Koko työsuhteen elinkaaren hallinta hoituu vaivatta, tehokkaasti ja luotettavasti, kun HR-järjestelmä integroidaan osaksi organisaation palkanlaskentaa.

Palkanlaskenta mielletään perinteisesti osaksi taloushallintoa. Jatkuvasti kehittyvät työvälineet sekä palkanlaskijan työroolin muuttuminen enemmän asiantuntijatyöksi ovat kuitenkin vieneet palkanlaskentaa yhä vahvemmin osaksi HR-prosessia.

Sujuvan prosessin lähtökohta on luotettavasti ja joustavasti toimiva palkkajärjestelmä, joka laajenee myös HR-käyttöön. Kun toimiva HR-järjestelmä on osa palkkahallintoa, se kerää tiedot yhteen ja vaikuttaa niin operatiivisella kuin strategisella tasolla prosesseihin merkittävästi. Esimerkiksi uudet rekrytoinnit ja osaamisen kehittäminen vaikuttavat vahvasti myös palkkahallinnon toimintaan.

Luonnollista on, että palkansaaja edellyttää tehdystä työstä oikein laskettua ja ajallaan maksettavaa palkkaa. Tämän vuoksi on tärkeää pysyä muutoksissa ajan tasalla, sillä epäonnistunut palkkaprosessi vaikuttaa negatiivisesti niin työtyytyväisyyteen kuin työnantajamaineeseen – mikä voi pahimmillaan saada lisäboostia median kynsissä. Onnistumisen avaimet löytyvät ehdottomasti helpommin, kun henkilö-, työsuhde- ja palkkatiedot hoidetaan samassa järjestelmässä.

Heeros-ratkaisulla yhdistät kaksi kriittistä palaa

Palkanlaskijoiden kanssa kehitetty Heeroksen HR-järjestelmä on kohdennettu yrityksille, joilla ei ole ollut aiemmin työvälinettä henkilöstöhallintoon. Ilman ison HR-järjestelmän monimutkaisuutta, Heeroksen ratkaisu tarjoaa helpon tavan hoitaa koko työsuhteen elinkaari alusta loppuun asti. Palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon saumaton yhteistyö valmiin HR-integraation avulla tärkeät tiedot tuodaan yhteen, jolloin vältytään tuplatyöltä. Lisäksi reaaliaikaisten raporttien ansiosta ajantasainen tieto on aina palkanlaskennan, HR:n, esihenkilöiden ja työntekijöiden saatavilla. Tutustu tarkemmin Heeros HR-järjestelmään.

10 syytä, miksi palkkahallinto ja HR-järjestelmä kuuluvat yhteen

On monia syitä, miksi henkilöstö- ja palkkahallinnon pitäisi kulkea käsi kädessä. Kun HR-järjestelmä toimii osana palkanlaskentaa ja koko työsuhteen kirjo hoidetaan yhtenäisellä ratkaisulla, tärkeiden tietojen hallinnointi hoituu ajantasaisesti, tehokkaasti ja nopeasti. Saumattomasti palkanlaskennan kanssa toimiva HR-järjestelmä palvelee koko organisaation läpi, aina esihenkilöistä työntekijöihin asti.

HR & Palkanlaskenta

1. kerää liiketoiminnan kannalta tärkeät tiedot yhteen
2. mahdollistaa tiedonkulun reaaliaikaisesti
3. suoraviivaistaa työntekijä-, palkka ja poissaolotietojen hallintaa
4. palvelee eri käyttöoikeuksien avulla koko organisaatiota
5. tekee työskentelystä vaivatonta ja säästää aikaa
6. huolehtii henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä
7. helpottaa osaamisen ja tavoitteiden seurantaa
8. välittää informaatiota monipuolisesti
9. poistaa turhaa sähköpostiviestintää
10. toimii yhteydenpitovälineenä myös tilitoimiston ja asiakkaan välillä

 Lue myös miten moderni palkanlaskenta parantaa yrityksen kannattavuutta 

Koko organisaatio hyötyy saumattomasta kokonaisuudesta

Kun HR-järjestelmä ja palkkahallinto toimivat sulassa sovussa, koko organisaatio hyötyy. Lähtökohtaisesti kehittyvät, modernit työvälineet ja yhtenäinen alusta tietojen käsittelyyn keventävät koko henkilöstön työtaakkaa. Henkilöstöhallinto integroituna palkanlaskentaan mahdollistaa myös avainhenkilöiden hiljaisen tiedon jakamisen, jonka lisäksi automatisoidut prosessit säästävät aikaa ja sujuvoittavat rutiineja.

