Monet yritykset kamppailevat hajanaisen tiedon kanssa, vaikka keskitetty toiminnanohjausjärjestelmä ratkaisisi tämän haasteen. Se tarjoaa selkeyttä ja hallittavuutta prosesseihin, jotka saattavat muutoin olla hajallaan eri järjestelmissä tai manuaalisissa käytännöissä. Lue tästä artikkelista 4 keskeistä syytä, miksi ERP-ohjelmiston käyttöönotto voi olla yksi tärkeimmistä päätöksistä yrityksesi kasvun ja tehokkuuden kannalta!

Mitä yhteistä on toiminnanohjausjärjestelmällä ja jäätelökioskilla?

Yrityksiin on ajan saatossa voinut kerääntyä monia erilaisia ohjelmistoja, Exceleitä ja sekalaisia tiedostoja, joissa liiketoiminnan lukuja ja asiakastietoja pyöritetään. Tiedostoja on tallennettuna siellä täällä pilvipalveluissa, kovalevyillä tai pahimmassa tapauksessa yksittäisten henkilöiden tietokoneilla. Käytössä voi olla järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään ja joissa yrityksen tietoja käsitellään hajautetusti. Joissain yrityksissä saattaa olla jopa useita eri toiminnanohjausjärjestelmiä. Kuulostaako tämä mielestäsi tehokkaalta vai tuliko hiki jo ajatellessasi näiden käyttöä? Ostaisitko sinä jäätelöpallon kioskilta ja hakisit vohvelitötterön kaupasta? Tuskin.

Toiminnanohjausjärjestelmän avulla yritys hallitsee resurssejaan sekä seuraa ja ennustaa toimintaansa keskitetysti. Se sisältää työkalut datan tehokkaaseen hyödyntämiseen ja jalostamiseen. Miksi silti edelleen monet yritykset jättävät tämän työkalun käyttämättä? 

Syyt siihen ovat usein monimutkaisia ja syvään juurtuneita. Monissa yrityksissä pelätään muutokseen liittyviä, ylitsepääsemättömän tuntuisia haasteita, kuten käyttöönottoon kuluvaa aikaa ja kustannuksia. Toimintatapoja, jotka ovat ”aina toimineet”, voi olla vaikea kyseenalaistaa, vaikka ne eivät olisikaan tehokkaita. Lisäksi muutosvastarinta sekä pelko virheistä tai liiketoiminnan häiriöistä estävät yrityksiä tarttumasta modernien työkalujen mahdollisuuksiin. Keskitetyn toiminnanohjausjärjestelmän edut kuitenkin puhuvat puolestaan.

Keskitetty toiminnanohjausjärjestelmä säästää aikaa ja rahaa

Toiminnanohjausjärjestelmän konkreettisimmat edut tulevat siitä, että liiketoiminnan eri prosesseja ohjaa yksi keskitetty järjestelmä. Se auttaa vähentämään erillisten järjestelmien aiheuttamia päällekkäisyyksiä ja manuaalisia toimia, mikä säästää sekä aikaa että rahaa ja parantaa työn tehokkuutta merkittävästi. Keskitetty järjestelmä myös vähentää virheiden määrää, kun dataa ei tarvitse siirrellä paikasta toiseen.

Tietotekniikan näkökulmasta yksi keskitetty toiminnanohjausjärjestelmä vähentää ylläpidon ja käyttäjähallinnan tarvetta. Mitä vähemmän järjestelmiä on, sitä pienemmät ovat ylläpitokustannukset ja sitä vähemmän on huolta päivityksistä. Tämä vähentää myös riskiä, että käytössä on vanhentuneita tai yhteensopimattomia ohjelmistoja. Samalla parannetaan yrityksen sisäistä turvallisuutta.

Jokaisen erillisen järjestelmän käyttö myös vaatii opettelua. Kun yritys saa keskittyä usean järjestelmän sijaan yhteen ohjelmistoon, koulutukseen kuluu vähemmän aikaa ja henkilöstön perehdyttäminen käy nopeammin ja tehokkaammin. Tämä antaa työntekijöille enemmän aikaa panostaa varsinaiseen työhön, ja resursseja vapautuu muihin liiketoiminnan kannalta tärkeisiin toimiin. Näin yrityksellä on myös mahdollisuus syventyä yhteen ohjelmistoon paremmin ja esimerkiksi löytää keinoja toisteisten rutiinien poistoon ja saada sitä kautta merkittäviä etuja ja ajansäästöä liiketoiminnan kannalta.

Keskitetty tiedonhallinta tukee päätöksentekoa

Kiristeleekö samojen tietojen syöttö useisiin järjestelmiin hermoja? Jokainen erillinen järjestelmä hajauttaa tietoa, jolloin kokonaiskuvan muodostaminen vaikeutuu. Liiketoimintatiedon raportointi ja analysointi on sitä haastavampaa, mitä useammasta lähteestä tietoa joutuu keräämään.

