EU:n alue- ja rakennepolitiikan rahastojen hankkeiden hallinnointiin tarkoitetun EURA-järjestelmän kautta kulkee miljardeja euroja hankerahoitusta sitä hakeneille yrityksille ja organisaatioille. Harvalla järjestelmäkehityshankkeella on vastaavaa yhteiskunnallista merkitystä. EURA vaikuttaa suoraan Suomen elinkeinoelämään ja aluekehitykseen, ja siksi järjestelmää kehitetään tiiviissä asiantuntijayhteistyössä Netumin ja työ- ja elinkeinoministeriön kesken.

EU:n alue- ja rakennepolitiikan rahastojen digitaalinen hallintajärjestelmä EURA 2021 vaatii tekniseltä toteuttajaltaan kattavaa kokemusta julkishallinnon ICT-maailmasta sekä sitä koskevista reunaehdoista ja säädöksistä. Netum on toteuttanut EU-kaudella 2014–2020 käytössä olleen EURA 2014-järjestelmän, ja kilpailutuksen kautta työ- ja elinkeinoministeriö valitsi yrityksen toteuttamaan myös uutta, aiempaan järjestelmään perustuvaa versiota. Uuden hankkeen projektinomistajana toimiva Netumin Kalle Haviala on innostunut tilaisuudesta tehdä töitä merkittävän järjestelmän parissa.

”On hienoa olla mukana tekemässä järjestelmää, joka vaikuttaa monien ihmisten elämään. On myös hienoa, että työ- ja elinkeinoministeriö on luottanut meihin ja antanut tehtäväksemme järjestelmän uusimisen. Pääsemme kehittymään ja kasvamaan sen myötä myös yrityksenä ja asiantuntijoina.”

Työ- ja elinkeinoministeriön edustajan mukaan ministeriössä voidaan luottaa, että kun Netumin asiantuntijat saavat toimeksiannon, he pystyvät hoitamaan sen itsenäisesti ja ammattitaidolla. Hän kertoo, että TEM:n asiantuntijat vastaavat muun muassa järjestelmän toiminnallisuuksien ja prosessien määrittelystä, mutta eivät ole teknisiä asiantuntijoita.

”Mahdollisuus olla suoraan yhteydessä Netumin teknisiin asiantuntijoihin on ensiarvoisen tärkeä ja vähentää rikkinäisen puhelimen riskiä. Kun teknisen toteuttajan asiantuntijoilla on kyky kuunnella ja tulkita meidän asiantuntijoidemme substanssitarpeita ja muuttaa ne soveltuviksi teknologisiksi ratkaisuiksi, työ sujuu mutkattomasti.”

Ketterät menetelmät tuovat hallintaa, kun tähdätään liikkuvaan maaliin

Oman haasteensa järjestelmähankkeeseen tuo se, että kehitystyö on aloitettava jo ennen kuin kaikki järjestelmän vaatimukset ovat tiedossa. Monet tulevan ohjelmakauden hallinnointia ja toimintaa ohjaavat reunaehdot selviävät lopulliseen EURA 2021-järjestelmässä tarvittavaan muotoonsa vasta toimeenpanon aloittamisen kynnyksellä. Tuolloin järjestelmän tulisi kuitenkin olla jo lähes käyttövalmis. Teknisen toteuttajan on oltava perillä niin itse järjestelmän kuin julkishallinnon toimintatavoista ja tarpeista sekä valmis joustamaan järjestelmän vaatimusten ja aikataulujen muuttuessa.

Ketterät menetelmät, joissa lopullinen maali ei tyypillisesti ole täsmällisesti tiedossa, soveltuvat EURA:n kaltaiseen järjestelmähankkeeseen hyvin. Ne turvaavat myös Netumin asiantuntijoiden työrauhaa, kun lyhyille työsykleille voidaan määritellä tarkkoja tavoitteita.

”Ketterien menetelmien avulla keskitymme tuottamaan asiakkaalle lisäarvoa. Lähdemme työstämään demoja ja Proof-of-Concepteja, joita asiakas sitten pääsee kokeilemaan sprinttidemoissa ja voi kertoa meille, olemmeko menossa oikeaan suuntaan”, kuvailee Haviala.

