Räätälöityjen ohjelmistojen hankinta yritykselle voi tuoda parhaimmillaan kilpailuetua, säästettyä työaikaa, matalampia kustannuksia ja muita hyötyjä. Kun kaupalliset valmisohjelmistot eivät vastaa yrityskohtaisiin tarpeisiin tai taivu yrityksen prosesseihin, voi olla ajankohtaista miettiä yrityksellesi räätälöidyn järjestelmän tai ohjelmiston hankintaa. Mikäli ohjelmistokehitystä ei ole tottunut ostamaan, saattaa se tuntua haastavalta. Ohjelmistokehityksen hankinta ei ole kuitenkaan mitään rakettitiedettä ja onnistuu helpommin, kun ottaa muutamia asioita huomioon jo heti alkuvaiheessa. Kokosimme kuusi käytännönläheistä askelta, jotka helpottavat yrityksen ohjelmistokehityksen ostoprosessia.

Askel 1: Mieti tarkoin, mitä haluat saavuttaa

Räätälöidyillä ohjelmistoilla voidaan mahdollistaa lukemattomia asioita. On tärkeää tunnistaa korkeimmalla prioriteetilla olevat haasteet ja aloittaa keskustelu niistä. Jos ongelmakentän rajaaminen tuntuu haastavalta, voi ulkoisen kumppanin kanssa keskustelu jo tässä vaiheessa auttaa. Toimialaa tunteva kumppaniyritys pystyy tuomaan keskusteluun toisen näkökulman, ja haasteen miettiminen yhdessä mahdollistaa resurssien kohdentamisen alusta asti tehokkaasti. 

Jos pystyt tiivistämään ongelman ja tavoitteen pariin lauseeseen, olet myös itse osannut hahmottaa ja rajata haasteesi. Näin ohjelmistokehitystä tekevä taho saa heti kiinni siitä, minkä haasteen tai haasteiden kanssa on tekemisissä. Projektin aloittaminen on helpompaa, mikäli ohjelmointia tekevä yritys ymmärtää jo valmiiksi teollisuuden käyttöympäristöä. Ohjelmisto voidaan toteuttaa alusta alkaen räätälöitynä täsmälleen tarpeiden mukaiseksi. Sitä voidaan myös laajentaa ja muokata joustavasti tarpeen mukaan.

On myös hyvä selvittää, liittyykö hanke mahdollisesti muihin organisaatiossa käynnissä oleviin kehittämishankkeisiin, jotka tulisi huomioida jollakin tavoin.

Askel 2: Selvitä muut yrityksesi käytössä olevat järjestelmät

Ohjelmistokehittäjiä kiinnostaa myös organisaatiosi käytössä jo olevat järjestelmät ennen uuden ohjelmiston suunnittelua. On hyvä tarkistaa, mitä tarkoitusta varten olemassa olevat järjestelmät on hankittu, mitä tietoa ne sisältävät ja kuka niitä sekä niissä olevaa tietoa käyttää. 

Teollisuusyritykset keräävät usein sensori- ja mittausdataa, ja kerättyä tietoa tulisikin aina hyödyntää yrityksen toiminnan ja prosessien kehittämiseksi ja parantamiseksi. Joissain tapauksissa yrityksellä on jo järjestelmissään kaikki tarvittava tieto, mutta ne eivät ole käyttökelpoisessa muodossa tai paikassa.

Hyvä ohjelmistokehityskumppani pystyy myös arvioimaan, pystytäänkö yrityksesi kehityshaasteeseen vastaamaan yksinkertaisesti olemassa olevia järjestelmiä parantamalla tai muokkaamalla. Käytössä olevien järjestelmien tuntemus on myös tärkeää, jotta ohjelmistojen välinen kommunikointi voidaan tarkistaa. Näin voidaan huomioida jo suunnitteluvaiheessa kehitettävän järjestelmän yhteensopivuus yrityksen muiden järjestelmien kanssa.

Askel 3: Anna projektille tavoiteaikataulu

Tulisiko olla valmista johonkin tiettyyn päivään mennessä? Eli onko olemassa jokin kriittinen deadline, mikä vaikuttaa myös muuhun tekemiseen? Ohjelmistoja kehitetään usein ketterillä menetelmillä. Tämä tarkoittaa, että ominaisuuksia kehitetään prioriteettijärjestyksessä esim. kahden viikon sykleissä. Jokaisen syklin jälkeen asiakas saa toimivan järjestelmän, jossa on osa lopulliseen järjestelmään halutuista ominaisuuksista. Näin kehityksen aikana opittuihin asioihin voidaan reagoida nopeasti. Tarvittaessa voidaan muuttaa suuntaa tai päättää projekti, mikäli huomataan jatkamisen olevan kannattamatonta.

