Laurea halusi kehittää hoitoalan työssäoppimisen hallintaa. Tavoitteena oli ennen kaikkea parantaa viestintää työpaikkojen, oppilaitoksen ja opiskelijoiden välillä, sekä tuoda opettajien käyttöön paremmat työkalut harjoittelujen ohjaamiseen. 

Etsinnässä oli ratkaisu, joka soveltuisi tähän kaikkeen - ja olisi myös helppokäyttöinen. Koska Laurea oli pilotoinut Workseedin käyttöä ennenkin, valinta oli helppo. Sen sijaan laajan käyttöönottoprojektin suunnittelu ja toteutus oli kaikkea muuta.

Pääsimme haastattelemaan Laurean projektipäällikkö Maritta Voutilaista käyttöönottoprojektin tiimoilta - ja saimme näkökulman molemminpuolisen kokemuksen sekä toimittajan sitoutumisen merkitykseen onnistuneelle projektille. 

Kunnianhimoiset tavoitteet - laaja projekti tiiviillä aikataululla

Laurean käyttöönottoprojekti oli kunnianhimoinen kokonaisuus. Alusta tuli käyttöön ensi alkuun hoitoalalle lähes 2000 käyttäjälle. Projektia koordinoi noin kymmenen hengen kehitystiimi, jonka tuli kyetä hallinnoimaan monipuolista yhteistyötä monien sidosryhmien kanssa. 

Aikataulu ei myöskään jättänyt paljon tilaa hidastelulle. Työkalu haluttiin tehokkaaseen käyttöön lukukauden 2024 alkaessa. Sen vuoksi käyttöönottoprojektille jäi tehokasta aikaa vain noin 2 kuukautta. Workseedin tiimin kokemus projektityöstä olikin tärkeää sekä realistisille, että kunnianhimoiselle aikataululle. 

Toimittajan lupauksille ja suunnitelmille löytyi myös katetta. Liikkuvista osista ja kovista vaatimuksista huolimatta toteutus meni juuri odotetusti. 

“Koko projekti oli lopulta aikataulusta jäljessä vain viikon - mikä koettiin erittäin hyväksi tulokseksi näin laajalle ja nopealle kokonaisuudelle.”

Hyvän tuloksen takaa löytyi monia tekijöitä. Tiiviillä aikataululla suunnitellun käyttöönoton mahdollistivat Laurean tiimin kokemus käyttöönottoprojekteista, valmiit prosessit sekä laadukkaat materiaalit itseopiskeluun. 

Muutostarpeisiin reagoitiin tehokkaasti

Laurean käyttöönottoprojektin kaltainen laaja kokonaisuus oli hyvin altis yllättäville riskeille ja muutostarpeille. Muutoksiin kuitenkin reagoitiin oikea-aikaisesti ja tehokkaasti, millä vältettiin ongelmien kasaantuminen ja minimoitiin niiden aiheuttamat viivästykset. 

Esimerkiksi toimittaja huomasi projektin loppupuolella alustan ja Laurean käyttämän Peppi-hallintojärjestelmän välisten tiedonsiirtojen edellyttävän lisäkehitystä. Odottamaton tekninen työ saatiin tehtyä välittömästi, mikä oli haastavaa myös siksi, että projektin lopulla merkittävä osa avainhenkilöistä oli lomalla. Kuitenkin tehokkaalla viestinnällä tarvittavat muutokset saatiin koordinoitua tuloksellisesti. 

Toisena esimerkkinä kesken projektin huomattiin, että käyttäjien perehdytykseen tarvitaan testiympäristö. Testiympäristö ei kuulunut alkuperäiseen suunnitelmaan, eikä sellaisen laatiminen ja käytön opetteluun oltu varattu resursseja. Yhteistyössä Workseedin teknisen tiimin kanssa ympäristö saatiin kuitenkin toimintaan aikataulun puitteissa. 

Yleisesti ottaen Laurealla koettiin ajan hallinnan olleen tehokasta ja joustavaa. Projekti oli hyvin resursoitu aikataulupaineesta huolimatta. Muutoksiin pystyttiin reagoimaan hyvin ketterästi. 

Viestinnälle sovittiin toimivat käytännöt 

Projektissa oli mukana laaja tiimi asiantuntijoita sekä käyttäjiä. Hyvät puitteet viestinnälle olivat elinehto laadukkaalle yhteistyölle. 

Viestinnälle määritettiinkin heti kick-off -palaverista alkaen selkeät käytännöt. Käyttäjien ja Laurean projektitiimin kysymyksille, palautteille ja kehitysideoille luotiin keskitetty Teams-kanava, johon myös reagoitiin nopealla aikataululla. 

