Kun yrityksen käytössä on moderni palkanlaskenta, liiketoiminnan kustannukset pienenevät. Pilvessä toteutettu palkkahallinto automatisoi rutiinit, mikä tekee työskentelystä tehokasta ja mielekästä.

Jotta työt hoituvat kustannustehokkaasti, yritys tarvitsee käyttöönsä järkevät työvälineet myös palkkahallintoon. Palkanlaskennan ohjelmistoilla on suuri merkitys. Lyhyesti kiteytettynä voisi sanoa, että vanhanaikaisen, tietokoneelle asennettavan lisenssipohjaisen palkkaohjelman käyttö on kallista, hidasta, työlästä ja sitovaa. Tutustu digitaalisen palkanlaskennan etuihin ja vertaa, onko tutuksi ja turvalliseksi koettu vanha palkanlaskentaohjelma sittenkään se paras vaihtoehto. 

Miksi pilvipohjainen palkanlaskenta on tarpeellinen?

Nykyaikaiset, pilvipalveluna tuotetut palkanlaskentaohjelmat tarjoavat työskentelyyn pitkälle automatisoidut prosessit ja koko palkanlaskennan työjonon toteuttaminen täysin automaattisesti, alusta loppuun asti, onnistuu jo nyt. Sujuva työnkulku nopeuttaa tekemistä, jolloin palkanlaskijan työaikaa vapautuu esimerkiksi laaja-alaisemman roolin haltuunottoon ja työn kehittämiseen. Tilitoimistoissa virtaviivainen prosessi tuo selkeästi lisää tuottoa, sillä aiempaa vastaavassa ajassa ehditään hoitaa useamman asiakkaan palkkahallinto. Ajansäästö mahdollistaa myös satsaamisen monipuolisempiin asiantuntijapalveluihin ja tilitoimiston erikoistumisen esimerkiksi verolaskentaan. Tämä kaikki vahvistaa yrityksen kilpailukykyä ja edistää liiketoiminnan menestymistä.

Viime vuosien aikana valtavasti kasvanut trendi työskennellä etänä tai hybridisti on vapauttanut perinteisemmätkin alat työskentelyyn, jossa työnteko ei ole paikkaan tai tiettyyn laitteeseen sidottu. Tämä on tehnyt myös palkanlaskennasta helppoa. Tärkeän asian hoitaminen tai tarkistaminen onnistuu nyt näppärästi myös virka-ajan loppumisen ja toimistolta poistumisen jälkeen. On helppoa, kun tehtävät saadaan tarvittaessa maaliin, milloin ja mistä vain, millä tahansa laitteella. Se, jos mikä, on palvelua.

Lue myös Heeroksen palkkagurun mietteet siitä, onko moderni pilvipohjainen palkanlaskentaohjelma, jossa prosessit ovat pitkälle automatisoitu, palkanlaskijan uhka vai sittenkin yritykselle kannattava investointi.

Nykyaikainen palkanlaskentaohjelma: unohda asennus- ja versiopäivitysmurheet

Pilvipohjainen ratkaisu säästää aikaa myös ohjelmistoasennusten näkökulmasta. Kun palkanlaskentaohjelmaa ei tarvitse enää asentaa, ohjelmakäytön aloitus on nopeampaa ja työ voi jatkua katkeamatta myös silloin kun palkanlaskijan käyttämä tietokone vaihdetaan uudempaan.

Lisäksi palkanlaskentaohjelmiston palvelutarjoajan suorittamat automaattiset versiopäivitykset pitävät huolen, että palkanlaskijan käytössä on aina uusimmat toiminnallisuudet, kuten Verohallinnon vaatimat muutokset. Myös tämä mahdollistaa työn jatkumisen keskeytyksessä, kun ei tarvitse aina erikseen pyytää paikalle IT-asioista vastaavaa tahoa päivittämään ohjelmaversioita uusimpaan. Tämä on ajan ja rahan säästöä.

Moderni palkanlaskenta – työ on hauskempaa kuin huvi

Palkanlaskenta edellyttää monia työvaiheita, tilityksiä ja ilmoituksia usealle eri taholle. Kun koko prosessi voidaan hoitaa automatisoidusti, hoituu palkanlaskenta vaivattomasti ja nopeasti. Ennen monivaiheinen palkanmaksu suoraviivaistuu huomattavasti, kun normaali kuukausipalkkojen maksaminen onnistuu vain muutamalla hiiren klikkauksella tai kun palkkalajien yhdistäminen tulorekisterin vaatimiin tulolajeihin hoituu automatisoidusti tai kun palkkalaskelma voidaan toimittaa sähköisesti suoraan palkansaajan verkkopankkiin. Lisäksi suorat yhteydet pankkeihin takaavat nopean maksamisprosessin. Ei tarvetta enää erillisille monipankkijärjestelmille, joka tarkoittaa jälleen pienempiä kustannuksia. 