HR-järjestelmä ja yhdeksi kokonaisuudeksi integroitu palkanlaskenta tarjoavat reaaliaikaisen tiedonkulun, jolloin saadaan älykkäämpää raportointia ja helpommin ennustavaa analytiikkaa. Ajantasainen tieto henkilöresursseista ja organisaation tavoitteiden toteutumisesta on vaivatta ja nopeasti käytettävissä, mikä helpottaa myös johdon päätöksentekoa.

Ei pidä myöskään unohtaa, että järkevät työvälineet lisäävät tietojen tietoturvallista käsittelyä. Lisäksi modernissa järjestelmässä lainsäädännön sekä viranomais- ja työehtosopimuksien muuttuvat vaatimukset toteutuvat automaattisesti aikataulussa ja ohjaavat tekemistä tarvittavien säädösten mukaisesti. 

Helposti organisaation tarpeisiin muokattava ratkaisu, kuten Heeroksen HR ja palkanlaskenta -järjestelmä, virtaviivaistaa työskentelyä ja tekee työstä mielekästä. Myös henkilöstölle suunnatut ominaisuudet, kuten itsepalveluportaali, nopeuttavat työajanhallintaa ja antaa organisaatiosta modernin kuvan työnantajana. 

Yhtenäiseen palkanlaskennan ja HR-järjestelmän kovan komboon on hyvä liittää automatisoitu työajanseuranta. Lue miten automatisoitu ja helppokäyttöinen työaikaraportointi hyödyttää niin organisaatiota kuin henkilöstöä. Lue lisäksi miksi järjestelmien integrointi yhdeksi kokonaisuudeksi on viisas valinta.

Miksi HR-järjestelmän ja palkkahallinnon kombinaatio on kannattava valinta?

HR- ja palkkahallinnon ammattilaiset: Työ selkeytyy ja virtaviivaistuu

Fiksut ratkaisut ja automatisoidut toiminnot säästävät jo lähtökohtaisesti työntekoon kuluvaa aikaa. Kun palkkahallinto ja HR-järjestelmä integroidaan yhteen, työskentely nopeutuu entisestään, sillä kaikki tarvittava tieto on löydettävissä yhdestä ja samasta paikasta. Tyypillisesti työaikaa kuluukin juuri puuttuvien tai puutteellisten tietojen keräämiseen sekä samojen henkilö-, palkka- ja poissaolotietojen syöttämiseen eri järjestelmiin. Integraation avulla jää vähemmän rutiineja hoidettavaksi, ja voidaan keskittyä mielekkäämpään työhön.

Palkkahallinto ja HR-järjestelmä integroituna yhteen tarjoaa tuotettujen tietojen käytön heti reaaliaikaisesti, ilman erillistä raportointia. Toistuvasti tarvittavat raportit voidaan lisäksi tallentaa järjestelmään valmiiksi raporttipohjiksi, jolloin raportit ovat aina helposti ja nopeasti saatavilla, myös esihenkilöiden ja työntekijöiden hyödynnettäväksi. Helposti käytettävä, arvokas tieto työntekijöistä, työsuhteista, palkkauksesta, työajoista ja poissaoloista – tai data esimerkiksi henkilötyövuosista ja organisaation henkilöstön määrästä – selkeyttää ja virtaviivaistaa prosesseja huomattavasti. 

Järkevästi hoidettu palkanlaskenta ja HR automatisoi rutiinitöitä ja vapauttaa aikaa kriittisimpien tehtävien hoitoon. Voisi sanoa, että HR-järjestelmä yhdessä palkkahallinnon kanssa, tarjoaa toimivan ratkaisun, jonka tärkein tehtävä on tehdä myös HR- ja palkkahenkilöstön työskentelystä tehokkaampaa, järjestelmällisempää ja mielekkäämpää.

Esihenkilö: Parempaa tiedon ja työsuhteen elinkaaren hallintaa 

Ketterä HR-järjestelmä osana palkanlaskentaa helpottaa esihenkilöiden työtä. Moderni järjestelmä pitää langat kasassa ja kerää tiedot yhteen, jolloin esihenkilö voi unohtaa manuaaliset muistiinpanot, Excelit tai muistin varassa toimimisen. Jää enemmän aikaa pitää huolta alaisten työelinkaaren kaikista vaiheista, aina rekrytointiseurannasta työsuhteen päättymiseen asti.