Hyvä käyttäjäkokemus vie EU-tukivarat tehokkaasti käyttöön

EURA on EU:n edellyttämä ja lakisääteinen palvelu, jonka avulla hallinnoidaan ja valvotaan alue- ja rakennepolitiikan rahastojen ohjelmaan kuuluvaa EU-rahoitusta Suomessa ohjelmakauden aikana. Järjestelmässä jaetaan valtuuksia, hallinnoidaan hankkeita ja niihin liittyviä maksatuksia sekä valvotaan ja tarkastetaan hankkeita. Tarkoituksena on saada rahavirrat soljumaan sujuvasti siten, että hankkeiden toteutus ei viivästyisi sen vuoksi, ettei rahoitusta saada ajoissa. Tärkeätä on myös ajantasainen raportointi ja tiedon läpinäkyvyys.

Rakennerahasto-ohjelman EU-rahoitus kaudelle 2014–2020 on ollut lähes 1,3 miljardia euroa. Kansallisen vastinrahoituksen (50 %) kanssa julkista rahoitusta on käytössä ollut noin 2,6 miljardia euroa. Näitä varoja hallinnoidaan EURA 2014-järjestelmällä.

”Järjestelmän kautta yritykset ja organisaatiot hakevat EU-rahoitusta, ja EURA:n avulla pitää pystyä osoittamaan, että haetut varat ovat tukikelpoisia. Tuen käyttökohteet ja -tavat on luonnollisesti määritelty ja säädelty tarkkaan”, selittää Netumin hankepäällikkö Ilkka Pasanen, joka on ollut mukana kehittämässä EURA-järjestelmää jo kolmella aiemmalla EU:n ohjelmakaudella.

Loppukäyttäjän, rahoitusta hakevan yrityksen tai organisaation, kannalta järjestelmä on onnistunut silloin, kun tuen hakuprosessi on mahdollisimman mutkaton. Hyvä käyttäjäkokemus myös keventää viranomaisten hallinnollista taakkaa mm. ELY-keskuksissa ja maakuntien liitoissa. Käyttäjäystävällisyyttä kehitetään jokaisella ohjelmakaudella. Uuden EURA-järjestelmän kehityksessä loppukäyttäjät pääsevät testaamaan demoversioita, jotta järjestelmän toiminnallisuuksista saadaan käyttäjäpalautetta jo varhain.

EURA 2021-järjestelmä siirtyy pilveen

Jokaiselle EU-ohjelmakaudelle tarvitaan ajantasaiset digitaaliset palvelut, jotka vastaavat kulloisiinkin tarpeisiin. On tyypillistä, että esimerkiksi tukimuodot ja toiminta, johon varoja suunnataan, muuttuvat ohjelmakauden mukaan. Myös nyt kehitettävän uuden EURA-järjestelmän tulee vastata uuden kauden säädöksiin ja vaatimuksiin.

Seitsenvuotisen ohjelmakauden aikana myös käytetyt tekniikat ja teknologiat rapautuvat ja uudet tuovat mukanaan uusia mahdollisuuksia. EURA-järjestelmän kokonaiselinkaari on kuitenkin pitkä, koska sen tietoja koskee säilytysvelvollisuus. Uusi EURA 2021-järjestelmä toteutetaan pilvipalveluiden varaan. Eri ikäisten tekniikoiden yhdisteleminen asettaa vaatimuksia myös Netumin asiantuntijoille.

”Meidän pitää EURA 2021 hankkeessa pystyä taitavasti hyödyntämään olemassa olevaa samalla, kun luomme uutta. Se vaatii laajaa ja syvällistä ymmärrystä uusimmista tekniikoista ja näkemystä niiden elinkaarista. Järjestelmä tulee olemaan käytössä 2030-luvulle saakka. Meidän pitää esimerkiksi hallita uudet pilviteknologiat: miten niillä rakennetaan asiakkaalle skaalautuvia ja tietoturvallisia digitaalisia palveluita”, kuvailee Pasanen.

Järjestelmäkehitystä rauhan puolesta ja eriarvoisuutta vastaan

Työ- ja elinkeinoministeriössä ollaan ylpeitä siitä, että EURA-järjestelmä on julkishallinnon digiloikkaajien kärjessä. Se on miltei ainoa julkinen palvelu, jossa asioidaan lakisääteisesti ainoastaan sähköisesti, ja hallinnointiprosessit on toteutettu digitaalisesti. Myös Netumissa työstä tunnetaan ansaittua ylpeyttä.

”Olemme turvaamassa eurooppalaista rauhaa. Ajatus siitä, että meillä on unioni, joka kerää jäsenmailtaan rahaa ja jakaa sitä alueen laitamille juontaa juurensa aina Winston Churchilliin saakka. Kysehän on eriarvoisuuden vähentämisestä EU:n alueella”, summaa Kalle Haviala.