Yhdistystoiminta on ollut pidempään murroksessa jo ilman koronapandemiaa ja Venäjän hyökkäystä Ukrainaan. Yhteisöllisyys ei ole kadonnut mihinkään, mutta ihmiset ovat entistä tarkempia siitä mihin aikaansa käyttävät ja digitalisaatio on muuttanut merkittävästi toimintatapoja. Maailman ollessa murroksessa on myös yhdistysmaailmassa syytä pysähtyä katsomaan tulevaisuuteen ja tarkentamaan, miten tässä ajassa yhdistyksen toiminnan tarkoitus näkyy toiminnassa, miten siitä viestitään ja mitä uusia toimintatapoja tarvitaan.

Tarvitaan uudistumista

Perinteisen yhdistystoiminnan kanssa kilpailevat erityisesti digitaaliset verkostot ja löyhemmät yhteisöt, joiden tekemistä ohjaavat ketterät toimintatavat jäsenmaksujen ja helposti ulospäin byrokraattiselta vaikuttavan päätöksen teon sijaan. Osa kokee myös työn ja yksityiselämän sovittamisen haastavana, sillä ei ole aikaa sitoutua yhdistystoimintaan samoin periaattein kuin aikaisemmin.

Perinteinen järjestötoiminta kaipaakin uudistamista pysyäkseen vetovoimaisena. Jatkossa toiminnan on oltava entistä vaikuttavampaa ja asiakaslähtöistä. Miten varmistetaan, että toimitaan aidosti jäsen- ja asiakaslähtöisesti? Miten kehitetään yhdistysaktiivien kokemusta?

Kun peilaa muutosta omaan yhdistykseen olipa kyseessä sitten liittotasoinen organisaatio tai tietyllä alueella toimiva yhdistys, on hyvä pysähtyä yhdessä yhteisön kanssa käymään muuttunut tilanne lävitse. Uutta ei ole pakko luoda vanhan tilalle – tärkeintä on mahdollistaa uusien toimintatapojen ja toiminnan syntyminen rinnalle, sekä jäsenyyden sisällön uudistaminen.

Strategiatyö toimii yhteisten tavoitteiden kirkastamisen välineenä

Tulevaisuus saattaa tuntua tällä hetkellä epävarmalta. Siihen voi silti vaikuttaa – tulevaisuus rakentuu valinnoistamme ja jokapäiväisistä toimistamme. Jotta keskeisiin haasteisiin voidaan vastata, on oltava kykyä kuvitella tulevaisuuden tavoitetilaa ja halua tehdä muutoksia sitä kohti.

Strategiatyö toimii myös yhdistyksissä. Selkeä ja helposti viestittävä strategia auttaa hahmottamaan yhdistyksen tavoitteen, herättää kiinnostusta ja sitouttaa vapaaehtoisia kulkemaan sitä kohti. Kun hyvä strategia sisältää myös poisjättämistä eli kirkastaa sen mihin keskitytään, se myös ohjaa ja tehostaa toimintaa pidemmällä aikavälillä.

Uutta ei ole pakko luoda vanhan tilalle – tärkeintä on mahdollistaa uusien toimintatapojen ja toiminnan syntyminen rinnalle, sekä jäsenyyden sisällön uudistaminen.

Yhdistysten strategiatyössä laajemman joukon mukaan ottaminen on tärkeämpää kuin itse strategiatyön laajuus. Usein hyvään tulokseen päästään jo, kun keskitytään esimerkiksi aluksi nykytilan ja ympäristön analysointiin eli keskeisten toimintaan vaikuttavien asioiden tunnistamiseen. Luonnollisesti lisäksi tulee kirkastaa toiminnan keskeiset tavoitteet, jotka usein myös yhdistyksissä kiteytyvät visioksi ja missioksi. Tärkeää on myös asettaa tavoitteet tulevaisuuteen esimerkiksi kuvaamalla yhdistyksen toiminta ja tilanne tavoitetilanteessa strategian onnistuessa muutaman vuoden aikajänteellä. Tästä kuvauksesta saadaan myös luotua linjaus, millaisilla toimenpiteillä lähdetään etenemään kohti tavoitetta eli mitkä ovat yhteiset valinnat. Lisäksi on hyvä miettiä mittareita, jotka kuvaavat matkaa kohti asetettua tavoitetilaa.

Yhteisten päämäärien kautta yhdistys voi löytää enemmän joukkovoimaa, mikä on voimavara tehdä isoja tekoja ja esimerkiksi vaikuttaa yhteiskuntaan.

Yhteisesti hyväksytyn strategian lisäksi sen toimeenpano vaatii ajattelun ja toimintatapojen uudistamista, jotta yhdistys pärjää monimutkaistuvassa maailmassa. Usein tämä tarkoittaa toiminnan tehostamista, prosessien kehittämistä sekä teknologian hyödyntämistä, jotta aikaa jää strategiassa kirkastettuun ydintekemiseen ja valintoihin. Modernissa järjestötoiminnassa kulttuurillisesti siirrytään enemmän kohti palveluita jäsenyyden korostamisen sijaan – ja avoimuutta ja aitoa dialogia viestinnässä.

