Innovatiivisia ja luotettavia ratkaisuja Euroopan energiainfrastruktuuriin

FRIEDRICH VORWERK SE & Co. KG on yksi johtavista saksalaisista energiainfrastruktuuriyhtiöistä. Vuonna 1962 perustettu yritys on tarjonnut asiakkailleen innovatiivisia ja luotettavia ratkaisuja tulevaisuuden energiainfrastruktuuriin jo 60 vuoden ajan. Nykyään yritys työllistää yli 1800 henkilöä 15 toimipaikalla ja on viime vuosina kasvattanut toimintaansa nopeasti ostamalla muita alan yrityksiä. FRIEDRICH VORWERK Group SE on listattu Saksan pörssissä maaliskuusta 2021 lähtien.

Kesällä 2021 VORWERK aloitti yhteistyön Bluugon kanssa tehostaakseen ja digitalisoidakseen kalustonsa hallinta- ja huoltoprosesseja Bluugon Tracking Cloud™ -alustan avulla.

Haasteet

• Tehoton viestintä ja tiedon jakaminen kenttähenkilöstön, varaston, huollon ja johdon välillä
• Näkyvyyden puute kalustosta ja muusta käyttöomaisuudesta
• Manuaaliseen paperityöhön pohjautuvat työnkulut

Ratkaisu

• Bluugon Tracking Cloud™ yhdistää VORWERKin eri sidosryhmät ja kaluston yhdelle alustalle ja tarjoaa tehokkaat mobiilityökalut ja digitalisoidut työnkulut laitteiden ja muun käyttöomaisuuden seurantaan, hallintaan ja huoltoon

Tulokset

• Parantunut laitteiden käyttöaste
• Seisokkien ehkäisy
• Manuaalisen työn vähentyminen
• Paperittomat työnkulut
• Reaaliaikainen tilannekuva kalustosta
• Saumaton viestintä eri sidosryhmien välillä
• Parantunut kokonaistehokkuus

Manuaalisen paperityön eliminointi

Ennen yhteistyön aloittamista Bluugon kanssa, VORWERK turvautui manuaaliseen paperityöhön pohjautuviin työnkulkuihin varatakseen, lähettääkseen ja huoltaakseen kalustoaan lukuisilla työmaillaan ympäri Eurooppaa. Kun kyseessä on yli 1800 henkilö työllistävä yhtiö jolla on valtava määrä erilaista kalustoa, on helppo ymmärtää miksi tämä aiheutti vakavia haasteita päivittäisessä toiminnassa.

”Olemme putkirakennusalan yritys ja työmailla olevien ihmisten pitäisi pystyä keskittymään varsinaiseen työhönsä – ei paperityön tekemiseen. Ongelmana oli, että heidän yksinkertaisesti täytyi tehdä se, koska tarvittava kalusto oli saatava työmaille." sanoo Dominik Schweizer, FRIEDRICH VORWERKin hallituksen assistentti, joka johtaa kumppanuutta Bluugon kanssa VORWERKin puolelta.

Valtavan paperityömäärän manuaalinen käsittely oli erittäin aikaa vievää ja puuttuvat asiakirjat aiheuttivat lukuisia ongelmia, heikentäen yleistä tehokkuutta kaikilla liiketoiminta-alueilla. Ajantasaisen kokonaiskuvan ylläpitäminen kalustosta vaati paljon työtä ja oli toisinaan lähes mahdotonta saavuttaa.

”Usein papereita yksinkertaisesti katosi, eikä niitä enää löydetty. Päiviä, joskus viikkoja myöhemmin menneitä laitevarauksia käsitteleviä asiakirjoja löytyi jostain. Tämä on manuaalisen paperityön ongelma – tietoa yksinkertaisesti häviää.”, Schweizer tarkentaa.

Kun liiketoiminnalle olennaista tietoa katoaa, vaikutukset näkyvät prosessin jokaisessa vaiheessa. Ajantasaisten tietojen puuttuminen laitteiden tilasta hidastaa niiden lähettämistä seuraavaan kohteeseen ja tekee asianmukaisesta määräaikaishuollosta huomattavasti vaikeampaa suorittaa.

Sopivan ratkaisun löytäminen tuotti VORWERKille haasteita

Sopivien digitaalisten työkalujen löytäminen haasteiden ratkaisemiseen osoittautui VORWERKille yllättävän vaikeaksi. Jotkut saatavilla olevat ohjelmistot olivat aivan liian laajoja ja monimutkaisia VORWERKin käyttötapaukseen, toisissa oli ongelmia huonon käytettävyyden kanssa, ja jotkut taas keskittyivät liian voimakkaasti yhteen teknologiaan ilman mahdollisuutta hyödyntää esimerkiksi olemassa olevia tunnistetägejä. Yhteinen nimittäjä eri vaihtoehtojen välillä näytti olevan muokattavuuden ja mukautuvuuden puute.

