Kiertokapula Oy on kolmentoista kunnan jätehuoltoyhtiö, jonka toimialue ulottuu Uudeltamaalta Kanta-Hämeen kautta Pirkanmaan eteläosaan. Yhtiö tunnetaan osaavana ja vastuullisena jätehuollon toimijana, ja sen monipuoliset palvelut tuotetaan ympäristöystävällisesti ja taloudellisesti.

Taloudellisten päämäärien vuoksi kunnalliseen toimijaan kohdistuu aina toiminnan kehittämisen painetta.

“Yksi osa-alue missä voimme parantaa on ydinliiketoiminta, mutta halusimme tehostaa myös tietotyön prosesseja ja niiden johtamista. Esimerkiksi isot investoinnit ja niiden onnistunut läpivienti on ratkaisevassa roolissa omistaja-arvon tuotossa.”, kuvaa toimitusjohtaja Mikko Koivulehto.

Kymmenistä paikallisista toimijoista koostuva toimiala kehittyy perinteisesti vertaisseurannan kautta. Se ei kuitenkaan ole aina tehokkain tapa uusia toimintamalleja. Sen vuoksi muutosta on toisinaan hyvä vauhdittaa toimialan ulkopuolisilla käytännöillä.

“Tavoitteemme on muuttaa koko johtamisen malli lähtien hallitustyöskentelystä aina yksiköiden toimintasuunnitelmien yksittäisten tehtävien ohjaamiseen ja seurantaan. Tämä vaatii läpinäkyvyyttä ja systematiikkaa läpi linjan.” Mikko jatkaa.

Viestinnästä johtamiseen

Kipinä johtamismallin kokonaisvaltaiseen digitalisointiin syntyi tutustumisessa Fingertip-järjestelmään. Se on ratkaisu, joka muuttaa Kiertokapulassa koronan myötä käyttöön tulleen Microsoft Teams viestintäalustan johtamisen työkaluksi.

Tero Helin Ja Kiertokapulan Henkilöstöä, Kuva: Kiertokapula

“Ratkaisun käyttöönotto oli luontevaa, koska se samalla selkeytti Microsoft Teamsin roolia muiden viestintään ja dokumentinhallintaan keskittyvien järjestelmien kirjossa”, kertoo kehitysjohtaja Tero Helin. 

Fingertipin toimintafilosofia on tukea yhteistyön kokonaisuuksien, kuten johtoryhmän ja kehityshankkeiden johtamista Microsoft Teamsin sisällä. Siinä missä Teams-kanavat luovat yhteistyöhön keskustelualueen, Fingertip rikastaa sitä johtamisen toiminnoilla. Perustoiminnot mahdollistavat tehokkaat kokouskäytännöt, yhteisöllisen päätöksenteon, hankkeiden sekä tehtävien seurannan ja tavoitejohtamisen.

Isossa kuvassa eri yhteistyökokonaisuudet luovat yrityksen toimielinten ja hankkeiden verkoston, jossa tietotyön prosessit etenevät. Fingertip tekee kokonaisuuden johtamisesta tehokasta ja läpinäkyvää.

Kevyesti alkuun

Kokonaismuutoksen luontevaksi aloituspaikaksi valikoitui johtoryhmä. Sen rooli on keskeinen yksiköiden välisessä tiedonkulussa ja johtamisessa. Ensivaiheen tavoitteiksi asetettiin kokousagendan hallinnan, läpiviennin ja muistiohallinnan tehostaminen, sekä päätettävien kokonaisuuksien ja tehtävienhallinnan selkeyttäminen.

Perustuen Fingertip-käyttöönoton metodiikkaan, toimintamallit päivitettiin ja vietiin käytäntöön kuukaudessa. Koulutus tapahtui osana päivittäistä työtä. “Järjestelmän koulutukseen riitti yksi lyhyt läpikäynti. Järjestelmän käyttöönotto ei vaikuttanut juurikaan yksittäisen johtoryhmäläisen toimintaan, joten pystyin itsenäisesti lähitukemaan muutoksen”, toteaa Tero.

Vaikka yksilön näkökulmasta tekeminen pysyy tuttuna, on Kiertokapulan johtoryhmän toimintamalli suuren aatteellisen muutoksen alla.

Tapaamiset kahden viikon välein tiedon tasaamiseksi ovat muuttuneet kahden viikon toimintasykleiksi, jossa uusi sykli alkaa heti edellisen kokouksen jälkeen. Dynaamisesti yhdessä määrittyvä kokousagenda tulee suurelta osin käsiteltyä sähköisesti jo ennen kokousta. Tiedon tasaamisen sijaan johtoryhmän kokous keskittyy syklin päätteeksi kokonaistilannekuvaan ja asioihin, joita ei vielä olla ratkaistu. Samalla prosessia tukenut assistentti vapautui kirjaamisesta painavampiin tehtäviin.

Tero Helin, Kuva: Kiertokapula

“Järjestelmä tekee läpinäkyväksi sen, että kokoustamisen sijaan johtoryhmän tehtävä on tehdä päätöksiä ja tukea yksiköiden välistä yhteistyötä. Tämän jatkuva ja tehokas tekeminen säästää kokouksissa aikaa kuuluisille ‘oikeille keskusteluille’”, tiivistää Tero toimintamallin muutoksen.

Johtoryhmätoiminnasta saadut positiiviset kokemukset loivat vahvan pohjan laajentaa järjestelmän käyttöä suoraviivaisesti hallitusraportointiin ja kehityshankkeiden läpivientiin.

Lue lisää Kiertokapulasta.

Lue myös lisää johtoryhmäratkaisustamme.