Power Apps -työkalun avulla me kaikki voimme olla oman elämämme sovelluskehittäjiä. Kuulostaa hyvältä – mutta minkälaisia sovelluksia Power Appsilla on oikein tehty? Milla Väänänen raottaa ovea sovellussuunnittelijan työhuoneeseen ja esittelee kolme Efiman loihtimaa Power Apps -sovellusta.

Me, efimalaiset ja asiakkaamme, olemme ottaneet kansalaiskehittämisen avosylin vastaan. Enää sovelluskehitys ei ole vain IT-koodarien työtä, vaan uusien työkalujen, kuten Microsoft Power Appsin, avulla myös tavallisilla kansalaisilla on kaikki valmiudet omien liiketoimintasovellustensa tekemiseen.

Siinä missä matalan kynnyksen sovelluskehityksen kerrotaan olevan ratkaisu erinäisiin arkisiin liiketoimintahaasteisiin, monille voi olla yhä epäselvää, minkälaisia sovelluksia Power Appsilla voi käytännössä tehdä tai minkälaisiin liiketoimintapulmiin sovellus on se sopivin ratkaisu. Korjataan tilanne ja tutustutaan kolmeen havainnollistavaan Power Apps -sovellukseen, joilla olemme ratkoneet joko omia tai asiakkaidemme liiketoimintapulmia. Onhan esimerkki paras opettaja!

Parkki App – parkkipaikkojen käyttöaste nousuun parkkisovelluksella

Minkälainen liiketoimintaongelma haluttiin ratkoa?

Me Efimalla halusimme tehdä työpysäköinnistä entistä sujuvampaa työntekijöillemme. Haaveenamme oli palvelu, jonka avulla työntekijämme voisivat itsenäisesti nähdä työparkkipaikkojen varaustilanteen ja tehdä omia pysäköintivarauksia haluamilleen päiville. Tarpeeseen etsittiin ratkaisua, joka olisi helposti käyttöönotettavissa ja joka ei vaatisi erillistä lisensointia.

Miten ongelma ratkaistiin Parkki Appilla?

Power Appsia hyödyntäen kehitettiin Efiman oma Parkki App -sovellus. Parkki App -mobiilisovelluksen avulla efimalaiset pääsevät itse näkemään työparkkipaikkojen varaustilanteen ja varaamaan itselleen parkkipaikan haluamalleen työpäivälle. Työntekijämme voivat myös itsenäisesti poistaa varauksensa tai muuttaa jo tehtyä varausta. Kaikki tämä hoituu näppärästi omalta mobiililaitteelta. Sovellus tuottaa Efimalle tietoa parkkipaikkojen käyttöasteesta, jota seurataan erilliseltä Power BI -koontinäytöltä.

Miten Parkki App toteutettiin?

Power Appit voidaan jakaa kahteen kategoriaan: pohjaan perustuviin sovelluksiin eli Canvas Appeihin ja mallipohjaisiin sovelluksiin eli Model-Driven Appeihin. Canvas App on näppärä työkalu yksinkertaisiin sovelluksiin, joiden tarkoitus on palvella yhtä roolia yksittäisessä työtehtävässä. Sovelluksen luominen tapahtuu yksinkertaisesti lisäämällä tyhjälle ”kanvakselle” erilaisia elementtejä ja toimintoja ”raahaa ja pudota” -periaatteella. Käytettävissä on valmiita malleja, tai vaihtoisesti sovelluksen käyttöliittymän voi luoda täysin puhtaalta pöydältä. Canvas App voidaan yhdistää yli 200 ulkoiseen tietolähteeseen, esimerkiksi yrityksen SharePointiin. Monimutkaisemmissa toteutuksissa, joissa yksittäisen tehtävän ja roolin sijaan sovellus palvelee useita rooleja ja monivaiheisia prosesseja, sovellus rakennetaan käyttöliittymän sijaan tietorakenteen ehdoilla Model-Driven App -työkalulla.

