Julkiset kilpailutukset ovat viime vuosina valuneet entistä hintapainotteisempaan suuntaan. Saamme Netumilla todistaa usein tilannetta, jossa suurin osa julkiseen kilpailutukseen osallistuneista yrityksistä saa täydet tai lähes täydet pisteet laatukriteereissä. Jäljelle jää hintakisa. Kaikki tietävät, mihin se johtaa: hinnat poljetaan alas, hinnalla millä hyvänsä.

Onko maassamme tosiaan niin hyvä tilanne, että IT-toimittajien laatutaso on kauttaaltaan huippukorkea ja asiakas saa tavoittelemansa tulokset entistä huokeammin kustannuksin? Otsikot viivästyneistä, pieleen menneistä ja lopulta tehottomiksi osoittautuneista hankkeista puhuvat toista.

Herää kysymys, olisiko julkisten kilpailutusten kriteereitä tai prosesseja syytä viilata niin, että toimittajilta vaadittaisiin useammin kokonaisvastuuta ratkaisun toimituksesta ja asiakas saisi hyviä tuloksia yksittäisten tekijöiden sijaan? Toinen haaste julkisissa kilpailutuksissa on, että usein toimittajat saavat kaiken tiedon asiakkaan tarpeista ainoastaan hankintaportaalissa olevan materiaalin perusteella. Tämän seurauksena toimittajalla on liian usein puutteellinen käsitys siitä, mitä asiakas oikeasti tarvitsee. Samasta syystä johtuen epäilemme, että myös asiakkaalle saattaa olla haastavaa tietää, miten hyvin toimittajan palvelut vastaavat tarpeisiin.

Lisää vuoropuhelua

Hyväksi havaittu ratkaisu on vuoropuhelun lisääminen asiakkaan ja toimittajan välillä jo kilpailutusprosessin aikana. Turhan usein tämä typistyy kiireisellä aikataululla jätettäviin kysymyksiin, joihin saadaan vastaukset niin myöhään, ettei niihin ehditä reagoimaan tarjouksessa. Yleinen suuntaus on myös ollut tarjousaikojen selkeä lyhentyminen, pahimmillaan kymmenen tai neljäntoista päivän pituisiksi. Puitesopimusjärjestelyt kyllä helpottavat tarjouksien jättämistä, mutta harvalla toimittajalla on joka hetki vapaita resursseja odottamassa tarjouspyyntöihin vastaamista. Tuskin kukaan hyötyy kiireellä tehdyistä tarjouksista.

Dialogia ja neuvottelumenettelyn tyyppisiä mekanismeja lisäämällä ymmärrys asiakkaan tarpeista ja toimittajan tarjoamasta ratkaisusta kasvaisi merkittävästi. Tarjouskilpailujen ”vahinkovoittojen” määrää saataisiin vähennettyä, jos asiakas ja toimittaja kävisivät mahdollisimman avointa keskustelua jo ennen lopullista hankintapäätöstä. Prosessin alkupää olisi toki työläämpi, mutta kalliilta virheiltä vältyttäisiin, kun osapuolet ymmärtäisivät toisiaan jo lähtöviivoilla.

Tuottavuus keskiöön

Julkisten hankintojen toteutustapa on edelleen melko jäykkä, vaikka edistysaskeleitakin on otettu viime aikoina (esimerkiksi valtionvarainministeriön uudessa Julkisten hankintojen käsikirjassa mainitaan markkinavuoropuhelut). Kuitenkin tänäkin päivänä moni kilpailutus ratkaistaan monisatarivisten excel-taulukoiden nippelitiedon avulla. Prosessi harvoin takaa sen, että asiakas saa tuottavuutta työtuntien sijaan.

Vastuu IT-projektien teknisen toteutuksen ohjaamisesta on hiljalleen siirtynyt asiakkaan päähän. Asiakas määrittelee usein tarjouskilpailuvaiheessa, kuinka monta koodaria, arkkitehtiä tai testaajaa yhteen projektiin tarvitaan, kuinka pitkä kokemustausta kullakin osaajalla on oltava ja miten projekti tulisi organisoida. Ammattimaisten tiimien kokoamisen ja teknisen toteutustyön projektijohtamisen pitäisi kuitenkin olla IT-talojen ydinosaamista. Digitalisaatiohankkeissa on ennen kaikkea kyse muutosjohtamisesta: prosessien uudistamisesta, uudelleen kouluttamisesta ja ajatustapojen muuttamisesta. Tämäntyyppisessä työssä suurinta lisäarvoa eivät tuo yksittäiset työtunnit, vaan huippuunsa hiotut prosessit ja työmenetelmät.

Hyvin yksityiskohtaisesti projektin toteutuksen määrittelevien tarjouskilpailujen riskinä on, ettei asiakas pääse hyötymään IT-talojen todellisista vahvuuksista: kustannustehokkaasta suunnittelusta, ketterästä toteutuksesta ja asiantuntijoiden tuottavuutta nostavista menetelmistä. Julkisissa hankinnoissa ei saisi olla kyse työtuntien, vaan tulosten, ostamisesta. Jos toimittajalta ostetaan pelkästään työtunteja, onko toimittajalla luontaista kannustinta tehdä työ mahdollisimman tehokkaasti?

Viisaasti tekemällä vastinetta rahoille

Aikoinaan toimittajat ovat valitettavasti käyttäneet myös asiakkaan luottamusta väärin luomalla eriskummallisia toimittajalukkoja. Näiden kivuliaidenkin kokemusten myötä on täysin ymmärrettävää, että asiakas haluaa kontrolloida projekteja tarkemmin ja johtaa itse projektin työvaiheita ja työntekijöitä. Kukaan ei halua heittää niukkoja resursseja hukkaan, etenkään veronmaksajien. Monesti kustannustehokkainta olisi kuitenkin antaa toimittajan keskittyä siihen, minkä he osaavat parhaiten: teknisen ratkaisun toteuttamiseen ja toteutustyön johtamiseen. Näin asiakas voisi keskittyä tuloksiin. Jos metsänomistaja haluaa metsänsä laidalle ojan, eihän hänen kannata määritellä tarpeekseen kymmentä ojankaivajaa lapioineen, vaan itse ojan, jonka fiksuin tekijä kaivaa yhdellä kaivurilla?

Toivon mukaan tulevaisuudessa asiakas johtaa tuloksia ja toimittaja johtaa teknistä tekemistä. Julkisissa hankinnoissa tulosvastuuta voisi turvata esimerkiksi niin, että toimittajan tulisi jo tarjouskilpailuvaiheessa kuvata asiakkaalle tuottamaansa lisäarvoa ja tehokkuutta tuovia menetelmiään. Koodarien cv-esittelyjen sijaan toimittaja avaisi prosessiaan, jolla vaadittu laatutaso ja kustannustehokkuus saavutetaan. Fokus siirtyisi näin yksittäisistä puista itse metsään, ja asiakas voisi turvallisin mielin odottaa rahoilleen enemmän vastinetta.