”Muut arvioimamme vaihtoehdot, paitsi ERP-tyyppiset ratkaisut, keskittyivät lähinnä vain kaluston varaamiseen paikasta toiseen tai vikailmoituksen tekemiseen, mutta muita asioita, kuten varasto- tai huoltoprosesseja, joita halusimme toteuttaa, ei voinut ottaa mukaan. Ratkaisut eivät olleet tarpeeksi joustavia muihin käyttötapauksiin yhtiömme sisällä.", Schweizer sanoo.

Lue lisää siitä, miten Tracking Cloud™ pystyy hyödyntämään VORWERKin olemassa olevia Data Matrix -tageja: “Finnish Firm Turns to Barcodes & CortexDecoder SDK for in-the-field Data Capture”

Kartoitettuaan jonkin aikaa mahdollisia ratkaisuja, Schweizer törmäsi Bluugoon ja Tracking Cloudiin. Nähtyään Tracking Cloudin web-pohjaisen mobiilisovelluksen selkeällä ja helppokäyttöisellä käyttöliittymällä ja kuultuaan työnkulkujen ja transaktioiden vapaasta muokattavuudesta, hän vakuuttui nopeasti siitä, että tässä oli heidän etsimänsä ratkaisu.

Kyky tehdä muutoksia palveluun itsenäisesti oli VORWERKille tärkeä tekijä:

"Mahdollisuus mukauttaa ratkaisu vastaamaan sisäisiä prosessejamme ja työnkulkujamme oli yksi syistä, miksi valitsimme Tracking Cloudin™ – ja se, että pystyimme jopa toteuttamaan tarvittavat muutokset itsenäisesti. Käytän mm. Tracking Cloudin Query Toolia ja pystyn muokkaamaan palvelumme transaktioita tiettyyn pisteeseen asti täysin itsenäisesti. Meille on tärkeää, että voimme tehdä osan työstä myös itse.”, Schweizer toteaa.

Käyttöönotto etänä käyttäjäkokemusta painottaen

VORWERKille oli erittäin tärkeää, että heidän valitsemansa ratkaisu on helppokäyttöinen kaikille loppukäyttäjille riippumatta heidän osaamisestaan ​​ja aiemmasta kokemuksestaan ​​digitaalisista työkaluista. Ratkaisun tuli myös pystyä vastaamaan useiden eri loppukäyttäjäryhmien vaihteleviin tarpeisiin ja käyttötapauksiin. Näiden vaatimusten toteutuminen varmistettiin ottamalla mukaan ihmisiä kaikista sidosryhmistä heti käyttöönoton alussa ja pitämällä kunkin ryhmän kanssa erilliset työpajat käyttäjäkokemuksesta. Tämän toimintamallin avulla on mahdollista saada palautetta suoraan loppukäyttäjiltä varhaisessa vaiheessa ja tehdä ketteriä muutoksia käyttöönoton edetessä.

"On hyvä kutsua loppukäyttäjät samaan pöytään ja antaa heidän tuoda oman työpanoksensa mukaan työpajoihin. Työpajan jälkeen he voivat nopeasti nähdä työnsä konkreettiset vaikutukset.” Schweizer tarkentaa.

Toinen käyttöönottovaiheessa korostunut elementti oli viestintä. Tracking Cloudin käyttöönotto toteutettiin 100 % etänä Bluugon Suomesta ja VORWERKin Saksasta työskentelevän tiimin yhteistyönä. Etäkäyttöönotto korosti suuresti tehokkaan viestinnän roolia molempiin suuntiin.

"Kommunikaatio Bluugon tiimin kanssa oli aina todella hyvää. Jos minulla oli kysyttävää, pystyin aina soittamaan. Kun loin korkean prioriteetin tiketin johonkin satunnaiseen aikaan päivästä, sain minuutin sisällä vastauksen, että Bluugon tiimi on ottanut asian työn alle. Olen työskennellyt aiemmin useiden ohjelmistoyritysten kanssa, mutta tämä on ollut ehdottomasti yksi parhaista kokemuksista tähän mennessä.”, Schweizer sanoo.