Usein helposti unohtuva, mutta kuitenkin tärkeä pointti on, että sujuva prosessi lisää ehdottomasti työn mielekkyyttä. Selkeä käyttöliittymä, joka opastaa työnkulkua, ilman että tarvitsee kuluttaa paljon aikaa käytön opetteluun, mahdollistaa, että palkanlaskija pääsee heti keskittymään varsinaiseen työhön. Ja kun työn hoitaminen onnistuu ongelmitta, myös etänä, vaikuttaa se osaltaan positiivisesti työssä viihtymiseen, jaksamiseen ja työhyvinvointiin.

Tutustu miten Heeroksen palkanlaskentaohjelma ePalkat tehostaa ja nopeuttaa palkkahallinnon pyörittämistä, sillä se sopii mainiosti niin yritysten omaan käyttöön kuin yhteiskäyttöön tilitoimistojen kanssa. 

Nykyaikaiset työvälineet myös rekrytoinnin kilpailuvaltti

Se millaisin välinein ja kuinka sujuvasti yrityksen palkanlaskenta hoidetaan, vaikuttaa useaan eri tahoon. Ensisijaisesti vaikutukset kohdistuvat palkanlaskijan työnkuvaan ja arjen rutiineihin, mutta toisaalta vahvasti myös yrityksen liiketoimintaan sekä tilitoimistoissa asiakastyytyväisyyteen. Nykyaikaiset työvälineet voivat olla yritykselle myös työvoimaa houkutteleva tekijä ja rekrytoinnin kilpailuvaltti. Työympäristön nykyaikaisuus vaikuttaa luonnollisesti henkilöstön viihtyvyyteen ja sitouttaa herkemmin tekemiseen.

Olipa kyseessä sitten yrityksen omassa taloushallinnossa hoidettava tai ulkoistettu palkanlaskenta, on moderni ratkaisu niin tekijälle kuin bisnekselle paras vaihtoehto. Oletko sinä miettinyt, että voisi olla järkevää ulkoistaa palkkahallinto? Lue artikkelistamme kannattaako palkkahallinto ulkoistaa, hoitaa itse tai olisiko fiksuin valinta hoitaa palkanlaskenta yhteistyössä tilitoimiston kanssa. 

Katse eteenpäin – tulevaisuuden menestys leivotaan tänään

Askel parempaan syntyy rohkenemalla kyseenalaistaa ja muuttaa vanhoja käytäntöjä. Tuttu ja turvallinen palkanlaskenta ei välttämättä palvele enää tarkoituksenmukaisesti, vaan tilalle tarvitaan ratkaisu, joka vastaa tarpeisiin myös tulevina vuosina.

Palkanlaskentaohjelma, jota jatkuvasti kehitetään sekä ohjelmistokumppani, joka kuuntelee aktiivisesti asiakkaitaan, luovat hyvän pohjan muutokselle. Kattavasti automatisoidut prosessit ja valmiit integraatiot esimerkiksi työaikaraportointiin ja tulorekisteriin, tekevät työstä tehokasta. Lisäksi kun palkanlaskentaohjelma skaalautuu yritysten muuttuviin tarpeisiin ja taipuu helposti toimialasta riippumatta eri työehtosopimusten vaatimuksiin, on kasassa jo oivat palikat mutkattomaan palkanlaskentaan.

Tärkeää on kiinnittää huomio myös käyttöönoton helppouteen ja vaivattomaan käytön aloittamiseen. Kun vaihto sujuu jouhevasti yhteistyössä ohjelmistokumppanin kanssa, ja palkanlaskentaohjelman käyttö koetaan alusta alkaen selkeäksi ja mielekkääksi, taltutetaan myös mahdollinen henkilöstön muutosvastarinta.

Palkkahallinnon sujuvoittamiseen ja kustannustehokkaampaan toimintaan löytyy paljon keinoja, mutta usein ongelma on siinä, ettei tiedetä mistä olisi hyvä aloittaa tai miten asian kanssa tulisi edetä. Koostimme avuksenne 5 tärkeää vinkkiä palkanlaskennan tehostamiseen. Nappaa tehokeinot talteen ja lataa opas hyötykäyttöön.