Uusi talousjärjestelmä ei itsessään takaa toimivaa talousarkea. Ja pahimmillaan epäonnistunut käyttöönottoprojekti voi vesittää uuden järjestelmähankinnan hyödyt, jos järjestelmä jää alikäytölle, eikä sen hyödyistä osata ottaa kaikkea irti. Jottei näin kävisi, Sanna Kaarlejärvi listaa kuusi tyypillisintä käyttöönottoprojektin sudenkuoppaa ja esittää malleja näiden ylitse pääsemiseksi.

Onko nykyinen talousjärjestelmänne jäänyt ajastaan jälkeen, eikä enää palvele tulevaisuuden tarpeitanne? Monissa yrityksissä on parhaillaan käynnissä tai suunnitteilla taloushallinnon järjestelmän uusiminen. Syyt voivat olla moninaiset: järjestelmäuudistuksen taustalla voi olla esimerkiksi nykyisen järjestelmän elinkaaren päättyminen, vajavainen tuki kehittyvälle liiketoiminnalle, automaation puuttuminen tai datan heikot hyödyntämismahdollisuudet, kuten viimeisimmässä blogissani taustoitin.

Hyötyjen lunastamisen esteenä toistuvat usein samat kompastuskivet järjestelmän käyttöönottovaiheessa.

Vaikka vanhuuttaan yskivän talousjärjestelmän tilalle olisikin löytynyt jo uusi, moderni talousjärjestelmä, sen käyttöönotto ei itsessään takaa vielä toivottua lopputulosta. Jos järjestelmän käyttöönottoa ei ole suunniteltu ja resursoitu fiksusti, eikä järjestelmän toiminnallisuuksista osata ottaa kaikkia hyötyjä irti, voi toimiva talousarki jäädä yhä kaukaiseksi haaveeksi.

Hyötyjen lunastamisen esteenä toistuvat usein samat kompastuskivet järjestelmän käyttöönottovaiheessa. Jotta ettemme tekisi näitä samoja virheitä toinen toistemme perään, kokosin yhteen kuuden kohdan listan tyypillisistä epäonnistuneen käyttöönottoprojektin sudenkuopista sekä malleja näistä ylitse pääsemiseksi.

1. Kopioidaan vanhat toimintamallit uuteen järjestelmään, eikä mikään muutu

Nykyisen talousjärjestelmän toiminnot tuntuvat todennäköisesti tutuilta ja turvallisilta, ja niitä käyttäen talouden rutiinit pyörivät kuukaudesta toiseen ilman lisäpanostuksia. Uuden järjestelmän käyttöönotossa voi tulla kiusaus pitää kiinni vanhasta ja toivoa uudelta järjestelmältä samanlaisia toiminnallisuuksia, käyttöliittymiä ja raportteja kuin nykyisessä. Kuten arvata saattaa, uuden järjestelmän mahdollisuuksia ei voida lunastaa tilanteessa, jossa järjestelmä vaihtui, mutta mikään ei muuttunut eikä kehittynyt.

Uuden järjestelmän toiminnallisuudet todennäköisesti tukevat taloushallinnon tekemistä aiempaa paremmin, mutta niiden hyödyntäminen vaatii myös toimintatapojen muuttamista. Kun uuden järjestelmän toiminnallisuuksien lähtökohtana ovat hyväksi todetut ja laajasti käytetyt best practice -prosessit sekä niiden päälle rakennettu prosessiautomaatio, kannattaa suhtautua avoimin mielin näiden uusien käytäntöjen omaksumiseen. Uuden ymmärtäminen vie aikaa ja energiaa, mutta on sen arvoista. Toimittajan rooli on tukea tätä taustoittamalla uuden ratkaisun ja sen toiminnallisuuksien hyötyjä.

2. Käyttöönottovaiheessa ei jää aikaa kehittämiselle

Uuden talousjärjestelmän käyttöönotto on hyvä mahdollisuus kehittää tekemistä. Valitettavan usein käyttöönotossa joudutaan kuitenkin keskittymään talouden rutiiniprosessien varmistamiseen, mikä pahimmassa tapauksessa vie kaiken ajan kehitystyöltä. Lisäksi uudet toimintamallit vaativat tuekseen muutosjohtamista, kuten viestintää ja organisaation tukemista muutoksessa. Ja tällekin olisi varattava aikaa.

Jottei käyttöönottovaiheessa kaikki aika valuisi rutiiniprosessien varmistamiseen, voi järjestelmää ja sen toimittajaa valitessa olla hyödyksi harkita kokonaisratkaisua, johon on ennalta määritelty ja sisäänrakennettu tarkoituksenmukaiset ja tehokkaasti toteutetut talouden perusprosessit. Näin aikaa vapautuu rutiiniprosessien työstöltä kehitystyölle, jota on enemmän kuin järkevää tehdä järjestelmäuudistuksen yhteydessä.

3. Taloustiimillä ei ole aikaa projektityölle normaalityön ohessa

Taloustiimeissä on harvemmin henkilöitä, joiden koko työaika olisi käytettävissä kehittämiseen ja uuden järjestelmän käyttöönottoprojektiin. Kalenterit ovat usein jo valmiiksi täynnä talouden säännönmukaisia töitä, eikä sieltä ole irrotettavissa paljoakaan aikaa uuden järjestelmän käyttöönotolle. Vaikka yksittäisiä henkilöitä löytyisikin, projektista ei saada onnistunutta ilman koko tiimin erityisosaamisen ja näkökulmien hyödyntämistä.