“Projektista jäi hyvä maku suuhun.”

Samalla nopeasti ilmeneville kysymyksille ja ongelmille muodostui nopeasti työnkulku. Pieniin ja suuriin kysymyksiin saatiin ketterästi apua ja tarvittaessa avainhenkilöiden palaverit pystyttiin järjestämään nopeallakin aikataululla. 

Laurea korostikin toimittajan joustavuutta ja valmiutta auttaa niin pienissä kuin suurissakin ongelmatilanteissa. Tämä koettiin kriittisenä tekijänä, jolla vastattiin aikataulupaineisiin. 

Toimittajan tukea koulutusten järjestämisessä arvostettiin

Workseed -oppimisympäristö tuli kerralla käyttöön hyvin suurelle käyttäjäryhmälle. Se otettiin samalla kertaa käyttöön useille hoitoalan koulutusohjelmille, joten suuri määrä opettajia, opiskelijoita ja harjoitteluohjaajia piti perehdyttää alustan käyttöön. 

Käyttöönottoon sisältyi siis merkittävästi erilaisia koulutustilaisuuksia - eikä vain pääkäyttäjille tai IT-osastolle, vaan niin sisällöntuottajille, ohjaajille kuin opettajillekin. Monet osallistujat olivat Laurean ulkopuolisia - usein harjoittelujaksoja ohjaavia työelämän edustajia. 

Workseedin tiimi oli tiiviisti mukana koulutusten järjestämisessä monessa projektin vaiheessa - ja vielä projektin päättymisen jälkeenkin. Workseedin toimesta järjestettiin koulutukset Laurean pääkäyttäjille ja opettajille. Workseed järjesti projektin aikana 20 koulutusta ja tuotti tukimateriaaleja myös myöhempää käyttöä varten. 

Etenkin harjoitteluohjaajille suunnatut koulutukset keräsivät kiitosta laajasti. Ulkoiset sidosryhmät on helppo unohtaa, tai ainakin vastuu koulutusten järjestämisestä jää oppilaitokselle. Ohjaajille suunnatut koulutukset olivat suosittuja ja saivat positiivista palautetta osallistujilta. 

Molempien osapuolten sitoutuminen yhteistyöhön koettiin olevan aivan huippua 

Ehkä tärkein elementti onnistuneelle kokonaisuudelle oli projektin lopputulokseen sitoutunut tiimi - niin Workseedin kuin Laureankin puolelta. 

Projektijohdon näkökulmasta käyttöönotto eteni tehokkaasti ja ilman katkoksia. Edes ongelmatilanteissa projekti ei missään vaiheessa jäänyt kesken tai odottamaan ratkaisuja, vaan selkeitä ja tavoitteellisia askelia otettiin koko ajan. 

Syyksi arvioitiin koko projektitiimin sitoutuminen tavoitteisiin sekä kaikkien tahojen hyvä itseohjautuvuus. Projektin jäsenillä oli hyvä motivaatio ja työt etenivät määrätietoisesti. 

“Tarvitsi vain laittaa oikeat ihmiset oikeaan paikkaan.”

Johdolle tilanne oli edullinen. Työt etenivät mallikkaasti minimaalisella ohjaamisella. Toimittajan sitoutunut tiimi oli tärkeä elementti, jolla kokonaisuus pysyi aikataulussa haasteista ja muutoksista huolimatta. 

Laurean terveiset verkkopohjaista harjoitteluohjausta harkitseville AMK:eille. 

Millaisia terveisiä Laurea lähettää aihetta pohtiville? Lyhyesti:

“Projekti toteutettiin juuri niin kuin luvattiin.”

Kaiken kaikkiaan Laurean projektitiimi oli enemmän kuin tyytyväinen itse alustan toimivuuteen - ja ennen kaikkea toimittajan aktiiviseen ja ammattimaiseen tukeen opiskelijoiden ottaessa alustan käyttöön. 

Käyttöönottoprojektia kuvailtiin kaikin puolin erittäin onnistuneeksi kokonaisuudeksi, jossa Workseedin tiimin sitoutuminen lopputulokseen, aktiivisuus ongelmien ratkaisemiseksi, laadukas viestintä ja laaja tuki käyttäjien kouluttamiselle olivat kriittisiä onnistumiselle. 

Mikäli haluat tietää enemmän käyttöönottoprojektin vaiheista ja Laurean nykytilasta , voit tiedustella lisätietoja projektipäällikkö Maritta Voutilaiselta. 

Jos taas suunnittelet jo oppimisympäristön hankintaa, voit tutustua vinkkeihimme blogissamme. Artikkelissamme annamme vinkkejä, miten valitset oman organisaation tarpeisiin sopivan alustan.