Hämeenlinna kilpailutti varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmänsä ja päätyi vaihtamaan Daisy-järjestelmänsä Abilitan toimittamaan Päikky-järjestelmään. Uudella järjestelmällä haetaan parempaa käytettävyyttä, lisää toimintavarmuutta sekä mobiileja työkaluja varhaiskasvatuksen henkilökunnalle ja huoltajille.

- Automatisoimme varhaiskasvatuksen hallinnon prosesseja ja tuomme huoltajille mahdollisuuden sähköiseen asiointiin. Meillä on selkeä visio mihin varhaiskasvatus on menossa, ja halusimme järjestelmän, joka ruokkii innovatiivista ajattelua ja mahdollistaa laadukkaan varhaiskasvatuksen, sanoo Hämeenlinnan kaupungin, sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialan palveluohjausyksikön päällikkö Janne Orkola.

Lapsiperheet ovat tottuneet hoitamaan asioita mobiilisti, joten asiakkaat pitävät sähköisiä palveluita itsestään selvinä myös julkisella sektorilla. Kun huoltajat pystyvät esimerkiksi itse seuraamaan hoitotuntien käyttöä, voivat he varmistaa, että asiakasmaksu pysyy suunnitellussa maksuluokassa.

Kilpailuttamalla parempia järjestelmiä

- In-house -hankinnat eivät aina johda parhaaseen lopputulokseen. Asioita on aina tarkasteltava tapauskohtaisesti ja mietittävä tarkkaan mitä halutaan ja mikä on strategian mukainen tavoite. Kilpailutus haastaa miettimään mitä ollaan ostamassa. Lisäksi kilpailuttamalla on mahdollisuus saada paremmin omia yksilöllisiä tarpeita huomioiva järjestelmä, Janne Orkola toteaa.

- Hämeenlinna on uudistumis- ja kehittämismyönteinen kaupunki ja odotamme toimittajiltamme ja kumppaneiltamme samaa. Meitä onkin kutsuttu vaativaksi käyttäjäksi, sillä uskomme jatkuvan parantamisen malliin. Saimme asiakaspalautetta nykyisen järjestelmämme käytettävyydestä ja käyttövarmuudesta, lisäksi siitä puuttui asiakkaille tarkoitettu mobiili käyttöliittymä. Lähdimme hakemaan nykyaikaista järjestelmää, joka mahdollistaisi paremman tiedolla johtamisen tuen sekä korjaisi vanhassa järjestelmässä olevia puutteita, Orkola jatkaa.

Hämeenlinnan kaupunki valitsi Oy Abilita Ab:n varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmän toimittajaksi.

- Abilita oli ainoa, jonka järjestelmästä löytyivät kaikki tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyn elementit. Lisäksi Päikky on muokattavissa meidän tarpeisiimme. Meillä on kova vaatimustaso tietojärjestelmille. Asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmässä tarvitaan molempia puolia: järjestelmän pitää sekä palvella asiakkaita että helpottaa päivittäisten asioiden hallinnointia, Janne Orkola painottaa.

Vaakakupissa painoi myös Abilitan toimintamalli, jossa asiakkaan yhteydenottoihin vastataan nopeasti ja järjestelmää kehitetään jatkuvasti.

- Päikky-tuoteperhe on Suomen edistyksellisin varhaiskasvatuksen kokonaisratkaisu. Se tarjoaa hallinnolle työkalut hakemusprosessista asiakaslaskutukseen ja tilastointiin. Mobiilisovellus tuo sujuvuutta huoltajien ja päivähoidon väliseen viestintään. Tavoitteemme on tarjota parasta palvelua varhaiskasvatuksen henkilöstölle ja huoltajille modulaarisella kokonaisratkaisulla, kertoo Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela.

Päikky-kokonaisuuden käyttöönottoprojekti käynnistyi alkuvuodesta 2022 ja järjestelmä tulee olemaan täydessä käytössä syksyllä.

Hämeenlinnan kaupungin, sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialan palveluohjausyksikön päällikkö,

Janne Orkola