Kaikki vähäinenkin irrotettavissa oleva aika kannattaa siis käyttää järkevästi. Mitä valmiimpi järjestelmäratkaisu talouden perustoimintojen osalta valitaan, sitä enemmän aikaa voidaan käyttää yritys- ja liiketoimintakohtaisten tarpeiden tunnistamiseen ja varmistamiseen järjestelmän käyttöönottovaiheessa. Tällaisia tarpeita ovat muun muassa talousjärjestelmän istuminen organisaation kokonaisarkkitehturiin, talousdatan raportointi- ja analysointimahdollisuudet sekä taloushallinnolta toivottu palvelutaso. Aikaa on siis projektille rajatusti – käytetään se fiksusti. Ja kun valitaan mahdollisimman valmis järjestelmäratkaisu, näin voidaan myös tehdä.

4. Järjestelmää kehitetään siilossa

Taloushallinnon järjestelmän käyttöönotossa saatetaan keskittyä taloushallinnon prosessien toiminnallisuustarpeisiin ja jättää huomiotta talouden rajapinnat organisaation muuhun toimintaan. Taloushallinnon kehitys siilossa ei koskaan tuota hyviä tuloksia.

Talousjärjestelmän käyttöönotossa kannattaakin aina huomioida sen rooli osana kokonaisarkkitehtuuria ja sovittaa se toimimaan saumattomasti yhteen muiden järjestelmien ja prosessien kanssa. Tällä tavalla voidaan saavuttaa kokonaisuus, jossa tieto siirtyy reaaliaikaisesti ja automaattisesti eri liiketoimintajärjestelmistä taloushallintoon. Ilman toimivia integraatioita taloushallinnon tieto ei ole ajantasaista, eikä talousosasto pysty tuottamaan päätöksentekijöiden kaipaamaa rikasta talousdataa.

5. Keskitytään pääkäyttäjien työn kehittämiseen ja unohdetaan loppukäyttäjät

Uuden talousjärjestelmän valintaa ja käyttöönottoa johdetaan usein taloushallinnosta käsin. Tästä johtuen tarpeiden tunnistaminen ja toiminnallisuuksien priorisointi keskittyvät usein talouskäyttäjien oman työn ja työvälineiden kehittämiseen. Tällöin voi unohtua talousjärjestelmän lopullinen tavoite: tukea taloushallinnon palvelua organisaatiolle ja sen sidosryhmille.

Loppukäyttäjien mukaan ottaminen varmistaa käyttäjälähtöisen prosessien, käyttöliittymien ja datan suunnittelun. Käyttöönoton olennaisena osana tulee olla uusien prosessien kouluttaminen, helppokäyttöisten käyttöliittymien hyödyntäminen ja raportoinnin tarpeiden täyttäminen myös loppukäyttäjän näkökulmasta.

6. Laskentarakenteita ei suunnitella päätöksentekoon tarvittavan datan lähtökohdista

Taloushallinnon arvo perustuu hyvin pitkälle sen tuottaman tiedon hyödyllisyyteen. Ulkoinen raportointi on syytä tuottaa oikeellisena, mutta varsinainen lisäarvo organisaatiolle syntyy liiketoiminnan ja johdon tietotarpeiden täyttämisestä. Näitä tarpeita ei kannata taloushallinnossa arvailla tai tyytyä tuottamaan samaa dataa kuin aina ennenkin, vaan raportointi- ja analyysitarpeita on syytä selvittää suoraan tiedon hyödyntäjiltä.

Tältäkään kantilta talousjärjestelmän käyttöönotto ei ole pelkästään talousosaston sisäinen projekti, vaan siihen kannattaa ottaa syötteitä organisaation eri tahoilta. Mikäli talousjärjestelmässä ei saada laskentarakenteiden puutteista tai huonosta suunnittelusta johtuen otettua talteen liiketoiminnan tarvitsemia erittelytasoja, ei taloushallinto onnistu tukemaan organisaationsa tietotarpeita. Uuden talousjärjestelmän käyttöönotto on ainutkertainen mahdollisuus suunnitella ja rakentaa laskentarakenteet puhtaalta pöydältä, ja tämä mahdollisuus kannattaa hyödyntää.

Sen lisäksi, että luit juuri kokemukseni mukaan kuusi tyypillisintä sudenkuoppaa talousjärjestelmien käyttöönotossa, tutustuit samalla myös ratkaisumalleihin, joita me Efimalla hyödynnämme uuden, Unit4-teknologiaan pohjatuvan taloushallinnon kokonaisratkaisumme käyttöönotossa.

Rautaiset talousammattilaisemme ovat vuosien saatossa kerryttäneet kokemusta lukuisista erilaisista talousjärjestelmien käyttöönottoprojekteista. Nämä kertyneet opit ja oivallukset olemme ottaneet käyttöömme ja suunnitelleet näiden pohjalta Efima x Unit4 -talouden kokonaisratkaisuumme vakioidun, parhaisiin käytäntöihin pohjautuvan projektitoimitusmallin.

Mallin, jolla varmistetaan, että modernin talousjärjestelmän hyödyt tulevat laaja-alaisesti käytetyiksi ja että loppukäyttäjien näkökulma säilyy kirkkaana järjestelmän käytön lisäksi myös käyttöönottovaiheessa. Best practise -prosesseihin ja prosessiautomaatioon pohjautuvaan kokonaisratkaisuun on sisäänrakennettu kaikki tarkoituksenmukaiset talouden perustoiminnallisuudet, parametrit ja vakioliittymät. Näin ollen asiakkaan oma taloustiimi välttyy rutiiniprosessien määrittelyiltä käyttöönottoprojektissa, ja heidän arvokasta aikaansa ja osaamistaan voidaan suunnatta oikeisiin asioihin eli hyödyntää organisaation erityispiirteiden ja -tarpeiden ymmärtämiseen ja varmistamiseen. Ja siihen kultaakin kalliimpaan kehitystyöhön.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Business Director, Finance

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.