Projektin aikataulua suunniteltaessa on myös hyvä miettiä, mitä toiminnallisuuksia järjestelmän tai ohjelmiston osalta pitää olla toimintavalmiina deadlineen mennessä. Näin kaikki osapuolet tietävät heti projektin alussa projektin keskeiset tavoitteet ja fokuksen.

Askel 4: Selvitä käytettävissä oleva budjetti ja resurssit

On tarpeen selvittää, minkä verran budjettia voidaan irrottaa hankkeeseen. Yrityksen sisällä on myös hyvä kartoittaa ohjelmistokehitysprosessiin tarjottavia työvoimaresursseja, esimerkiksi projektiin osallistuvia käyttöliittymäsuunnittelijoita, graafikoita tai muuta henkilöstöä. Mikäli tiimissäsi on teknistä osaamista ja aktiivisesti kehitystyöhön osallistettavaa henkilöstöä, voit säästää organisaation ulkopuolelta tehtävissä hankinnoissa.

Projektin alussa olisi hyvä myös päättää, ketkä organisaatiossasi toimivat ohjelmistosuunnittelijayrityksen yhteishenkilöinä. Tulee varmistaa, että heillä on myös päätösvaltuudet projektityön asteittaisesta hyväksymisestä sekä priorisointien tekemisestä. Lisäksi on tärkeää sisällyttää loppukäyttäjät kehitykseen mukaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Järjestelmien käyttöönoton onnistumisen mahdollisuutta parantaa oleellisesti se, että loppukäyttäjien tarpeita on kuunneltu jo alusta alkaen.

Pohdi myös, miten yrityksesi prosessit toimivat ohjelmistokehitysprosessin jälkeen. Varmistu siitä, että yrityksessäsi on kapasiteettia hoitaa järjestelmän teknistä ylläpitoa myös kehitysvaiheen jälkeen. Mikäli tämä ei ole mahdollista, varmistu siitä, että sinulla on käytettävissäsi kumppaniyritys, joka tarjoaa myös ylläpito- ja pienkehitystyötä kustannustehokkaasti ja toimitusvarmasti.

Askel 5: Kartoita myös vaihtoehtoiset ratkaisut 

On hyvä, mikäli sinulla on jo valmiiksi mahdollinen ratkaisuehdotus ongelmaasi. Ennen lopullisten ratkaisujen tekemistä, on kuitenkin hyvä kartoittaa myös vaihtoehtoiset mahdollisuudet ongelmasi ratkaisemiseen. Toimialaa ja valmistavaa teollisuutta tunteva toimittaja on todennäköisesti törmännyt samoihin haasteisiin aiemminkin, ja osaa myös ehdottaa vaihtoehtoisia tapoja haasteen ratkaisemiseksi.

Hyvä ohjelmistokehityskumppani osaakin kysyä asiakkaalta oikeita kysymyksiä. Oikeiden kysymysten avulla voidaan yhdessä asiakkaan kanssa löytää luoviakin ratkaisuja, jotka paitsi vastaavat ratkaistavaan ongelmaan, myös tuovat yritykselle uudenlaista lisäarvoa. Ongelman ratkaisemiseksi kehittyy usein ratkaisuehdotuksia projektin aikana, kun ohjelmistokehitystä tekevä yritys oppii lisää asiakkaastaan ja alan ammattilaiset pääsevät hyödyntämään osaamistaan uusien ratkaisujen kehittämisessä.

Askel 6: Panosta viestintään

Valitse yrityksesi ohjelmistokehitykseen kumppani, jonka kanssa viestintä on toimivaa, ja joka kuuntelee ja haluaa aidosti ymmärtää tarpeitasi. Ohjelmistokehitysprosessi on kuitenkin aina ennen kaikkea yhteistyötä ja vaatii kaikilta osapuolilta sitoutumista. Projekti sisältää paljon säännöllistä kommunikointia ja yhteisiä ideointi- ja määrittelytapaamisia, joilla varmistetaan, että kehitystyö kohdistuu oikeisiin asioihin eikä tehdä virheellisiä oletuksia. Hyvä kommunikaatioyhteys valitsemasi kumppanin kanssa säästää niin ajallisia kuin rahallisia resursseja.

Suositeltavaa on, että ohjelmistokehitystä toteutettaessa varataan aikaa myös säännöllisille tapaamisille. Säännöllisten tapaamisten lisäksi on hyvä ottaa käyttöön reaaliaikaiset, asiakkaalle parhaiten sopivat kommunikointikanavat, joilla pienempiin kysymyksiin saadaan mahdollisimman nopeasti vastaus.

Emme väitä, että räätälöityjen ohjelmistojen hankinta olisi helppoa, mutta edellä esitettyjä askeleita seuraamalla se ainakin helpottuu. Huolellinen suunnittelu heti projektin alkuvaiheesta lähtien ja säännölliseen vuoropuheluun panostaminen maksaa itsensä takaisin. Lisäksi se mahdollistaa onnistuneen ja käyttäjälähtöisen ohjelmistokehitystuotteen toteuttamisen.