Digitalisaatio ei ole enää pelkkä muotisana. Se on tänä päivänä vakiintunut osaksi nykyaikaista opetusta ja työelämää. Tulevaisuuden ammattikorkeakoulut eivät ainoastaan omaksu digitaalisia työkaluja, vaan ne mukautuvat ja innovoivat niiden avulla, tehostaen sekä opetuksen, että hallinnon prosesseja.

Tässä artikkelissa esittelemme, kuinka Jyväskylän ammattikorkeakoulu, yhdessä Workseed Oy:n kanssa, otti merkittävän askeleen kohti digitaalista tulevaisuutta harjoitteluprosessinsa uudistamisessa.

Yleistä opiskelijaharjoitteluista

Ammattikorkeakoulujen opiskelijaharjoittelut ovat merkittävä osa opintoja. Ne tarjoavat opiskelijoille käytännön kokemusta ja mahdollisuuden soveltaa oppimaansa teoriaa. Harjoittelujaksojen kautta opiskelijat:

• Hankkivat arvokasta työkokemusta omalta alaltaan.
• Kehittävät ammatillisia taitojaan.
• Saavat arvokasta näkemystä alansa työelämästä.

Tämä ei ole vain opiskelijoiden etu. Samalla organisaatio tulee tunnetuksi työnantajana ja työnantaja saa potentiaalisia työntekijöitä.

Yksittäinen opiskelijaharjoittelu kestää 5–20 kuukautta koulutusalan mukaan. Harjoittelun voi tehdä myös osa-aikaisesti, osissa ja eri työnantajien ohjauksessa. Opiskelijat voivat hakea harjoittelupaikkoja avoimista työpaikkailmoituksista tai ammattikorkeakoulun tarjoamien kanavien kautta.

Jamkin uudistuksen taustatekijät

Jyväskylän ammattikorkeakoulussa (JAMK) tunnistettiin tarve uudistaa harjoitteluprosessia jo vuonna 2021. Kehitystyön taustalla olivat seuraavat keskeiset ongelmakohdat:

1. Harjoittelusopimusten sähköisen hyväksynnän ja arkistoinnin tarve
2. Ongelmana, että harjoittelusopimusten paperinen käsittely oli aikaa vievää. Tämä prosessi sisälsi printtauksen, allekirjoituksen, lähettämisen, skannauksen ja arkistoinnin. Tästä seurasi, että manuaalinen prosessi kulutti ohjaavien opettajien arvokasta aikaa, joka olisi voitu käyttää opiskelijoiden ohjaamiseen.
3. Ratkaisutoive: Haluttiin sähköinen allekirjoitus ja automaattinen arkistointi, joka säästäisi aikaa ja tehostaisi prosessia.
4. Virheiden riski manuaalisessa käsittelyssä
5. Ongelmana, että inhimilliset virheet, kuten kadonneet lakisääteiset sopimukset ja unohtuneet arkistoinnit, olivat mahdollisia. Tästä seurasi epäselvyys siitä, että kaikki dokumentit on arkistoitu asianmukaisesti.
6. Opiskelijaohjauksen laadun vaihtelut ja työvälineiden rajoitteet
7. Ongelmana, että opettajien antaman ohjauksen laatu koettiin epätasaiseksi ja yhteydenpito kymmenien harjoitteluissa olevien opiskelijoiden kanssa koettiin työlääksi sähköpostilla, harjoitteluraporteilla ja etätapaamisilla. Ohjauksen kuormittavuus kasvoi, koska yhteydenpito vaati aktiivista kalenterointia ja lukuisia sähköposteja opiskelijoiden kanssa.

JAMKin uudistustyö pyrki vastaamaan näihin ongelmiin ja luomaan tehokkaampia ja joustavampia toimintatapoja.

Jamk ammattikorkeakoulun kokemus

Jamk Ammattikorkeakoulu käynnisti yhteistyöprojektin Workseed Oy:n kanssa syksyllä 2021 tavoitteenaan digitalisoida harjoitteluprosessinsa. Workseedin kehittämä digitaalinen oppimisympäristö on suunniteltu työpaikoilla tapahtuvan oppimisen hallintaan. Alusta mahdollistaa harjoitteluohjaajien helpon pääsyn opiskelijan harjoittelusopimukseen ja muihin harjoittelutehtäviin.