Keskitetty toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa sen, että yrityksen johto saa kattavan reaaliaikaisen kuvan liiketoiminnan eri osa-alueista: myynnistä, varastotilanteesta ja talousluvuista. Keskitetyn toiminnanohjausjärjestelmän etuihin kuuluukin tiedon eheys ja vertailukelpoisuus. Tekisitkö sinä liiketoimintasi kannalta tärkeitä päätöksiä mieluiten selaamalla kymmeniä Exceleitä vai silmäilemällä selkeää raporttia yritysohjelmistossasi? 

Kun data ja dokumentit on koottu yhteen paikkaan, tieto kulkee saumattomasti.

Monissa yrityksissä yksittäisillä työntekijöillä voi olla takanaan paljon tärkeää hiljaista tietoa, jolloin sairauspoissaolot ja työpaikan vaihdot saattavat aiheuttaa toimintaan isoja ongelmia. Kun kaikki yrityksen tieto on yhdessä sijainnissa, se on helposti saatavilla ja luotettavaa, mikä tukee strategisten päätösten tekemistä ja auttaa reagoimaan nopeasti markkinoiden muutoksiin. Hiljainen tieto muuttuu järjestelmän avulla yhteiseksi osaamiseksi, koko yrityksen omistamaksi tiedoksi. 

On myös selvää, että keskitetty järjestelmä antaa mahdollisuuden optimoida liiketoimintaprosessit ilman riskialtista tiedonsiirtoa eri järjestelmien välillä. Samalla Master Datan eli koko yrityksen yhteisten perustietojen, kuten asiakastietojen, tuotetietojen ja myyntitietojen, käsittely helpottuu, työn tekeminen tehostuu ja tuottavuus paranee.

Keskitetty toiminnanohjausjärjestelmä on apuna yrityksesi kasvussa

Keskitetty toiminnanohjausympäristö mahdollistaa toimitusketjun keskitetyn hallinnan ja sen optimoinnin ja sillä tavoin kilpailuedun luomisen. Esimerkiksi myynnin ja varaston reaaliaikainen tiedon yhdistäminen auttaa ennakoimaan tulevaa kysyntää ja varmistamaan, että tuotteita on saatavilla asiakkaille silloin, kun he niitä tarvitsevat. 

Tämä tuo selkeän edun erityisesti verkkokauppatoimintaan, jossa ajantasainen saatavuustieto on kriittinen tekijä asiakkaiden luottamuksen ja tyytyväisyyden kannalta. Monitoimittajaympäristössä on useita kumppaneita, joiden kanssa toimitaan, ja mahdollisten ongelmatilanteiden selvittäminen vaatii keskustelua usean tahon kanssa. Keskitetyssä ratkaisussa ongelmanratkaisu käy yhden järjestelmän kautta.   

Ajantasainen saatavuustieto on kriittinen tekijä asiakkaiden luottamuksen ja tyytyväisyyden kannalta.

Pienempi yritys ei myöskään voi ostaa jokaiseen toimintaansa markkinoiden parasta järjestelmää jo ihan kustannussyistä, jolloin keskitetty järjestelmä on hyvä ratkaisu. Eri järjestelmien ja tietolähteiden datan yhdistävän BI-ratkaisun (jolla data muutetaan liiketoiminnan tarkoitusperiä palvelevaksi hyödylliseksi tiedoksi) hankinta on myös suhteettoman kallista. 

Keskitetty järjestelmä pienentää logistiikkakustannuksia ja parantaa resurssien käyttöä sekä tuo paremman skaalautuvuuden. Yrityksen kasvaessa järjestelmän toimintoja voidaan laajentaa hallitusti saman alustan puitteissa, ilman että tarvitaan jatkuvia investointeja uusiin erillisiin ratkaisuihin. Tämä varmistaa, että järjestelmä pystyy tukemaan liiketoiminnan laajentumista ja kasvua tehokkaasti ja joustavasti.

Ketkä hyötyvät toiminnanohjausjärjestelmän käytöstä eniten?

Kaikki osapuolet – niin kauppias, rivityöntekijät kuin asiakkaatkin. Toiminnanohjausjärjestelmä ei ole siis vain johdon työkalu. Kauppiaan näkökulmasta parasta on varmuus siitä, että kriittinen liiketoimintatieto on koko yrityksen saatavilla eikä yksittäisten henkilöiden takana. 

Keskitetty asiakashallinta, tuotehallinta, hinnoittelu, varastonhallinta ja (automatisoitu) hankinta varmistavat kannattavan liiketoiminnan ja vähentävät riskejä ja virheitä esimerkiksi myyntitilausten teossa. Sillä varmistetaan muun muassa tuotteiden optimaalinen määrä varastossa siten, että ei seisoteta väärä tavaraa hyllyillä eikä jouduta myymään ei oota. Skaalautuva järjestelmä toimii myös kasvun mahdollistajana.

