Tekisin monet asiat helpommin ja säästäisin aikaa sekä hermoja. Muistan vielä ajan, jolloin kampaamotöissä käytettiin paperista asiakasrekisteriä sekä ajanvarauskirjaa. Kun lähdettiin yhteiselle lounaalle, otettiin sinne mukaan työpuhelimen lisäksi myös koko ajanvarauskirja. Ja jos törmäsin töiden jälkeen kaupungilla tuttuun, joka kyseli vapaita aikoja, jouduin palaamaan asiaan seuraavana päivänä kun olin taas kalenterin ääressä. Myös jokaisen asiakkaan ajan varaamiseen käytettiin arvokasta työaikaa. Puhelimeen hypättiin jatkuvasti kesken asiakkaan, sen sijaan että asiakkaat itse olisivat voineet varata ajan varausjärjestelmän kautta. Myös asiakkaiden konsultoimiseen saattoi mennä pidempi aika puhelimessa. Yksi halusi suunnitella hääkampaustaan, toinen miettiä suunnitelmaa ja kysyä hinta-arviota isommalle muodonmuutokselle. Näihin kaikkiin olisi voinut olla järjestelmä, johon asiakas kertoisi toiveistaan ja häneen oltaisiin yhteydessä sovittuna aikana. Tämä säästäisi paljon aikaa itse työntekoon ja antaisi paremman mahdollisuuden keskittyä jokaiseen asiakkaaseen yksilöllisesti.

Toinen asia jonka olisin tehnyt toisin on se, että olisimme työyhteisössä alkaneet pitämään yhteistä, yrityksen sivuilla olevaa blogia. Google suosii hakutuloksissa niitä sivuja, joiden sisältö päivittyy usein. Eli jos asiakas googlettaa "kampaamo kuopio", niin sitä suuremmalla todennäköisyydellä juuri ne sivut löytyvät, joille tulee uutta sisältöä säännöllisesti. Nykyisin näkyvyyden saamiseksi ei siis enää riitä se, että on nettisivut. Jos toiveissa on että sinne löytää myös satunnainen yrityksestä ennestään tietämätön asiakas, niin sivujen tulisi olla mielenkiintoiset ja tarjota uutta sisältöä kävijöille. Jos esimerkiksi ajatellaan että kampaamossa olisi neljä yrittäjää ja uusi blogiteksti julkaistaisiin joka toinen viikko, niin yhden työntekijän tarvitsisi tehdä kirjoitus ainoastaan kerran kahdessa kuukaudessa. Tällä tavalla asiakkaat voisivat saada blogin kautta esimerkiksi kivoja hiustenlaittovinkkejä, asiaa hiusmuodista tai tietoa uusista tuotteista. Samalla sivut löytyisivät paremmin googlen hakutuloksista ja uudet asiakkaat huomaisivat, miten ammattimaista ja mielenkiintoista sisältöä sivuilta löytyy. Sitä kautta on myös mahdollista herättää asiakkaan luottamus. Ja siinä vaiheessa kun asiakkaalla on herännyt luottamus, hän myös todennäköisesti kääntyy puoleenne kun seuraava tukkakriisi iskee.

Nykyisellä tiedolla osaisin paremmin myös poistaa esteitä ostamisen tieltä. Eli käytännössä tarkoittaa sitä, että asiakkaan olisi helppoa saada tarvitsemansa tiedot sekä varata aika. Ajanvarausjärjestelmä on mahdollista räätälöidä niin, että asiakas voi helposti etsiä seuraavat vapaat ajat haluamalleen palvelulle tai henkilölle. Järjestelmä voisi myös automaattisesti ilmoittaa etusivulla, mikä on seuraava mahdollinen vapaa aika esimerkiksi kuluvan tai seuraavan päivän aikana. Jos asiakkaalla ilmenisi kysyttävää ajanvaraukseen liittyen, hän voisi helposti laittaa sivuston kautta viestiä ja pyytää yhteydenottoa. Tämä voisi taas säästää aikaa itse työntekoon, kun kaikki puhelimessa asioimiset voisi jättää päivän loppuun.

Kauneudenhoitoalalla tehdään usein paljon myös kotikäyntejä. Monesti sähköinen ajanvarauskalenteri menee tässä kohtaa sekaisin, koska se ei osaa ottaa huomioon ylimääräistä aikaa joka kotikäyntiin täytyy varata, tai se ei pysty suodattamaan kotikäynneille vain tiettyjä päiviä. Sellainenkin kalenteri on kuitenkin mahdollista tehdä joka osaa. Asiakas voi aikaa varatessaan tehdä valinnan "kotikäynti", joka avaa päivät joille aikoja voi varata. Ja jos asiakas varaa ajan esimerkiksi tunnin jalkahoitoon, niin järjestelmä osaisi varata vaikka puolituntia ennen ja jälkeen hoidon, joka kuluisi paikasta toiseen siirtymiseen. Näin kaikkien palvelujen ajanvaraus hoituisi helposti yhdestä paikasta ja aikaa säästyisi itse työn tekemiseen.

Varastonhallinta on myös yksi kokonaisuus, joka usein vie turhan paljon aikaa. Isommassa hoitolassa tai kampaamossa voi mennä paljonkin aikaa siihen, kun kaikki käyttö- sekä myyntituotteet käydään säännöllisesti läpi, kun katsotaan mitä on tarve tilata. Jos samassa kaupungissa ei ole olemassa tukkua jonne voi piipahtaa pikaisesti kahvitauolla ostamaan vaalennusjauhetta kun entinen on lopuillaan, niin silloin varaston olisi hyvä olla hyvin hallinnassa, ettei tietyn tuotteen loppuminen aiheuta ikävää tilannetta kesken asiakkaan. Tähän tulisi mieleen sellainen järjestelmä, johon voisi aina piipata jokaisen varastosta otetun tuotteen, jolloin järjestelmä laskisi kaiken valmiiksi ja ilmoittaisi kun tuotteita on jäljellä enää x määrä. Silloin olisi jälleen yksi asia vähemmän muistettavana.

Usein ajatellaan että kaikki sähköiset järjestelmät maksavat paljon ja vaativat liikaa aikaa ja resursseja. Mutta kuinka paljon aikaa, resursseja ja rahaa säästyisikään pidemmällä aikavälillä sillä, että työhön liittyvät prosessit olisi tehty tehokkaammaksi. Multitasking on varmasti hyvin monelle yrittäjälle tuttu termi. Jos sitä olisi mahdollista minimoida, niin miten paljon yrittäjän kokonaisvaltainen hyvinvointi voisikaan parantua. Asioihin voisi keskittyä yksi kerrallaan, eikä päivän päätteeksi tarvitsisikaan enää muistaa niin montaa asiaa.

Tiedän että yrittäjän aika on arvokasta ja siksi voi olla hyvä ajatus käyttää hetki sen miettimiselle, voisiko työntekeminen olla nykyistä helpompaa. Sillä voi säästää paljon aikaa ja hermoja tulevia vuosia ajatellen.