Reaaliaikainen raportointi, kuten budjetit tai työntekijän kehitys- ja tavoitekeskustelut ovat lisäksi helposti saatavilla ja päivitettävissä. Tärkeiden ja arkaluonteisten tietojen käsittely onnistuu tietoturvallisesti. Muutokset työsopimuksiin ja esimerkiksi päätökset palkankorotuksista vaikuttavat suoraan palkanlaskentaan, joten ajantasainen tiedon välittyminen on avainasia. Reaaliaikaisten tietojen käsittely parantaa yhteistyötä ja tiedon välitystä sekä mahdollistaa parempien päätösten tekemisen.

Organisaation työntekijä: Otietojen hallinnointi ja ajantasainen tiedonkulku

Modernissa ratkaisussa työntekijä voi itse hallinnoida työsuhteensa tietoja paikasta ja ajasta riippumatta. Itsepalveluportaaliin annettavien käyttöoikeuksien avulla henkilö pääsee raportoimaan ilman turhia välikäsiä loma- ja poissaolotietoja. Syötetty tieto on myös reaaliaikaisesti palkanlaskennan ja HR:n käytettävissä.

Itsepalveluportaali mahdollistaa työntekijälle myös omien tietojen seurannan, kuten palkanmaksuun liittyviä tietoja. Työntekijä voi esimerkiksi tarkistaa, onko esimies hyväksynyt syötetyn poissaolon. Portaali voi toimia myös oman urapolun tukena: sinne voidaan tallentaa kehityskeskustelut ja esimerkiksi työskentelyyn asetetut tavoitteet. Näin sovittuihin asioihin on helppo myös palata ja sitoutua paremmin.

Koko organisaation käyttäessä yhtä ja samaa ratkaisua, informaation kulku paranee. Ajantasaisen tiedon läpinäkyvyys vähentää lisäksi turhaa viestintää, ja tukee työskentelyn tehokkuutta.

Paras ja helpoin tapa hankkia HR-järjestelmä

On selvää, että jokaisella organisaatiolla on pakko olla jokin palkkaratkaisu. Joskus HR-asiat voivat kuitenkin olla niin yksinkertaiset, että varsinaista järjestelmää sen hoitamiseen ei ole hankittu, vaikka HR:n ja palkanlaskennan kokonaisvaltainen hoito tuo merkittäviä hyötyjä organisaatioille.

HR-järjestelmän hankinnasta tulee saada hyötyjä niin liiketoiminnan kuin koko työyhteisön tarpeisiin. Oli kyseessä sitten aivan uuden ratkaisun hankinta tai vanhan järjestelmän vaihto, on hyvä pitää mielessä myös tulevaisuuden tarpeet. Ovatko järjestelmän ydinominaisuudet riittävät, onko data laadukasta ja monipuolista, miten se palvelee eri käyttäjäryhmien tarpeita, sekä miten se integroituu muihin järjestelmiin.

Paras ratkaisu syntyy, kun palkkahallinto ja HR-järjestelmä hankitaan samassa paketissa. Etenkin pk-yrityksille parhaimmat edut tuo palkkajärjestelmä, joka laajenee tarvittaessa HR-käyttöön. Tällöin käytettävissä on selkeämpi järjestelmäkokonaisuus, sujuvampi ajantasainen tietojen hallinta sekä lopputulemana pienemmät kokonaiskustannukset. Saumattomalla yhteistyöllä vältetään myös monimutkaiset prosessit, epämiellyttävä käytettävyys sekä jopa virheellisten tietojen käsittely.

Oiva ratkaisu on mm. Heeros HR-järjestelmä osana palkanlaskentaohjelmaa. Käyttöönotto onnistuu vain ilmoituksella asiakaspalveluun ja perustietojen määrittelyllä, jonka jälkeen, ilman erillistä koulutusta, organisaation käytettävissä on superhelppo ja riittävin toiminnoin toimiva HR-järjestelmä. Lisäksi helppo integroitavuus eri työajanhallintajärjestelmiin tehostaa entisestään prosessia. Ota yhteyttä ja pyydä demoesittely TÄSTÄ.