Tulokset – päivittäisten prosessien lisääntynyt sujuvuus ja kokonaistehokkuuden kasvu

Tracking Cloudin käyttöönoton jälkeen VORWERK on nähnyt merkittäviä parannuksia kaikkien käyttäjäryhmien työskentelyssä. Tarvittava kalusto saapuu työmaille nopeammin, manuaalista paperityötä on huomattavasti vähemmän, tiedot eivät katoa, kommunikointi eri ryhmien välillä on tehokkaampaa ja monet päivittäiset prosessit ovat helpottuneet huomattavasti.

VORWERKin työpajoissa, joissa kalustoa huolletaan, kaikki tarvittava tieto on nyt saatavilla – milloin ja missä tahansa. Tämä on mullistanut päivittäisen työskentelyn. Schweizer tarkentaa:

”Työpajojemme työskentely ja tilausten toteuttaminen on tehostunut huomattavasti. Kaikki työntekijämme liikkuvat nyt tabletti kädessään. He voivat helposti nähdä kaikki nykyiset ja aiemmat tilaukset sekä aiemmat korjaukset ja tarkistaa, mitä kalustolle on tehty viime kuukausina tai vuosina. Tämä on auttanut meitä paljon.”

Varastopuolella suurin hyöty on ollut manuaalisen työn huomattava väheneminen. Ennen Tracking Cloudia koko prosessi perustui manuaaliseen paperityöhön, josta tiedot sitten lopuksi kirjattiin käsin tietojärjestelmiin. Nyt työntekijät voivat yksinkertaisesti skannata artikkelin mobiililaitteellaan ja varata sen suoraan paikan päällä. Lisääntyneen tehokkuuden ansiosta varastotyöntekijöiden pystyvät käsittelemään enemmän tilauksia samassa ajassa, jolloin myös asentajat työmailla saavat tarvitsemansa varusteet nopeammin. Tämä ennaltaehkäisee turhaa seisakkia työmailla ja parantaa samalla laitteiden yleistä käyttöastetta.

”Se, että voimme avata tietyn työmaan tiedot Tracking Cloudista ja nähdä, mitä sinne on varattu, on myös suuri plussa työmaapäälliköillemme. He voivat tarkastella, mitä kalustoa heidän työmaallaan todellisuudessa on, ja hakea tietoja laitteista.”, Schweizer sanoo.

Mahdollisuus suodattaa laitteita tietyllä työmaalla eri ominaisuuksien perusteella tekee esimiehille entistä helpommaksi löytää juuri tarvitsemansa tiedot ja ylläpitää koko ajan selkeää kokonaiskuvaa kalustosta.

Tracking Cloudin offline-kyvykkyys mahdollistaa ratkaisun käytön millä tahansa mobiililaitteella myös tilanteissa, joissa internetyhteyttä ei ole saatavilla – esimerkiksi syrjäisillä alueilla työskennellessä.

Tulevaisuuden suunnitelmat – ratkaisun laajentaminen uusille liiketoiminta-alueille

Jo aikaisesta vaiheesta asti on ollut selvää, että sekä Bluugo että VORWERK ovat halukkaita pitkän tähtäimen yhteistyöhön. Schweizer näkee suurta potentiaalia ratkaisun jatkokehittämisessä ja sen käytön laajentamisessa uusille liiketoiminta-alueille. Hän näkee pitkäaikaisen kumppanuuden molemmille osapuolille hyödyllisenä:

”Tiesimme jo alussa, että kun ratkaisu on saatu käyttöön ja näemme sen vastaavan odotuksiamme, olemme valmiita panostamaan sen jatkokehittämiseen ja antamaan palautetta Tracking Cloudin tuotekehitystä varten. Jos Bluugo pystyy kehittämään tuotettaan ja tarjoamaan entistäkin paremman ohjelmistoratkaisun, se tietysti hyödyttää myös meitä.”

Tällä hetkellä pöydällä on kaksi uutta Tracking Cloud™ -projektia, jotka laajentavat ratkaisun käyttöä uusille liiketoiminta-alueille VORWERK-konsernissa. Toinen keskittyy FRIEDRICH VORWERK Serviceen ja sen kenttähuoltoon asiakkaiden toimipisteissä ja toinen konsernin raskaan kaluston puolelle. Sekä Bluugo että VORWERK odottavat jo innolla tulevia projekteja ja kumppanuuden syventämistä.

”Yksi asia, jonka olen huomannut työskennellessäni Bluugon kanssa, on se, että kaikki todella rakastavat sitä mitä tekevät. Tämä on mahtavaa, kun teemme yhteisiä projekteja. Ihmiset ovat aidosti innoissaan tekemisestämme ja siitä on valtavasti apua. Bluugon kanssa on hauska tehdä töitä!”, Schweizer summaa.