Kuuden kuukauden pilotoinnin aikana Jamk havaitsi seuraavat positiiviset vaikutukset:

1. Joustavuus: Alusta mukautuu eri alojen erityispiirteisiin. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysaloilla harjoittelusopimusten hyväksyntä nojaa raamisopimuksiin, eikä erillisiä opiskelijakohtaisia sopimuksia useinkaan tarvita. Toisaalta aloilla, joissa laaditaan opiskelijakohtaiset harjoittelusopimukset, Jamk käyttää alustaa suoraan sopimusten laadintaan ja kolmikantahyväksyntään, korvaten näin perinteiset paperisopimukset.
2. Kommunikaatio tehostuu: Alusta lähettää automaattiset ilmoitukset osapuolille sopimusten hyväksymisestä, mikä nopeuttaa sopimusten allekirjoituskierrosta.
3. Arkistointi automatisoituu: Jamk arkistoi alustan avulla lakisääteiset harjoittelusopimukset ja muut tarvittavat tiedot. Erillisiä sähköisiä arkistoja ei ole tarvetta ylläpitää, sillä alusta säilyttää tiedot viiden vuoden ajan opiskelijan valmistumisesta.
4. Ohjauksen laatu paranee: Workseedin alustalla Jamkin opettajat voivat ohjata opiskelijoitaan säännöllisesti. Alusta kokoaa kaikki harjoitteludokumentit ja tehtävät yhteen paikkaan, ja opettajat voivat seurata opiskelijoiden edistymistä, antaa palautetta ja viestiä tehokkaasti.
5. Näkyvyys ongelmatilanteisiin paranee: Jamk opettajat havaitsevat ja puuttuvat mahdollisiin harjoittelun ongelmiin aikaisemmin ja nopeammin kuin ennen.

Nämä kokemukset osoittavat digitalisoinnin tarjoamat edut ja mahdollisuudet tehostaa harjoitteluprosessia.

Tiedolla johtamisen seuraavat askeleet

Jamkin strategiassa on alueellisen vaikuttavuuden lisääminen. Alueellisen vaikuttavuuden ja elinkeinoelämäyhteistyön mittaamiseen harjoitteluprosessin digitalisointi tarjoaa ainutlaatuisen tietolähteen. Workseedin kaltaiselle alustalle kertyy tietoa eri organisaatioissa tapahtuvista harjoitteluista, minkä avulla tiedetään tarkasti alasta riippumatta kaupungit ja kunnat, joissa korkeakoulun opiskelijat luovat työelämäsuhteita. Analysoimalla yritysten toimialat, korkeakoulu voi selvittää oman vaikuttavuuden eri toimialoilla ja tehdä tiedon pohjalta strategisia linjauksia.

Systemaattinen tiedon keruu ja analysointi harjoitteluprosessista palvelee eri koulutusalojen laadun kehittämistä. Tiedon avulla voidaan tarkastella eri harjoitteluorganisaatioiden laatumittareita ja ns. eniten tukeville harjoitteluorganisaatioille voidaan kohdentaa korkeakoulun puolesta tukitoimia, kuten harjoitteluohjaajien koulutusta. 

Tosiasia on, että työelämäyhteistyön kehittyminen on elinehto korkeakoululle ja jokainen yritys ja muu harjoittelupaikkoja tarjoava organisaatio on korkeakoululle kullan arvoinen tulevaisuudessa.

Yhteenveto

Jyväskylän ammattikorkeakoulun ja Workseed Oy:n yhteistyö on osoittanut, kuinka digitalisointi voi merkittävästi tehostaa harjoitteluprosessia. Digitalisaatio ei vain tehosta tiedonhallintaa, vaan se myös varmistaa, että opettajat ja työelämä voivat keskittyä opiskelijan oppimisen tukemiseen, vähentäen samalla manuaalisen työn ja virheiden riskiä. 

Jos olet ammattikorkeakoulussa ja haluat ottaa seuraavan askeleen opiskelijoiden harjoitteluprosessissa, ota yhteyttä ja tutustu, kuinka Workseed voi auttaa sinua digitalisoinnin matkalla. 

Ota askel kohti tehokkaampaa harjoitteluprosessia – ota yhteyttä nyt