Onko kunnan tietojärjestelmä tullut tiensä päähän, mutta uuden kilpailuttaminen tuntuu ylitsepääsemättömän vaikealta? Vältteletkö kilpailutusta viimeiseen asti, koska uskot prosessin olevan työläs, pitkä ja vaikea? Kunnan tietojärjestelmähankintojen kilpailutus on paljon luultua yksinkertaisempaa, eikä kalliita konsultteja ole useinkaan tarpeellista käyttää.

Kilpailutusta pelätään usein aivan turhaan. Sen vuoksi tyydytään nykyiseen järjestelmään ja laastaroidaan vanhoja ratkaisuja jotenkuten toimivaksi. Kilpailutuksen voit tehdä helposti ilman kalliita konsultteja, eikä hankintalain tulkitseminenkaan ole rakettitiedettä.

Koostimme selkeät ja yksinkertaiset ohjeet, joiden avulla pääset alkuun kunnan tietojärjestelmän kilpailutuksessa.

Hankintalain vaatimukset kunnan tietojärjestelmän kilpailutuksessa

Hankintalain mukainen kilpailutus ei ole vaikea toteuttaa. Hankintalain noudattaminen on yksinkertaista, sillä se ei määrittele tiukasti, mitä asioita pitää tehdä ja mitä puolestaan jättää tekemättä.

Julkisen kilpailutuksen vaatimukset jakautuvat kolmeen osaan:

1.     Soveltuvuusvaatimukset, jotka kohdistuvat toimittajiin

2.     Järjestelmävaatimukset, jotka kohdistuvat tietojärjestelmään

3.     Valintakriteerit ja pisteytys

Hankintalain puitteissa kilpailutus pitää toteuttaa tasapuolisesti, mikä tarkoittaa sitä, että useamman toimittajan pitää pystyä osallistumaan kilpailutukseen. Vaatimukset eivät saa olla syrjiviä ja asetettujen kriteereiden täytyy olla selkeitä ja ymmärrettäviä.

Toimittajaan kohdistuvat vaatimukset voivat edellyttää tietyn määrän liikevaihtoa tai vastaavia referenssejä, jotka osoittavat sekä toimittajan osaamista että järjestelmän soveltuvuutta.

Järjestelmään kohdistuvia vaatimuksia on joskus täysin tarpeettomasti jopa satoja. Vaatimukset kannattaa rajata tarkasti ja harkitusti. Järjestelmävaatimusten määrittelyyn pureudumme myöhemmin tässä artikkelissa.

Valintakriteereiden täytyy olla selkeät. Tarjouspyynnössä täytyy kertoa selkeästi, mitä asioita pisteytetään ja mitä painotetaan tietojärjestelmän valinnassa.

Kilpailutuksen ABC – näin etenet tietojärjestelmän kilpailutuksessa

1. Nykytilanteen arviointi ja tarpeiden määrittely

Nykytilannetta voit arvioida muun muassa näiden kysymysten avulla: Mitä puutteita nykyisessä järjestelmässä on? Millaiset resurssit kunnalla on käytettävissä? Miten haluatte kehittää toimintaanne ja mitä se edellyttää tietojärjestelmältä? Mitkä ovat tärkeimpiä asioita, mitä tulevalta tietojärjestelmältä vaaditaan? Mitä asioita voitaisiin automatisoida manuaalisen työn vähentämiseksi?

2. Tutustu järjestelmävaihtoehtoihin

Kartoita, mitä toimittajia ja järjestelmiä markkinoilla on tarjolla. Ennen virallista kilpailutusta kannattaa ottaa järjestelmätoimittajaan yhteyttä ja pyytää esittely eli markkinavuoropuhelu, jotta saat paremman käsityksen markkinoilla olevista järjestelmistä. Markkinavuoropuhelu ei sido sinua mihinkään ja se helpottaa myös järjestelmävaatimusten määrittelyä hankintailmoitusta laadittaessa.

3. Valitse kilpailutusmenetelmä

Sopiva kilpailutusmenetelmä kannattaa valita määriteltyjen tavoitteiden perusteella, jotta päästään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Tietojärjestelmän hankinnassa usein toimivaksi todettu kilpailutusmenetelmä on neuvottelumenettely. Neuvottelumenettelyssä vaatimukset syntyvät prosessin aikana ja lopulliset sopimusehdot täsmentyvät menettelyn edetessä. Muita kilpailutusmenetelmiä ovat avoin menettely, rajoitettu menettely ja suorahankinta. Toinen tietojärjestelmän hankinnassa yleisesti käytetty tapa on avoin menettely. Ennen avoimen menettelyn aloittamista kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa.

Lisätietoa kilpailutusmenetelmistä löydät hankintaoppaastamme.

4. Määrittele tarjouspyynnön sisältö

Tarjouspyyntöön sisällytetään vaatimuksia toimittajan soveltuvuuteen, hankintasopimukseen sekä tietojärjestelmään liittyen.

Älä sorru tietojärjestelmän kilpailutuksessa liian laajaan vaatimusmäärittelyyn. Jos vaatimuksia on liikaa, samalla myös niiden tulkinnanvaraisuus kasvaa ja sitä varmempaa on, että vaatimusten mukaista järjestelmää ei ole tarjolla.