Parkki App on Canvas App -työkalulla tehty sovellus. Sovellus palvelee yhtä roolia, Efiman työntekijöitä, yksittäisen tehtävän, parkkipaikan varaamisen, suorittamisessa. Parkki App hyödyntää tietolähteenään Efiman sisäistä SharePoint-listaa, johon tehdyt varaustiedot päivittyvät. SharePoint-listan hyödyntäminen mahdollisti sovelluksen toteuttamisen ilman erillisiä lisenssejä, ja lista todettiinkin toimivaksi tavaksi tallentaa kevyttä taulukkopohjaista tietoa. Sittemmin Microsoft on lanseerannut uuden Dataverse for Teams -tietokantaratkaisun, joka tänä päivänä olisi mahdollinen vaihtoehto Parkki Appin kaltaisen kevyen sovelluksen tietokannaksi.

Aiemmin esittelemämme Korona App hyödyntää samankaltaista varaustoiminnallisuutta kuin Parkki App. Sama ratkaisumalli on sovellettavissa käytännössä mihin tahansa organisaation sisäiseen varaus- ja ilmoittautumistarpeeseen.

Varasto App – ketterämpää varastonhallintaa työmaille

Minkälainen liiketoimintaongelma haluttiin ratkoa?

Perinteisesti työmailla tietotekniikka on saatavilla lähinnä työmaatoimiston tietokoneella. Tämä oli todellisuus myös asiakkaamme työmaalla. Asiakkaalla oli käytössä paikallinen (on-premise) toiminnanohjausjärjestelmä, jonka kautta työmaatyöntekijät tekivät tavaratilauksia varastolle. Varastotilauksia varten työntekijät joutuivat joko etsiytymään tietokoneen äärelle työmaatoimistoon tai pyytämään, että joku muu tekisi tilauksen heidän puolestaan. Asiakkaamme halusi laittaa pisteen työmaatyöntekijöiden juoksuttamiselle ja näin myös tapahtui.

Miten ongelma ratkaistiin Varasto Appilla?

Työntekijöille suunniteltiin työpuhelimiin ladattava Power Apps -mobiilisovellus, jonka kautta työntekijät ympäri työmaata voivat tehdä varastotilauksia suoraan mobiililaitteeltaan. Mobiilisovellukseen kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, minkä jälkeen sovellukseen täyttyy automaattisesti tarpeelliset oletustiedot työntekijästä ja työmaasta. Mobiililaitteella tehdyt tilaukset välittyvät suoraan oikealle varastolle, jossa tilaukset tulostuvat automaattisesti valmiina keräily- ja pakkalistoina varastotyöntekijöille.

Miten Varasto App toteutettiin?

Varasto App toteutettiin Canvas App -työkalulla, jonka taustajärjestelmänä hyödynnettiin yrityksen käytössä olevaa toiminnanohjausjärjestelmää. Power Apps -työkaluun on sisäänrakennettu liitäntöjä (connectors) satoihin erilaisiin pilvipalveluihin. Koska asiakkaalla oli kuitenkin käytössä paikallinen toiminnanohjausjärjestelmä, liitäntä sovelluksen ja toiminnanohjausjärjestelmän välille muodostettiin Efiman kehittämällä ja tarpeeseen räätälöidyllä liitännällä (custom connector).

Mobiilisovelluksen käyttökokemuksesta haluttiin tehdä mahdollisimman samanlainen tutun toiminnanohjausjärjestelmän kanssa. Tämä varmistettiin käyttämällä sovellukseen kirjautuessa toiminnanohjausjärjestelmään määriteltyjä käyttäjätunnuksia. Näin ollen esimerkiksi työntekijän suosikiksi määritellyt kohteet näkyivät suosikkeina myös mobiilisovelluksessa. Samojen käyttäjätunnusten käyttäminen mahdollisti myös sen, että sovellukseen ei tarvinnut luoda erillistä käyttöoikeuksien hallintaa, vaan toiminnanohjausjärjestelmään määritellyt oikeudet pätivät myös mobiilisovelluksessa.

Laskutus App – laskutuspyynnöt matkaan omalta tabletilta

Minkälainen liiketoimintaongelma haluttiin ratkoa?

