Tässä artikkelissa pureudumme ERP-järjestelmän jatkuvan kehityksen ytimeen – käsittelemme miksi ERP-järjestelmän jatkokehittäminen on tärkeää, miten jatkokehitysprosessi toimii sekä mitä hyötyjä jatkokehitys tuo yrityksellesi.

ERP-järjestelmän jatkokehitys tulisi huomioida jo projektivaiheessa

Onnistuneen ERP-projektin kulmakivet -blogissamme nostimme esille yhtenä ERP-projektin onnistumisen kulmakivenä järjestelmän vaiheittaisen “MVP-toteutuksen”. Tiivistettynä vaiheittaisella toteutuksella tarkoitetaan sitä, että ERP-järjestelmä toteutetaan niin, että järjestelmään tuodaan lisää toimintoja vaihe kerrallaan. Tämä nopeuttaa järjestelmän käyttöönottoa sekä tekee projektista helpommin hallittavan. Sama perusidea on jatkokehityksen taustalla. 

Moderniin ERP-järjestelmään voi aina lisätä uusia ominaisuuksia jälkikäteen ilman räätälöintiä tai massiivisia lisäkuluja, joten osa kehityksestä kannattaa jättää varsinaisen käyttöönoton jälkeen. Vasta sitten kun on rauhassa tutustuttu järjestelmään ja sen toimintalogiikkaan, voidaan oikeasti todeta onko siinä jokin hidastava tekijä tai puuttuva ominaisuus, ja alkaa miettimään järjestelmän räätälöintiä.

Jatkokehitys-logiikan avulla järjestelmä saadaan paremmin palvelemaan yrityksesi tarpeita, sillä kaikkia järjestelmän ominaisuuksia tai puutteita on mahdotonta ennakoida. Vaiheittaisella toteutuksella voidaan välttää kalliit ja tarpeettomat räätälöinnit ja käyttökokemuksen myötä saadaan järjestelmää hienosäädettyä tukemaan parhaalla mahdollisella tavalla yrityksen prosesseja.

Jatkokehityksen avulla voidaan välttää turhia kuluja 

ERP-järjestelmää ei kannata ajatella staattisena kokonaisuutena, sen sijaan sitä voidaan kehittää ja kasvattaa yrityksen tarpeiden mukaan. Projektivaiheessa asiakkaalla on monesti tarpeita, joita halutaan kopioida vanhasta järjestelmästä, mutta nämä ominaisuudet eivät välttämättä ole uudessa järjestelmässä hyödyllisiä tai tulevat kokonaisuuteen nähden kalliiksi. Tämän takia räätälöintiä pitäisi välttää niin pitkälle kuin mahdollista ja vasta aidon käyttökokemuksen perusteella arvioida räätälöintitarvetta.

Jos ERP-järjestelmälle varattu budjetti on käytetty kokonaan jo käyttöönottovaiheessa, järjestelmä jää usein torsoksi. Järjestelmää ostaessa tulisi jo ennakkoon budjetoida rahaa sen jatkokehitykseen, sillä järjestelmäprojekteissa tulee lähes aina yllätyksiä ja nousee esille tarpeita, jota ei alussa osattu huomioida. Ei siis kannata valita järjestelmää, jossa koko sille varattu budjetti menee järjestelmän käyttöönottoon. Parhaimmillaan jatkokehitysvaiheessa huomataan, että jotain suunniteltua räätälöintiä ei loppupeleissä edes tarvita, jolloin säästetään huomattavasti sekä aikaa että rahaa. 

Lue myös Avoin.Systems blogista: Miten toteutamme Odoo ERP-projektit?

Miksi ERP-järjestelmää pitäisi jatkokehittää?

Jatkokehitys vastaa lähtökohtaisesti aina asiakkaan käyttötarkoitukseen ja tuottaa jotain lisäarvoa, esim. säästää aikaa tai poistaa manuaalisia vaiheita. Järjestelmän jatkuva kehitys vie järjestelmän hankinnan kautta tulevia hyötyjä entistä pidemmälle. Kehitystarpeita nousee melko luonnostaan järjestelmän käytön myötä ja niitä kannattaa arvioida yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa ja punnita eri vaihtoehtoja. 

Yrityksen tarpeet ja toiminta voivat myös ajan saatossa muuttua, joten järjestelmää on hyvä kehittää sen mukaan. Kehitystarpeita voi nousta myös liiketoimintaympäristön muutoksista. Jos seuranta- ja raportointitarpeet muuttuvat, niin järjestelmää pitää analysoida myös tästä näkökulmasta. Jatkokehityksellä voidaan varmistaa, että järjestelmä pysyy kehityksessä mukana, eikä “jämähdä” siihen aikakauteen, jolloin ERP järjestelmä on alunperin hankittu. Jos järjestelmää ei kehitetä eteenpäin, rupeaa se jossain vaiheessa jarruttamaan yrityksen kasvua ja kehitystä.

Sen sijaan, että ERP-järjestelmän kehitys ajatellaan pelkkänä kustannuksena, pitäisi se ajatella ennemmin sijoituksena yrityksen tulevaisuuteen. Järjestelmän vaihtaminen on projektina paljon raskaampi kuin se, että kehitetään nykyistä järjestelmää eteenpäin. Sen lisäksi, että uuden järjestelmän hankinta on pitkäkestoinen projekti, niin käyttöönoton jälkeen saatetaan huomata, että uusi järjestelmä ei tuonutkaan tavoiteltuja hyötyjä. Isossa projektissa budjettia on vaikeampi hallita, ja keskitytään helposti liian pieniin yksityiskohtiin. Jatkokehityksen avulla yrityksen tarpeet voidaan priorisoida tehokkaasti ja jakaa ne pienempiin kokonaisuuksiin. 

Jatkokehitys on aina suunnitelmallista

ERP-järjestelmän jatkokehitys toimii projektiluontoisesti, jossa kehitystarpeet tulevat asiakkaalta. Jatkokehitysprosessissa yhdessä asiakkaan kanssa säännöllissä tapaamisissa käsitellään esille nousseita tarpeita ja kehityskohteita. Tapaamisia voi olla esimerkiksi parin viikon tai kuukauden välein tai jatkokehitys voi myös olla kausittaista. 

Keskeistä on, että jatkokehitys on aina suunnitelmallista. Käytön kautta kerätään parannusehdotuksia, jotka suunnitelmallisesti aikataulutetaan ja toteutetaan. Kaikista lisätoiveista tehdään pienimuotoinen vaatimusmäärittely, toteutus, testaaminen ja käyttöönotto. Jatkokehitys ei ole ad hoc -toimintaa, vaan siinä tulisi aina kiinnittää huomiota järjestelmän elinkaareen ja kokonaisuuteen ja tarkastella uusien ominaisuuksien tai räätälöintien hyötyjä suhteessa niiden kustannukseen.

Tyypillisiä asioita, joita toteutetaan jatkokehityksessä on esimerkiksi automatisoinnit, lisäkentät tai integraatiot. Järjestelmän ensimmäisessä vaiheessa voidaan esimerkiksi todeta, että jatkokehityksessä halutaan automatisoida jokin prosessi, jonka avulla voidaan saavuttaa kokonaisuuden kannalta merkittävä ajansäästö. Paras yhteistyömalli jatkokehityksessä on jatkuvasti yhdessä asiakkaan kanssa arvioidaan nykyisiä prosesseja ja miten niitä voisi parantaa. Toimittajan tehtävä on löytää paras tekninen ratkaisu miten Odoon avulla voidaan päästä yrityksen tavoitteisiin.