Tietojärjestelmän vaatimusmäärittelyssä kannattaa keskittyä olennaisiin asioihin. Mieti, mitkä ovat tärkeimmät asiat, mihin järjestelmän pitäisi pystyä? Tarjouspyyntöön kannattaa lisätä myös kohta, että haluat koekäyttää järjestelmää, jotta pystyt tutustumaan tarkemmin tietojärjestelmän tarjoamiin ominaisuuksiin.

Kirjaa pisteytysperusteet. Tietojärjestelmän kilpailutuksen pisteytys kannattaa painottaa 40 % hintaan ja 60 % laatuun.

Vinkki! Ennen kilpailutusta tehty markkinavuoropuhelu auttaa vaatimusten määrittelyssä! Ota yhteyttä ja varaa aika vapaamuotoiseen markkinavuoropuheluun.

5. Julkaise tarjouspyyntö

Tee tarjouspyynnön vaatimusluettelo Excel-muodossa ja julkaise julkisten hankintojen HILMAssa ja Tarjouspalvelussa. Tarjouspalvelu soveltuu loistavasti tietojärjestelmähankintoihin, koska se on selkeä ja kokonaan sähköinen ratkaisu, jossa voit liittää tarjouspyyntöön rajattoman määrän dokumentteja ja pyytää toimittajia täyttämään dokumentit ja lataamaan ne takaisin palveluun.

6. Vertaile tarjouksia ja tee päätös

Tarkista tarjouksen jättäneiden yritysten kelpoisuus osallistua tarjouspyyntöön ja vertaile saadut tarjoukset huolellisesti. Hyvässä tarjouksessa on selkeästi ja ymmärrettävästi vastattu määrittelyihin. Hankintapäätöksen tulee nojautua tarjouspyynnön valintaperusteisiin ja arviointikriteereihin, joten huolellisesti laaditun kilpailutuksen tarjousten vertailu on selkeää ja suoraviivaista. Julkaise tehty päätös myös Hilmassa.

Kuusi vinkkiä kunnan tietojärjestelmän kilpailutukseen

1. Älä tyydy vanhaan! Ensimmäinen virhe on tyytyä nykyiseen tietojärjestelmään ja laastaroida olemassa olevat ratkaisut heikosti toimivaksi kokonaisuudeksi. Vanhat ja kankeat systeemit rajoittavat oman toiminnan kehittämistä ja ylläpitävät manuaalista työtä.

2. Älä ulkoista vastuuta! Kilpailutusta ei kannata ulkoistaa kalliille konsulteille, jotka laskuttavat parhaimmillaan tuhansia euroja päivässä. Konsulteilla ei ole substanssiosaamista ja lyhyessä ajassa heitä on vaikea perehdyttää ymmärtämään kuntasi toimintaa syvällisesti. Vastuuta et voi ulkoistaa. Jos kaipaat ulkopuolista apua, mieti tarkasti, mihin konkreettisiin asioihin tarvitset konsultin apua ja mitä voit tehdä itse.

3. Pidä maltti järjestelmävaatimusten kanssa! Älä kysele liian monelta taholta mielipidettä, mitä ominaisuuksia tietojärjestelmältä halutaan. Tulkinnanvaraisuus kasvaa, mitä enemmän vaatimuksia on, eikä markkinoilta löydy sellaista järjestelmää, joka vastaa kaikkiin laatimiisi vaatimuksiin. Jos järjestelmätoimittaja joutuu kehittämään vaatimusten mukaisia asioita, tarkoittaa se käyttöönottoprojektin lisäksi kehitysprojektia. Tämä puolestaan vaikuttaa hintaan, työmäärään ja aikatauluun.

Keskity oleellisiin asioihin ja listaa, mihin järjestelmän pitäisi pystyä. Muista, että tuntemattoman tietojärjestelmän määritteleminen on mahdotonta ja tietojärjestelmästä puhuttaessa pitkät vaatimusmäärittelyt ovat jo tietojärjestelmän valintavaiheessa vanhentuneet.

4. Älä laadi liian tiukkaa aikataulua! Ole realistinen, kun laadit projektille aikataulun ja käyttöönottoajankohdan. Myös asiakkaan oma panos on tärkeä projektin edetessä, jotta lopputulos tyydyttää kaikkia osapuolia.

5. Älä kopioi naapurikunnan kilpailutuksen vaatimusmäärittelylistaa! Muiden kuntien tekemiin kilpailutuksiin kannattaa toki tutustua, mutta suora kopioiminen ei kannata, koska usein silloin ei mietitä, mitkä vaatimukset soveltuvat juuri sinun kuntaasi.

6. Älä sooloile sopimusehtojen kanssa! Yleisiä sopimusehtoja, kuten yleisiä IT-hankintojen sopimusehtoja JIT 2015, kannattaa noudattaa tarjouspyynnössä mahdollisimman tarkasti.

Varaa markkinavuoropuhelu Abilitan kanssa

Jotta pääset kartalle siitä, mitä tietojärjestelmiä on markkinoilla, kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa, vaikka kilpailutus ei olisikaan vielä ajankohtainen. Näin pysyt ajan tasalla, millaisia tietojärjestelmiä kunnille on tarjolla. Vapaamuotoinen markkinavuoropuhelu ei sido mihinkään, eikä vie kuin pari tuntia omaa työaikaasi.

Ota yhteyttä ja varaa markkinavuoropuhelu