Laskutus on yksi taloushallinnon tärkeimmistä prosesseista, jonka on tarkoituksenmukaista toimia nopeasti ja virheettömästi. Tähän tavoitteeseen tähtäsi myös asiakkaamme, joka halusi tarjota työntekijöilleen eri puolilla organisaatiota nopean ja helpon tavan lähettää laskutuspyyntöjä.

Miten ongelma ratkaistiin Laskutus Appilla?

Asiakkaan toiveeseen löydettiin ratkaisu Canvas Appista. Asiakkaalle tehtiin tablettisovellus, jonka avulla työntekijät voivat tehdä laskutuspyyntöjä omalla mobiililaitteellaan tai organisaationsa intranetissä, jonne sovellus on myös upotettu. Laskutuspyyntö tehdään täyttämällä laskun tiedot sovellukseen sekä lisäämällä tarvittavat kommentit ja liitteet laskulle. Sovellus täyttää työntekijän puolesta laskutustietoja useiden automaattitäyttöjen avulla.

Tarvittaessa sovellukseen voi myös tallentaa keskeneräisen laskutuspyynnön, ja sitä voi palata täyttämään myöhemmin. Tietojen syöttämisen jälkeen laskutuspyyntö lähtee suoraan yrityksen laskutusjärjestelmään ja päivittyy myös organisaation muihin järjestelmiin. Työntekijän on mahdollista seurata oman laskutuspyyntönsä etenemistä sovelluksen kautta. Sovellus hyväksyy vain organisaation käytännön mukaiset laskutuspyynnöt, joten virheellisesti tehdyt pyynnöt jäivät unholaan sovelluksen käyttöönoton myötä.

Miten LaskutusApp toteutettiin?

Asiakkaalle tehty Laskutus App käyttää tietokantanaan keskitettyä data-alustaa, Microsoft Dataversea. Tietokannan ja asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmän (Microsoft Dynamics 365) välille aktivoitiin Dual Write -ominaisuus, jonka ansioista toiminnanohjausjärjestelmään tehdyt muutokset, esimerkiksi laskutuskäytäntöihin liittyen, päivittyvät suoraan sovellukseen. Laskutuspyynnöt liikkuvat sovelluksesta asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmään Power Automaten avulla. Matkan varrella Power Automate tekee laskuihin liittyen erilaisia automaattisia päättelyitä, kuten tunnistuksia laskutyypistä.

Kolme esittämääni esimerkkiä ovat vain pintaraapaisu Power Appsien lukuisiin käyttökohteisiin. Ehkä pääsit kuitenkin kärryille siitä, miten Power Apps -sovelluksilla voidaan automatisoida manuaalista työtä ja tuoda tarvittavat tiedot ja toiminnallisuudet lähemmäksi loppukäyttäjää: tablettiin, puhelimeen tai vähintäänkin tietokoneen selaimeen. Sovelluksella voidaan täydentää taustajärjestelmän toiminnallisuuksia, kuten Varasto Appin kohdalla, jossa toiminnanohjausjärjestelmästä tehtiin saavutettavampi kätevän mobiilisovelluksen avulla. Tai vaihtoehtoisesti Power Appsilla voidaan luoda täysin uusi käyttäjäystävällinen palvelu, kuten teimme Parkki Appimme kohdalla.

Käytännössä vain taivas on rajana sille, minkälaisia liiketoimintaprosesseja Power Apps -sovelluksilla voidaan ketteröittää. Kaikki lähtee hyvästä ideasta ja sopivan käyttökohteen tunnistamisesta. Jos kaipaat tukea ideasi jalostamiseen ja käytäntöön viemiseen, apua ja osaamista saat Efiman asiantuntijoilta. Tai jos haluat itse kääriä hihat, koulutamme uusia kansalaiskehittäjiä vuosittain App in a Day -koulutuksissamme.

Tutustu tuleviin tapahtumiimme tämän linkin takaa!

Kirjoittaja

Milla Väänänen

Application Designer

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.