaisesti.”

”Kuvantamisvälineellä ei ole merkitystä, tietosisältö on pääasia. Väestötietovirasto on antanut hyvät ohjeet, miten tiedonhallintamalli voidaan kuvata QPR:n avulla. Luonnollisesti haetaan yhtenäistä kuvantamistapaa”, kertoo Siimeslehto.

Mitä kuvauksia on jo valmiina?

”Kuvausten valmiusaste kaupungin sisällä vaihtelee aika paljon, mutta edellisen lain velvoitteiden nojalla meillä on kuvattuna esim. tietojärjestelmät ja prosessikuvauksia yksittäisten hankkeiden näkökulmasta. Laki vaatii, että meidän on mentävä ylätasolle prosessikuvauksissa. Tietovarantojen kuvaaminen on nyt edessä, tosin avoimen datan osalta niitäkin on kuvattu. Työssä pyritään hyödyntämään mahdollisimman paljon olemassa olevia kuvauksia tai huolehtimaan siitä, että kuvaukset tulevat ajan tasalle”, kertoo Vakkari.

Kun saadaan yhteentoimivuus aikaan, niin tiedonhallinta ja tiedon jakaminen tuottaa kustannustehokkuutta.

Mikä tässä työssä on haastavinta?

Vakkari näkee kaksi näkökulmaa: ”Tiedot saamme tuotettua, kuten laki vaatii, mutta pitäisi kunnolla miettiä, mitä tiedoilla tehdään. Pitäisi välttää tilannetta, missä tehtäisiin päällekkäistä kehittämistä. Laki tuo pakolliseksi muutosvaikutusten arvioinnin, joten ohjaus on pakko saada kuntoon.

Vakkari jatkaa: ”Toiseksi meillä on kaupungin digiohjelma ja toimialojen digiohjelmia. Meillä on yli 500 kehityshanketta ja meidän pitäisi pystyä tunnistamaan, millä näistä on merkittäviä vaikutuksia tiedonhallintaan ja toisaalta, miten tiedonhallintalaki vaikuttaa kehittämishankkeisiin. Tämä on massiivinen kokonaisuus.”

Katariina Siimeslehto. Kuva: Lea Virtanen

Riittääkö annettu aika?

Vakkari arvioi: ”Jos rehellisiä ollaan, niin aika on todella tiukka. Koronakin vaikuttaa. Ensimmäiset projektipäälliköt pääsivät aloittamaan vasta kesällä ja viimeinen aloittaa marraskuussa. Tiedon kerääminen vaatii istumalihaksia ja käsiä. Työtä ei pysty tekemään yksi yksittäinen ihminen, vaan siihen tarvitaan sidosryhmät mukaan. Kun saadaan työryhmät kasaan, ihmiset osallistumaan ja vastuut määriteltyä, niin uskon, että minimitaso pystytään saavuttamaan vuodenvaihteeseen mennessä. Siirtymäajat ovat todella tiukat ja tiukka tahti jatkuu, sillä ensi vuoden lopussa pitäisi jo olla lokitusvelvoite täytettynä. Asianhallinnan ja yhteentoimivuuden puolella pitäisi olla massiivinen kehityshanke.”

Katariina Siimeslehto jatkaa: ”Meillä on vakaa aikomus saada tavoitteet täytettyä. Tavoitteena on myöskin mahdollisimman hyvä lopputulos. Joillakin toimialoilla voi kuitenkin olla puutteita kuvauksissa. Tarjoamme myös tukea työskentelyyn niille yksiköille, jotka eivät ole vielä havahtuneet asiaan.”

Mikä on kaikkein mielenkiintoisinta?

Mikael Vakkarin mielestä erityisen mielenkiintoista on Helsingin kaupungin kokonaisuus. ”Tällaisen kokonaisuuden, näiden prosessien sähköistäminen, kehittämisen ohjaus ja suunnittelu on valtava kokonaisuus. Tässä nähdään, miten digitalisoidaan oman kotikaupungin hallinto”.

Työstä tekee mielenkiintoisen myös se, että prosesseja ja palveluita ei voi kehittää pelkästään keskushallintolähtöisesti. Prosesseista pitää keskustella yhdessä eri toimialojen ja liikelaitosten kanssa, niin että ne palvelevat niidenkin työtä. Kutsun tätä dialogin käymiseksi sidosryhmien kanssa”, pohtii Vakkari.

Katariina Siimeslehdon mielessä siintävät tulevaisuuden tekoälyratkaisut. ”Pystymme kehittämään parempia ratkaisuja kansalaisille ja pystymme yhdistämään erilaisia toimintoja ja sitä kautta palvelu paranee. Myös henkilötyön kohdentaminen oikeisiin asioihin tuo tehokkuutta, kun paperien siirtely jää pois.”

Mikael Vakkari

• Yhteiskuntatieteiden maisteri

• Ohjelmapäällikkö, vastuualueena tiedonhallintalaki

• Toimi 2/2020 asti valtiolla (Valtori) tiedonhallintapäällikkönä

• Sitä ennen kaupunginkansliassa johtavana asiantuntijana 2016–2018 ja VM:n JulkICT:llä neuvottelevana virkamiehenä 2012–2015

Katariina Siimeslehto

• Yhteiskuntatieteiden maisteri

• Projektipäällikkö tiedonhallintamalli

• Strategiaosasto, Helsingin kaupunki

• Ennen nykyistä tehtävää toimi kesäkuuhun 2020 asti Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan tietohallinnossa projektipäällikkönä sekä tietojenkäsittelyn suunnittelijana

Teksti: Lea Virtanen