Tunnista eri jäsenten motiivit

Yhdistystoiminnan peruslähtökohtana on ihmisten halu osallistua ja toimia yhteisesti. Osallistumisen taustalta löytyy kuitenkin hyvin erilaisia syitä. Jäseniä ja aktiiveja voidaan tarkastella jaottelemalla henkilöitä erilaisiin ryhmiin tai rooleihin heitä kuvaavien tekijöiden mukaan. Rooleja voivat olla esimerkiksi hallituksen jäsen, yhdistyksen jäsen, yhdistyksen palveluiden käyttäjä tai tavoiteltava uusi jäsen. Toiminnan kehittämisessä on tärkeää tarkastella ja ymmärtää osallistuvien henkilöiden erilaisia näkökulmia, motivaatiota ja toimintatapoja – esimerkiksi miksi kukin haluaa olla mukana ja mikä motivoi toimimaan yhteisön hyväksi.

Toisilla voivat painottua asiat, joita he saavat itselleen, esimerkiksi mahdollisuus toteuttaa itseään, tunnepohjaiset palkinnot, omien taitojen kartuttaminen tai mahdollisuus oppia uutta. Joillain tärkein motivoiva asia voi liittyä sosiaalisiin kontakteihin tai halua järjestää toimintaa ja vaikuttaa. Moni kokee tärkeimpänä osallistumisen syynä yhdistyksen toiminnan tavoitteet. Tänä päivänä on myös täysin hyväksyttävää, että osa jäsenistä on mukana siksi, että saa esimerkiksi yhdistyksen kautta työssään tarvitsemaa ajantasaista tietoa tai voi luoda verkostoja.

Nuorille yhdistystoiminta näyttäytyy hieman eri tavalla – heillä olisi kiinnostusta toimia yhdistys- ja vapaaehtoistoiminnassa, mutta hallintotehtävät ja kokoukset eivät innosta nuoria laajasti. Sen sijaan usein konkreettista omaa osaamista kehittävä toiminta kiinnostaa. Nuoret otetaan parhaiten huomioon, kun heille tarjotaan merkityksellistä ja omannäköistä tekemistä, sekä kun annetaan toiminnassa tilaa uusille näkemyksille ja tekemisen tavoille.

Moni haluaa olla mukana aktiivisesti yhdistystoiminnassa silloin, kun se on vastapainoa omalle työlle ja kun se tuntuu itselle sosiaalisesti palkitsevalta. Siksi on tärkeää, että aktiivit saavat tehdä itselleen mielekästä ja innostavaa työtä yhdistyksen toiminnan eteen. Näitä asioita hyödyntämällä voidaan saada asioita aikaan.

Viestinnän tärkeyttä ei voi korostaa

Aktiivinen tiedottaminen ja viestintä tulee olla tekemisen ytimessä. Jäsenille tulee kertoa aktiivisesti, mitä tapahtuu juuri nyt ja mitä on tapahtumassa seuraavaksi. Positiivinen ja aktiivisuutta kuvaava viestintä ei saisi jäädä kuitenkaan vain omien jäsenten tietoon, miten helposti käy perinteisessä toimintamallissa. Viestintää tulisi suunnitella ja toteuttaa niin, että viestintä on aktiivista ja mukaansa tempaavaa myös potentiaalisille uusille jäsenille, joita vielä ei jäsenrekisterin lähetyslistalta löydy. Verkkosivut kertovat yhdistyksen luonteesta, toiminnasta ja ajankohtaisista asioista. Sosiaalisen median kautta kiinnostuneet ihmiset voivat kytkeytyä mukaan seuraamaan yhdistyksen toimintaa.

Ulkoisessa tiedotuksessa on tärkeää myös kertoa toiminnan tuloksista ja tehdä niitä tunnetuksi ja näin innostaa mukaan uusia ihmisiä, sekä saavuttaa näkyvyyttä yhdistykselle tärkeistä asioista. Aktiivisesti tiedottava yhdistys hankkii medianäkyvyyttä lähettämällä tiedotteita, kirjoittamalla mielipidekirjoituksia ja kontaktoimalla toimittajia. Tässä onnistuminen luonnollisesti vaatii, että toiminnasta saadaan kiteytettyä sellaista kiinnostavaa kertomista, mikä herättää jäsenten lisäksi yleisön kiinnostuksen.

Teksti: Juha Lappi

Artikkelin kirjoittaja Juha Lappi on toiminut TIVIA ry:n hallituksen puheenjohtajana 2018–2022 ja toimii tällä hetkellä va. toimitusjohtajana. Juha on toiminut pitkään eri yhdistystoiminnan rooleissa ja johtanut kaudellaan TIVIAn modernisointia hallituksesta käsin. Päätyössään Juha työskentelee mm. strategian, myynnin ja liiketoiminnan kehittämisen parissa.

Mitä meillä oli ennen kännyköitä, maailmanluokan tietoturvaosaamista ja vihaisia lintuja? Joukko mahdottoman haastajia ja TIVIA, joka on jo 70 vuotta yhdistänyt alan visionäärit ja auttanut tekemään utopiasta arkea. TIVIA viettää juhlavuottaan tiukasti työn merkeissä – yhdistäen, kouluttaen, tutkien, tiedottaen, suuntaa näyttäen ja Suomen digitaalista kilpailukykyä kehittäen. Siis pidä kiinni. Vauhti kun ei ole hiljenemään päin.

2023 on TIVIAn 70-vuotisjuhlavuosi

#TIVIA70

TIVIA News on TIVIAn jäsenlehti, jonka ensimmäinen numero ilmestyi kesäkuussa 2016. Lehti ilmestyy myös osana painettua Tivi-lehteä.

TIVIA Newsin artikkelit julkaistaan myös digitaalisina versioina TIVIAn verkkosivustolla, jossa ne ovat myös vapaasti luettavissa. Lisäksi TIVIA Newsin digitaalinen näköislehti on vapaasti luettavissa TIVIAn verkkosivustolla.