Työntekijän näkökulmasta selkeä ohjattu prosessi helpottaa ja nopeuttaa tekemistä. Tietoa ei tarvitse hakea monesta järjestelmästä tai paikasta, ja tieto on yhdenmukaista ja ajan tasalla. 

Asiakkaan näkökulmasta katsottuna asiakaspalvelu paranee, kun yrityksellä on käytössään ajantasaiset asiakas- ja tuotetiedot. Asiakas voi luottaa verkkokaupassa oleviin hintoihin ja varastosaldoihin eikä joudu suotta pettymään. Myös toimitukset sujuvat jouhevasti ja järjestelmä pitää asiakkaan automaattisesti ajan tasalla toimituksen tilasta. 

Tehden – suomalainen toiminnanohjausjärjestelmä kaupan alan tarpeisiin

Tehden ERP on kotimainen ja helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä, joka on suunniteltu erityisesti kaupan alan toimijoiden tarpeisiin. Ohjelmisto kasvaa yrityksen mukana, ja sen käyttöönotto voidaan aloittaa kevyesti, esimerkiksi pelkällä kassajärjestelmällä. Yrityksen toiminnan laajentuessa järjestelmään on helppo lisätä uusia osia, kuten laskutuksen ja verkkokaupan moduulit, mikä tekee siitä nopeasti skaalautuvan mutta silti helppokäyttöisen ratkaisun. Keskitetty yritysohjelmisto parantaa myös asiakaspalvelua sekä lisää organisaation joustavuutta ja tukee päätöksentekoa jokapäiväisessä toiminnassa.

Tehdenin ero perinteisiin ERP-toimittajiin on, että ohjelmistossa on keskitytty kaupan alan prosesseihin ja niiden parhaisiin käytäntöihin. Tämä mahdollistaa asiakkaalle kustannustehokkaan ratkaisun ja nopean käyttöönoton. SaaS-järjestelmänä Tehden toimii pilvipalveluna täysin verkossa, eli paikallisia asennuksia ei tarvita eikä ohjelmistoa tarvitse ostaa kalliilla kertamaksulla omaksi. Pilvipalvelun ansiosta yritys voi käyttää ohjelmistoa joustavasti missä ja milloin tahansa. Tehden-ohjelmistolle on myös myönnetty Avainlippu merkkinä kotimaisesta tuotannosta.

Ylivertaista asiakaspalvelua

Tehdenin asiakaspalvelussa ongelmat pyritään ratkaisemaan jo ensimmäisen yhteydenoton aikana, mikä tekee avun saamisesta nopeaa ja tehokasta. Tehdenin asiakastyytyväisyys onkin huippuluokkaa – yli 90 % asiakkaistamme on erittäin tyytyväisiä meiltä saamaansa palveluun.

Tehokas palvelumalli paitsi nopeuttaa asiakaspalvelua myös varmistaa, että asiakkaat voivat jatkaa liiketoimintaansa sujuvasti ilman pitkiä odotusaikoja. Näin Tehdenin asiakaspalvelu tukee yrityksesi kasvua tarjoamalla asiakaslähtöistä palvelua. Ja mikä parasta, asiakaspalvelu työskentelee Suomessa eikä toisella puolella maapalloa, joten saat palvelua takuulla suomeksi (tai toisinaan Turun murteella).

Keskitetty toiminnanohjausjärjestelmä on avain yrityksesi matkalla menestykseen

Tehden on kaupan alan kassa- ja toiminnanohjausjärjestelmä. Se kattaa prosessit tiskiltä aina kirjanpitoon asti kattaen asiakas-, tuote- ja varastonhallinnan sekä myynnin, ajanvarauksen ja oston. Tehden integroituu joustavasti useisiin kaupan alalla käytössä oleviin järjestelmiin, ja API-rajapintamme ansiosta yrityksesi voi rakentaa Tehdenistä oman integraation monenlaisiin järjestelmiin. 

Tehdenin avulla pystyt kehittämään liiketoimintaasi kokonaisvaltaisesti ja varmistamaan, että tärkeät päätökset perustuvat ajantasaiseen ja luotettavaan tietoon. Keskitetyn toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta yrityksesi pystyy vastaamaan paremmin markkinoiden muutoksiin ja parantamaan kilpailukykyään. 

Voisiko olla, että nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän tuomat hyödyt eivät ole yrityksessäsi täysin tiedossa, tai niitä ei ole vielä uskallettu hyödyntää täysimääräisesti? Jos haluat kuulla lisää siitä, miten Tehdenin kaupan alalle kehitetty toiminnanohjausjärjestelmä voi auttaa yritystäsi menestymään, ota yhteyttä jo tänään.

Rakennetaan yhdessä tehokkaampaa ja joustavampaa liiketoimintaa!